事业单位数字化档案管理现状与优化

林赫男

【摘要】事业单位工作的重点之一，就是档案管理，事业单位的档案中的每种数据资料对该事业单位的日常管理十分必要。随着信息化时代的到来，计算机技术也在不断的更新、完善，大大提高了事业单位档案管理的便利性，有利于实现事业单位一体化管理模式。从事业单位数字化管理的现状入手，引出对优化事业单位数字化档案管理的具体措施的探讨。

【关键词】事业单位，档案，数字化，现状，优化

对于任何一个事业单位而言，档案都是不可缺少的重要资源，档案中的信息数据促进事业单位不断向前发展。因此，事业单位必须提高对管理档案的重视程度，为单位内部的信息资源合理利用提供方便。传统的档案管理模式已经远远不能满足目前档案管理工作的需求，计算机技术为档案管理工作提供便利，使用数字化档案管理不仅可以大大缩短用户查询信息时间，同时还能充分的查询资料，可见，数字化档案管理成为事业单位档案管理的必然趋势。

1事业单位数字化档案管理的现状

1.1现代化办公设施的缺失。目前，很多事业单位档案管理上没有做到科学、规范化，主要原因之一就是档案管理中缺少现代化办公设备。严重的个别事业单位在档案室内堆放杂物，而且不采取防火、防盗以及防潮等相关措施。没有运用现代化手段调阅档案和查访档案，对事业单位档案的完整性造成一定程度上的影响。除此之外，事业单位不能使档案的作用得到充分的发挥，事业单位仅仅局限于管理好档案，不注重对档案的使用，不注重开发档案中的信息资源，不能有效利用档案资源。

1.2档案检索效率低。事业单位数字化档案管理中，传统的手工检索方式正逐渐被现代化的计算机检索方式所代替，但是目前还是有不少的事业单位在档案管理中使用手工检索方式，在很大程度上对事业单位档案检索的效率和质量造成影响，同时使档案查阅的工作量增加。与此同时，还受到人力检索信息的局限性，大大降低了事业单位档案管理的工作效率和工作质量。

2优化事业单位数字化档案管理的措施

2.1文书处理

为了提高事业单位数字化档案管理的效率，大力推进事业单位档案文书处理过程和归档数字化。在事业单位档案管理中，最基本的工作就是文书处理，文书处理的效果对事业单位档案管理的质量和水平息息相关。随着现代信息技术不断更新的趋势，事业单位每天需要处理的档案量也在不断增加，档案管理工作人员利用计算机技术将每天收到的档案信息归档处理，在事业单位内部传阅过程中要严格遵守批办流程，设置合理的传阅时间和催办时间。假如出现传阅的没有完全完成处理的文件在规定的时间内没有进行信息反馈的情况，这时就可以利用信息技术，提醒相关工作人员进行处理，有效的预防档案堆积、档案处理不及时，保证事业单位档案管理工作的正常进行。数字化档案管理方式，不仅减轻档案管理人员的工作量，同时还缩短了信息传递时间和信息反馈时间，大大提高了事业单位档案管理的效率和质量。

2.2单位办公自动化

为了提高事业单位管理的综合效率，整合数字资源，应将数字化档案管理与单位办公自动化系统相融合。目前，自动化办公系统在事业单位中应用已经十分广泛，自动化办公系统的优势越来越凸显。在实现事业单位档案数字化管理的背景下，将自动化办公系统与档案数字化管理系统有机的结合在一起，共同发挥两者的优势。为确保数字化档案管理的有序进行，在设计档案管理方案的过程中要注意增加相关的资料查询功能，这样可以为各种资源之间的衔接创造基础，所以，当前首先需要完成的工作就是对办公自动化软件系统进行升级处理，开发两个系统相互兼容端口，针对数字化档案管理的要求，事业单位还需要不断更新网络管理制度。比如，将档案查询功能引入到办公自动化系统中，同时开发档案管理系统的查询权限，使两个系统的有效结合得到保障，实现数字化档案管理系统和办公自动化系统之间的无缝连接，使事业单位档案管理的综合效率不断提高。

2.3构建事业单位档案数字化管理体系

事业单位数字化档案管理成为计算机技术普遍的必然结果，同时不可否认事业单位数字化档案管理是一项比较复杂的系统工程。在构建事业单位数字化档案管理过程中，需要做好整体构建数字化管理体系的工作，以及开发软件系统，并不断升级该软件系统的工作，此外还需要做好硬件设备采购、录入档案、资料备份以及查阅档案等工作。事业单位档案管理受档案资料多的影响，工作任务重，为了保证档案管理的安全性，事业单位数字化档案管理系统应该采用双服务器的备份方案。除此之外，还要注重数字化档案管理工作的细化，将数字化档案管理细分为操作系统管理、档案密级管理、系统维护管理、性质种类管理等，不断提高事业单位数字化档案管理的质量和效率。

2.4有广泛、可靠的信息支撑

为确保事业单位数字化档案管理的安全、有效进行，需要不断完善档案数字化管理系统。事业单位数字化档案管理系统的维护离不开广泛、可靠信息的支撑，应该不断强化以下两方面工作：一方面，事业单位数字化档案管理系统需要具备良好的系统升级能力，只有数字化档案管理系统具备良好的升级能力，才能实现系统功能的不断丰富、完善，减少出现事业单位数字化档案管理无法满足人员需求的现象，这样，事业单位数字化档案管理系统才能与时俱进，充分发挥系统强大的管理功效；另外一方面，事业单位数字化档案管理系统需要具备良好的性能和可靠性，事业单位数字化档案管理系统直接影响着档案管理的成效，事业单位数字化档案管理系统性能优，则档案管理绩效优异，反之同样成立。在事业单位档案数字化管理过程中，务必把档案数字化管理系统的性能和可靠性放在首要地位，保证充分发挥数字化档案管理系统的预期作用。

对事业单位数字化档案管理顺应社会发展的潮流，是科技不断更新的必然要求。每个事业单位都要重视对档案的管理工作，针对性的制定出一个数字化档案管理的总体规划，完成完善自己单位的档案信息网站的建设工作，并不断完善档案信息网站，同时不断提高档案管理人员的综合素质，提高人员的工作质量，使档案信息化适应国内外的标准，符合时代发展的趋势。

参考文献：

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