国外高校档案管理对我国的启示

龙晓燕

摘 要 通过介绍国外高校档案管理的经验，对我国高校档案管理提出一些建议，希望对提高档案管理水平有所帮助。

关键词 国外高校；档案管理；信息化技术

中图分类号：G472.4 文献标识码：B

文章编号：1671-489X（2016）09-0157-02

学生的学籍档案占高校档案的很大一部分，这直接关系到学生的毕业和就业情况。高校档案管理建设是一个学校成长和发展的运动轨迹，是一个学校多年积累的文化沉淀，是体现一个学校文化和价值的重要表现。但是，国内高校普遍没有认识到档案管理工作的重要作用，工作中仍然存在很多现实问题，所以做好高校档案管理工作是一项长期而艰巨的改革任务，也是实现高校档案管理现代化发展的必经之路。

1 国内高校档案管理的现状

国内高校档案管理工作普遍存在或多或少的问题，这跟我国高校历史发展有着紧密的联系，具体体现在以下几个方面。

1）学校档案管理意识淡薄。高校普遍存在这样的问题，无论是领导还是教师，重视都是教育教学。其实教学和档案管理是相辅相成的，学生的档案反映了学生最真实最全面的资料，教师要想管理好学生，首先应该了解学生的基本情况，才能针对性地解决问题。

2）管理制度不健全。首先，学校对档案的管理工作不重视，也没有制定专门的针对档案管理的制度，更没有专门的档案管理工作人员；其次，没有建立档案管理工作人员的考核和竞争制度，很多高校的领导认为档案管理就是一个办公室文职工作，没有多大的工作压力，也不需要很高的工作技能，所以对工作人员的要求也就相对放宽。正是因为这些不重视，导致档案管理人员工作涣散，积极性不高，甚至出错都置之不理。

3）硬件条件差，管理工作落后。很多高校没有把档案管理作为一项专门的工作，所以在对其投资上就显得捉襟见肘。在信息化的今天，好多学校还是采用比较原始的手工抄录和登记方法，费时费力，效率低下，由此产生的大量的纸张资料不仅不利于保存，还不利于后期的检索和查阅。

在社会转型的今天，高校的档案管理应该作为一种服务来满足各界的需求，不应是被动的服务方式。随着我国档案事业的发展，档案管理应该是公开给每一个合法公民的，不应该作为尘封的文件被深藏在档案资料室，这是彻底改变我国档案管理工作的一个非常重要的理念。

2 国外的高校档案管理

国外的高校档案管理，尤其在加拿大、英国、美国等先进的西方国家的档案管理工作水平都居于世界前端，他们不仅使用先进的计算机等设备辅助档案管理，更是利用信息化技术把档案资料细化分类、整理和归档，使得档案资料分类明确，检索快速省时，保存节能永久，使档案工作更加细致化、信息化，使之真正发展成一种专门的职业。不仅如此，外国的档案管理是面对每一个合法公民的，健全的法制使得档案管理更加公开化。这些特点都是值得我国高校去学习和借鉴的。下面就详细列举加拿大和英国的高校档案管理的特点，以希望对我国高校档案管理工作有所启发。

加拿大档案管理特点 早在1978年，加拿大就颁布了《加拿大内阁关于开发公共文件的指示》的法律文件，为档案管理提供了法律依据。档案的主要形式包括室内阅览资料、电子邮件、档案复制、电话查询等。档案资料公开的合法化是加拿大社会文明的一个重要进步，他们有专门的档案管理人员，档案管理人员有具体工作任务和职能，他们把档案管理工作看作一种神圣的工作。文件中主要叙述了三种公开文件：

1）开放性档案，指公民办理合法手续就可以参阅的文件，一般都是普通的公开的历史或者学校资料等；

2）限制性文件，指在有限的时间或者范围之内才能参阅的文件，这个需要有关部门的审核之后才能够得到有关文件，一般指科学研究文件；

3）保密性文件，指特定的人有权看到的文件，这些文件一般都有保密期限，在期限到达之前一般不对外公开，期限到后便可以作为公开性文件向公众开放借阅。

加拿大的这种档案管理法制化推进了其档案管理事业的发展，使档案管理具有一种必要的公共性。加拿大的档案管理水平也是处于世界领先地位，首先，加拿大投入大量资金，使用先进计算机设备辅助档案管理；其次，在档案的分类、检索、整理工作上也是采用相近原则，使读者能够更快更准地找到自己所需要的档案资料；最后，在档案管理的细节上，加拿大做得也比较好，缩微工作制度化、现代化，使得档案管理工作更加具体化。

英国档案管理特点 英国档案管理的特点主要在于它的服务性。英国利用一切可以获得的资源为大众服务，包括查阅文件、复制资料、公开发行和举办展览等。具体体现在以下几方面。

1）档案管理的亲切、贴民。在英国，档案管理作为社会发展的一部分，是社会文明发展的必然产物。作为社会的文化机构，档案管理部门在档案管理设施上更多考虑服务大众，在许多档案馆里面都设置了残疾人通道，为读者免费提供纸张和笔，为读者提供安静温馨的阅读空间等。

2）档案管理的方便、快速。在英国，可以利用一切联系方式和档案管理机构取得联系，并且可以询问档案资料的相关问题，档案管理机构会及时回复并且会做详细解答。这种快捷的服务方式使得英国档案管理快速发展。

3）档案管理的公平、平等。英国档案管理规定无论什么学籍、身份、年龄、地位，只要是合法公民并取得合法的手续，都可以查询资料。

虽然英国档案管理注重对公众的服务，但是其管理制度也是十分严格的。首先，资料的性质决定其公开程度，并不是所有的档案资料都是公开给大众的；其次，对获取资料的人员都有专门人员审核资质；最后，对待资料的查阅和复制，不能随意地将档案资料原件带出。

虽然英国的档案管理已经处于世界领先水平，但是英国仍然在不断改革，其服务核心理念是“利用信息技术的服务方法围绕大众设计”，使公众能够全面了解并接触到学校文件和新闻信息。这一理念的推出，不仅为英国高校档案建设指明了方向，更为档案管理的信息化服务做出了明确的指导。

3 国外先进的档案管理对我国的启示

加拿大和英国的高校档案管理的鲜明特色，为我国高校档案的建设提供了重要借鉴。加拿大档案管理的制度化启示档案的合法性管理，要制定相关的法律法规来规范档案管理机构和管理人员的工作；英国档案管理的信息化启示注重对档案管理的硬件投入，加大计算机设备和技术的设置和更新。社会在进步，我国档案管理信息化进程也在不断推进，因此，国内高校首先应该树立“以人为本，服务大众”的理念，逐步建设高校档案管理系统，分层整合档案资源，丰富在档档案资源数据库，建立信息化档案管理系统，做好资源检索和查询工作，采取个性化检索工具引导和帮助需要的用户查询资料。

我国的高校档案管理水平与其他先进国家的差距还比较大，必须结合自己高校档案管理的实际情况，借鉴其他国家档案管理的先进制度和优秀的管理经验，不断探索和推进档案管理信息化进程，那么我国高校档案管理的信息化和现代化将会指日可待。

参考文献

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