如何提升档案管理水平的几点建议

孟宪杰

摘要： 档案管理水平是档案事业发展的生命，档案管理质量的好坏直接影响着档案作用的发挥，所以，从事档案管理的工作人员必须跟上时代发展的脚步，树立档案管理新观念，提高自身的使命感以及责任感，将档案管理水平提升至新的境界。但档案管理是一项长期且复杂的系统工程，需要从不同方面着手提升相关工作水平。本文九实施档案管理工作的重要性、档案管理工作中存在的问题以及几点建议就三个方面加以简要分析。

关键词： 档案管理；水平；建议；档案；如何；管理

中图分类号：G72 文献标识码：B 文章编号：1672-1578（2016）09-0372-01

档案管理工作是各类企业、公司、团体发展中的重要组成部分，随着科技的发展，档案管理的科技含量不断增加，提高了信息的共享程度，同时提高了档案在人们生活中的作用、地位[1]。我国的经济快速发展，信息技术随之发展，各个行业的工作人员流动性增加，并且流动现象越来越普遍，在这样的大环境下，人们需要借助于先进的技术手段达到信息共享的目的，不断提高档案管理的水平。但是在實际工作中，档案管理工作仍然存在一些问题，值得我们探究。

1.实施档案管理工作的重要性

档案管理工作的是由档案馆或者档案室规划并实施的，对各类档案的管理工作，与此同时通过各项服务项目为人们提供服务，它不仅是地方档案事业发展的重要内容，也是国家档案事业发展的重要组成部分。新时期，我国经济、政治、文化的发展步伐加快，在这样的环境下，档案管理工作机遇与挑战并存，必须提高档案管理的水平，提高管理效能，这是满足和谐社会发展要求的重要内容，也是档案事业向前发展的必然。档案管理工作看似枯燥、乏味、对社会发展没有显著作用，但是从深层次上看，实施档案管理工作不仅可以使人们了解国内外的发展态势，明确我国处于何种发展境态之下，以此为基础人们可以快速、准确的选取相关档案，为各个行业发展提供依据。档案馆以及档案室只有紧跟时代步伐，最大限度处理不断发生变化的信息，并且不断提高档案管理水平才能促进档案管理工作规范化、制度化、科学化发展，满足国家以及档案事业本身的发展，达到服务社会的目的。

2.档案管理工作中存在的问题

2.1 忽视档案管理工作的重要性，没有形成明确的管理理念。随着档案事业的发展，越来越多的企业、单位建立起档案管理机制，并且形成了一定的档案管理意识，意识到档案管理工作对社会发展的重要性，在不断探索中完善档案管理工作，使其服务于社会。但是，这只是各类行业中的一小部分企业，由于一些中小企业受到各种限制性因素的制约并没有对档案管理工作形成完整的认识，虽然有一定的认识，并不全面也不科学，忽视了档案管理工作的重要性，只是简单的将档案管理工作划分为人事档案保存或者其他类型档案的管理[3]。对于档案管理工作缺少科学分析，没有形成明确的管理理念，致使企业档案工作出现杂乱、零散、散佚、混淆、孤本等问题还使其与系统的社会档案使用相对立，达不到新时期人们对档案价值利用的要求，非常不利于档案管理工作发展。

2.2 档案管理制度不健全。制度是实施一切工作的重要标准，完善的档案管理制度可以使得档案管理工作顺利实施、有章可循，是企业档案管理工作效率提高的重要依据，也是档案管理工作质量提高的重要保障。但是，我国大部分企业并没有形成系统的档案管理制度，虽然一些企业已经初步形成了某种档案管理制度，但是这些制度可操作性弱、达不到科学性管理、规范化管理的目的。这使得企业的档案管理工作一直处于混乱状态，不能形成连续性管理、系统性管理。

3.提升档案管理水平的几点建议

3.1 完善档案管理制度体系。制度是管理一个企业员工最基本的法则，没有制度的企业就如一盘散沙，出现问题时互相推卸责任。档案管理制度体系是档案管理工作的保障，只有完善档案管理制度体系才能保证档案数据的完整性和真实性。档案管理制度需要针对细节制定，落实在每一项工作当中，并且在适时的同时加紧完善改进。其中奖惩制度需要明确规定，加大惩罚力度和提高奖励，杜绝随意篡改档案信息，遗漏丢失信息，档案管理杂乱等现象。责任追究也应当有明确的相关规定，杜绝推卸责任。档案管理制度还需要一定的执行力，力图不把档案管理制度变成一纸空谈，只做摆设而无用处。

3.2 加大资金投入。第一，保证档案管理工作的经费。档案管理部门要不断完善自己、提高自身的服务水平，提高工作质量与效率，使得企业投入更多的资金。第二，深入挖掘档案的价值。档案本身具有重大的经济价值，只是人们忽略了其作用，没有发现而已，因此，档案管理部门要深入挖掘档案的价值，促进档案资料发挥更大的作用，通过档案提升企业的竞争力。第三，提高服务质量。档案蕴藏着巨大的价值，档案管理部门要将其潜在价值转化为经济价值，更好的为人们服务，提高档案的利用程度。

3.3 建构整合文书及档案管理信息系统。这是档案的前端，因此将档案管理与管理系统结合是档案管理作业最简便的方式，也是系统整合的必然方向。档案管理机构应于档案管理信息化作业要点中定义档案栏位转换格式表。另外，也需大力提高档案管理人员信息化水平和保密意识。档案管理工作的信息化必须靠人来实施，也只有高素质的专业人才才能推动管理信息化水平的提高。要加强对在岗档案管理人员的信息化培训，当出现新的操作软件时，及时开展培训课程，让工作人员掌握基本的操作技能。档案管理工作人员还必须提高保密意识。对于所安装的软件和下载的文件等要多加注意，防止病毒入侵，维护档案系统的安全稳定。

3.4 加强培训，提高兼职档案员的业务能力。好的规章制度最终必须通过具体的人来落实。只有兼职档案员具有较高的业务技能和业务素质，档案工作规范化管理才能得以实现。因此，对兼职人员业务能力的培养是十分必要的。档案业务培训制度可保证每一个兼职档案员都能明确白己的工作职责和本部门档案工作的情况。对新上岗和换岗的兼职档案员坚持实地指导立卷归档制度，使之尽快了解和掌握本部门档案的收集和立卷范围、方法等。编印《工作手册》和《制度汇编》，配以法律法规、规章制度、工作流程和分类表及保管期限、收集范围等，便于兼职档案员掌握业务技能。吸收兼职档案员参与档案工作检查评比活动，此举一方面增加评比的透明度和公正性，另―方面可使兼职档案员进一步熟悉业务，提高业务水平，同时也是一种特殊的业务培训方式。

4.结束语

综上所述，时代在发展，档案管理工作必须紧跟时代步伐，形成先进的管理理念，制定科学的管理措施，通过合理的管理制度，不断满足档案管理事业的发展要求，提高档案管理质量与效率，为社会发展提供更多信息，推动社会政治、经济、文化发展。

参考文献：

[1] 李绍云.新时期档案管理工作中的问题研究及对策思考[J].中外企业文化.

[2] 王珂.浅谈基层档案管理的现状与建议[J].卷宗，2014，（11）：16-16.

[3] 许美村.如何搞好财务档案管理[J].华章，2014，（27）：322-322.