浅谈档案管理工作标准化建设

文缇莹

【摘要】档案管理工作在近几年中已经逐渐的受到重视，并且在科技进步的影响下，向数值化和信息化的方向建设，提高了档案管理工作的服务水平，为企业经济的长久建设稳固了基础。文章中针对目前存在的管理现状，提出了标准化档案管理工作的建设意见。希望在快速发展的经济环境中，能够促进单位的整体管理水平，间接的提高企业的经济效益。

【关键词】档案管理；标准化；意义；问题及措施

信息化、办公自动化技术的迅猛发展，使各行各业的生产和管理模式发生了巨大改变。传统的档案管理工作也面临着挑战，陈旧的档案管理机制落后于时代发展，不利于单位管理工作效率的提高。因此，要对档案进行标准化管理，提高档案管理的综合水平，全程记录新时期基层单位建设发展的风貌和功绩，更好的促进单位的各项工作的进展。

一、实施档案管理标准化的意义

档案是党和国家的宝贵财富，做好档案保管工作，防止档案的损毁，延长档案的使用寿命，维护档案的完整与安全，是档案管理的工作重点。做好档案管理标准化，不但有利于档案的科学管理，更是实现档案工作现代化的重要环节。无数事实证明，标准化透于档案管理现代化的进程之中，标准化工作是实现档案管理现代化的前提和基础，没有标准化就无法实现档案管理的现代化。当然标准永远不可能是一成不变的，它必然要在一种动态的管理中，定期得到修改，以满足实践的需要。而标准实施的结果，必将推动各项业务工作的规范化，同时造就了一批复合型人才，为实现档案管理现代化奠定坚实的基础。

二、档案管理标准化存在的问题

1、传统的档案管理方式的影响仍然存在，档案管理标准化缺乏统一操作性。档案管理标准化本身的标准并不统一，缺乏规范、系统的制度和机制。因此，各个单位或者参考其他部门的管理制度，或者在网上下载、复制，各不一致，又不符合本单位自身实际，导致基层档案管理标准化实施难度大，有的流于形式。

2、一些部门为了应付上级部门的考核或者评比而弄虚作假，在自我评价上努力夸大成绩，隐瞒问题，使上级的调研和改进都缺乏真实性和针对性。有的单位档案关了只是关注考核和评比涉及的内容，不认真关注档案管理工作本身的意义和效率。

3、许多单位的领导管理理念没有与时俱进，不重视档案管理标准化专业人才的培养，许多基层单位的档案管理人员，不具备档案标准化管理的素质和水平，缺乏数字化、现代化的管理知识和能力，导致档案管理标准化的实效性不强。

三、档案管理标准化问题的解决措施

1、完善档案工作管理机制

在档案管理工作标准化机制的完善中，不应对既有的机制内容完全效仿，在不同的工作内容和工作环境中具有较多的不同，但是在根本核心上却具有同样的目的性，就是促进企业的稳定建设，实现企业经济效益的增长。在实际的工作安排中，应加强对先进企业的档案管理基础工作的调研有分析，根据企业自身的实际情况构建标准化的管理体系，巩固人力资源的档案管理基础，促进在管理工作中能够创新建设，促进服务型档案管理工作的转变，并向更加全面的管理方向发展。在一些特殊问题和常见问题的处理中，要以针对性和指导性为中心，利用法律法规的制约标准化管理体系，在制度上要针对操作人员的意识与行动进行规范与制约，进行责任制的划分，并要求工作内容和绩效评定有章可循，在科学化和完善化的管理体系与制度的建设中加强档案管理工作。

2、提高人力资源的专业素质

在传统的档案管理工作中，管理人员只是针对纸质类文件进行整理、摆放和查阅等，没有真正的发挥出档案管理资料在企业发展中的重要职能，并且由于企业领导的不重视，在此方面的人员要求上一直不高，那么人力资源的专业素质也就有限。但是在现代化的经济建设中，经济多元化和国际化的发展方向要求企业必须建立健全的管理体系，其中在档案管理工作中就要求服务型的转变，并提高管理能高效，为企业各部门和各项经济建设提供出真实客观的档案资料，为企业能够做出正确的决策巩固基础。特别是在信息化建设不断进步的今天，在促进档案管理标准化建设的同时必须要进行信息化构建，积极的利用信息科技推动档案管理工作的高效率实施。那么在人力资源的培训中就要严格要求专业素质的提高，以适应不断变化的科技与市场环境。

3、抓住档案管理标准化的工作重点——财务档案管理

在现代财务管理体制改革背景下，财务档案的管理标准化成为了影响财务管理效果、影响基层单位经济活动的重要内容。而且，作为档案管理的核心，财务档案管理工作对单位档案、固定资产档案、经营档案都有着重要的影响。针对财务档案管理的核心地位，现代档案管理标准化实施中应以财务档案标准化为中心，通过管理制度的完善、相关人员素养的培养、档案管理标准化的执行等工作确保现代档案管理标准化目标的实现。通过财务档案管理标准化实施中的带头作用，促进其他档案内容标准化的实施。

4、进入数字化档案管理模式

数字化技术是借助计算机，将复杂的工作程序通过数字等形式进行简单化的管理，进而提高了工作的准确度与高效率。在既有纸质类文件的规范管理后，需要对档案信息进行数字化管理体系建设，例如在书籍的查阅中，可以事先利用条形码对书籍进行归档处理，那么在查阅使用中就可以通过数字化技术的应用，迅速的找出所需要的某一类档案，或者具体的档案信息资料。在管理制度和标准化执行行为中也可以进行数字化的构建。以标准化执行为基础、以数字化档案优势为辅助，促进现代档案管理能力的提升。强化执行监督管理，促进档案管理标准化的实施。

5、加强对档案管理标准化的监督检查

档案管理标准化实施是个动态的过程，档案随着单位的建设进程和人员的流动情况不断的更新和补充，档案管理的机制和模式需要档案管理人员具体落实和操作。而档案管理标准化的效果和水平究竟如何，是否真正的摆脱了传统落后的模式，是否真正的推动了基层单位的现代化管理及建设的进步，需要科学的考核，同时也离不开有力的监督和检查。有的部门和单位虽然建立了合理、完善的档案管理标准化机制，却因为管理人员执行、实施不善，从而引发了许多档案管理问题及漏洞。对此，我们建议有关领导要一方面定期检查和监督档案管理情况，发现问题及时纠正，避免发生更严重的后果；另一方面，实行奖惩分明的科学考核制度，督促管理人员认真负责，严格管理，将农村档案管理标准化向纵深推进。

四、结语

总而言之，档案管理标准化是实现管理现代化的重要环节，对基层单位的经营和发展具有重要的推动作用。我们的单位领导和档案管理人员，要努力健全档案管理体制，不断提高档案管理的现代化水平，学习科学的档案管理经验，有效的对档案标准化管理、执行情况进行监督，推进整个单位的现代化进程，从而推进中国特色社会主义建设更好的前进。

【参考文献】

[1] 邢学英. 论述档案管理标准化存在的问题[J]. 科学与财富， 2015（05）.

[2] 方小妹. 浅谈如何使档案管理工作更规范化、标准化[J]. 黑龙江史志， 2014（14）.