档案的物质结构与档案整理

张海波

摘 要：传统档案在进行整理的过程中，就是要将文件与历史相互联系，以凸显出其中所蕴含的社会价值，这是档案在进行整理的过程中最主要的原则之一。但是随着时代的发展，传统的档案管理方式已经不能与时代的发展相适应，我们需要进行新一轮的创新与改革才能达到预期的发展要求。在这一基础上，逐渐产生了档案物质结构这一概念。档案物质结构是将单一的联系转化为双重的联系，从而促进档案管理事业的发展。本文重点论述了档案物质结构与档案整理之间的管理，使人们对档案学的发展具有更加深刻的认识。

关键词：档案；物质结构；档案整理

档案是先于档案物质结构提出的一个概念。在时代发展的过程中，档案物质结构可以阐释传统档案整理不同于现代档案整理的原因，并且具有相应的理论基础。本文中，将具体解释这二者之间所具有的共性以及不同之处，通过对传统与现代档案整理的对比，有助于今后对档案的发展与管理。

1 传统与现代档案整理的共性

档案的物质结构取决于其自身的性质，因为档案具有物质的属性。并且这种物质属性的来源是自档案出现后就具有的。我们分析档案属性的过程中是不能忽视的。我们在进行档案整理的过程中，要充分展现出这种独特的属性，这样才能有效地促进档案管理的发展。档案在进行转化的过程中，需要通过将物质逐渐转化为最终的档案。在传统的档案管理时期，这一性质并不是十分明显，过去的档案管理主要是纸质形式展现的，在现代化的社会发展中，科学技术的融入已经将纸质档案转化为电子档案的形式。但是档案在整理的过程中，无论是何种形式的档案都需要按照自身所具有的物质结构进行整理，这样才能有效地改善档案管理中出现的问题，提高档案整理的效率。在传统的档案整理中以及在现代化的档案管理中都需要遵守相应的准则，这就是档案的物质结构。一切事物的发展都是一个循序渐进的过程，虽然时代在发展变化着，但是这一共性是不会发生变化的。

2 档案的物质结构与传统档案整理

在对传统档案进行整理的过程中，档案的物质结构并没有明显的展现出来，因为人们对于档案物质结构这一概念并没有完整的认识，甚至是存在一定的抵触情绪，这是因为在进行档案管理时，人们没有厘清文件、档案以及档案构成要素之间的关系。在这种情况下，如果能够将这些关系得到系统性的整理，就会使档案整理变得更加简便，同时加强人们潜意识中对档案物质结构的认识，一定能够达到相应的效果。在进行传统档案的整理过程中，其实质就是将文件按照一定的形式进行排列，而文件在传输的过程中需要一定的媒介进行传输，文件集合是其中唯一的传输媒介，也是物质结构的体现。传统的档案整理与档案物质结构之间唯一的、必然的联系就在于自身所具有的；历史联系，因为档案是物质性的，像我们现代化办公中应用的U盘一样，能够存储记录，而传统档案也是记载记录的最佳方式，对传统的档案进行整理就需要按照其中内在的规律进行，这样才能确保整理的规律性，无论档案发展到何种阶段，这都是无法违背的现象，如果我们不能根据档案的物质结构进行整理，就会在工作中增加一定的负担，因此，传统的档案整理要遵循单一物质结构这一性质，最大化的将档案传承下去，同时也不能抹去档案与历史之间的必然联系。在档案学的学习中，我们已经认识到文件与历史之间的联系，而文件是构成档案的重要组成部分，这也就间接的说明了档案与历史之间的必然联系，所以在档案整理的过程中应该以这一现象为前提，在尽量不影响档案所具有的历史价值的前提下，进行档案整理。

在传统的档案整理中，一般具有三种原则，其一是来源原则，其二是年代原则，其三是事由原则，这三点原则的实质也就是说明文件之间的历史必然联系，由此也就构成了档案的整理原则。这是我们认识档案整理与档案物质结构之间关系的理论基础，历史是具有多维性的，所以在对档案进行整理的过程中，也存在多维性的特征，因为档案整理就是对文件进行整理，文件与历史又存在联系，通过传递性的规律，就将历史的多维性传递给档案，只有认识到这一点，才能坚持档案的整理原则，将我国的档案事业发展得越来越好，促进档案整理的进一步发展，这是我们今后发展道路上的一种创新，具有积极的意义。

3 档案的物质结构与现代档案整理

当代档案物质结构的认识，已经从“单一物质结构”演化为了“双重物质结构”。而档案双重物质结构认识的最根本作用，就是能发现当代档案整理所具有的规律，真正实现中国档案学者的科学梦。某学者给出了档案双重物质结构的模型：档案=文件集合+历史联系的记录。在“档案双重物质结构”的模型中，“文件集合”仍然是一种物质，“文件之间的历史联系”也依然存在，而它与档案的单一物质结构所不同的是，在档案物质双重结构中出现了另一种物质--“历史联系的记录”。通俗地说，档案物质双重结构中，不仅文件集合是一种物质，而且“历史联系的记录”也是一种物质，所以它才被称为“双重物质”。千万不要低估了档案物质结构的这一变化，正是因为这一变化，形成了现代档案整理的特点与规律。

“历史联系的记录”的出现表明，现代档案整理不再认为利用文件的物理排序来记录和保持文件之间的历史联系是档案整理的唯一方法，而是认为利用“历史联系的记录”来记录文件之间历史联系是一种更为科学和实用的方法。所以在现代档案整理中，“历史联系的记录”就成为记录和保持文件之间历史联系的物质。由此档案中的文件之间历史联系关系信息的承载者，已从单一档案物质结构中的“文件集合”，转移到了档案双重物质构成中的“历史联系记录”。能多维地记录和保持历史联系，就成为现代档案整理所具有的一个特征和规律。由于计算机技术的发展，现代档案整理实现了多维记录历史联系，所以档案整理的原则就必然要随之发生变化。档案整理将不再坚持传统的“来源原则”、“事由”或“年代”这样的一维原则，它将形成一个由“来源原则”、“事由”和“年代”整合而成的多维“历史原则”。所以档案物质结构的演变，为在档案整理中高举“历史”的旗帜，奠定了一个最根本的基础。而档案物质结构的这种演进，也就成为了档案进化的一个规律。

结束语

由于档案物质结构是档案内在的、基本的存在形式，因而它决定着档案的属性、功能、价值和本质。“档案物质双重结构”是一个创新性的观点，有学者在此基础上又提出了“文件双重结构”，这些理论，对档案学理论的研究和实践都具有重要的意义。

参考文献

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