关于高等院校教学秘书工作的思考

卢茜

【摘 要】分析教学秘书的工作职责、素质和能力要求及面临的工作现状，针对教学秘书工作存在的问题，提出重视教学秘书工作、建立完善教学秘书管理制度、优化教学秘书队伍结构和加强教学秘书培训力度等对策和建议。

【关键词】高等院校 教学秘书 教学管理

【中图分类号】G 【文献标识码】A

【文章编号】0450-9889（2016）03C-0085-02

高等院校教学管理水平的高低直接决定着学校的教学质量。教学秘书工作是教学管理的基础性工作，是教学管理各项政策措施得以顺利落实的保证。因此，充分正确认识教学秘书这个角色的地位和作用，对于提升高等院校教学管理质量具有重要意义。

一、教学秘书的工作职能

教学秘书是基层教学管理工作的具体实践者，是联系教与学的重要纽带。其在组织、协调、执行、监督高等院校各项教学活动中所发挥的作用远非他人可比，因此，对于教学秘书的工作职责应该有充分的认识。

（一）统筹管理职能。教学秘书的工作内容涉及方方面面，具体事务更是复杂烦琐，须高度投入，方可避免造成教学事故影响教学秩序的正常运行。它涉及学生的教学计划与教学任务、考试与成绩管理、教学调度、学籍管理、教学档案管理等方面。同时，在教学管理过程中，教学秘书还应协助教学主管领导制定和修订人才培养方案、教学大纲、课程标准等，并负责组织实施，统筹管理。

（二）沟通协调职能。教学秘书应准确把握教学的各种任务管理、要求和会议，决定和及时和准确地传达给领导、教师、学生和教学单位，切实做到上传下达。结合单位的实际，根据教学管理任务和工作要求，组织院系日常教学管理。要善于收集教师、学生的建议、意见，及时反馈给相关领导和部门。采取有效措施，及时解决或改善相关问题，促进教学管理。因此，教学秘书有效沟通是促进正常教学秩序的基础。

（三）参谋服务职能。教学管理的本质和核心是服务。教学秘书不仅要做好教学管理工作，而且要树立面向师生、服务教学的工作理念，积极加强与师生的沟通，为师生着想，为教学服务。同时，教学秘书又是分管教学工作领导的重要参谋和助手。教学秘书处在教学和管理工作的最前端，对教学管理过程了解最全面，各类教学管理信息掌握得最充分，其所提供的第一手资料和信息对于领导进行决策管理具有极大的价值。因此，教学秘书既要善于收集各类教学资料和信息，也要积极主动深入课堂，深入学生，有针对性地开展教学调查，全面掌握教学管理的基本情况，为分管领导提供更多更有价值的信息，便于领导决策，切实做好领导的参谋和助手。

二、教学秘书的素质和能力要求

随着信息爆炸时代的来临，高等学校从学生管理到教学管理，从教学理念到教学实施等方方面面都发生着巨大的变化。教学秘书作为高等学校教学工作的基层管理者，要适应时代对教学管理的新要求，就必须在思想素质、职业素养、身心素质、知识素养等方面具有坚实而良好的基础。

（一）思想素质。教学秘书虽然并不像任课教师在课堂上直接教授学生，但是，作为高等学校的一名工作人员，仍是人民教师，其言行举止对学生树立正确的人生观、世界观和价值观都有着深刻的影响。因此，教学秘书必须对党忠诚，坚定理想，始终忠诚于党的教育事业，忠诚于人民教师的光荣职责。要坚持社会主义办学方向，培养社会主义事业的接班人，要在教学、管理、育人实践中坚持党的教育方针。

（二）职业素养。教学秘书既要有坚定正确的政治方向，也要有甘于奉献、爱岗敬业的职业素养。教学秘书所从事的教学管理工作，内容丰富、纷繁复杂、烦琐细微，甘于奉献和爱岗敬业是做好这些工作的基本要求。“甘于奉献”就是要求教学秘书要有吃苦耐劳和无私奉献的精神，“爱岗”就是热爱教育，热爱学生，热爱本职工作。“敬业”就是忠于职守，尽职尽责，脚踏实地努力工作。

（三）身心素质。身体是革命的本钱，没有良好的身心素质，就不可能高效顺畅的开展工作。教学秘书面对的工作，任务繁重、节奏紧张，是教学管理工作中的矛盾和聚焦所在，面临着巨大的压力，因此，教学秘书尤其需要具备强健的体魄和健康的心理，以饱满的精神迎接工作，以乐观向上的心态应对各种复杂局面。

（四）知识素养。如果说良好的身心素质是顺利工作的前提，那么坚实的知识素养则是高效工作的基础。教学管理工作是一项复合型的管理工作，既涉及科学管理领域，又涉及教育法律法规，既涉及教育学，又涉及心理学。这对教学秘书的自身素质提出了较高的要求。知识结构上，既要掌握管理学的计划、组织、指挥、协调和控制等五大职能并在工作中运用自如，也要熟悉国家的教育法律法规，切实做到依法管理，合规管理；既要掌握教育教学的基本规律并将其渗透到教学组织、教学安排和教学管理过程中，也要掌握学生和教师的心理特性，根据这些特性组织教学管理。在业务能力上，既要熟悉学校的各项教学管理制度，也要熟悉人才培养方案、教学计划、教学大纲，既要具备信息处理、公文写作、沟通协调、统筹组织等能力，也要掌握Word、Excel、PowerPoint、教务管理系统等基本工具。

三、教学秘书的工作现状

（一）高等学校决策层对教学秘书的重视程度有待进一步加强。虽然教学秘书对教学质量的提高有着重要的作用，但是，相比于专任教师，高等院校的各级领导普遍认为教学秘书的工作只是简单的手工劳动，根本不需要什么技能，也不需要什么培训，更谈不上给什么好的待遇，对教学秘书工作的重要性普遍缺乏足够重视。更为严重的是，在教学秘书的职业发展通道上，她们的培训、晋级和深造机会都极少，这严重挫伤了她们主动开展工作、创造性开展工作的动力，从而严重影响到她们的工作效率和工作质量。

（二）教学秘书职责范围有待进一步厘清。高等院校目前对于教学秘书的定位存在着一定的误区，具体表现在两种可能上。其一是教学秘书的职责定位不明确，使得教学秘书的工作无所适从。其二是即使明确了教学秘书的职责范围，但教学秘书的主体作用仍然没有得到很好发挥，往往是既要从事教学管理工作，也要承担院系的日常行政工作。领导、教师或者学生，不管大事小事，不管是教学工作还是学生管理工作，都希望找教学秘书解决，甚至认为是天经地义、理所当然。从而造成了教学秘书紧张而焦虑的心理负担，影响了教学秘书在教学管理工作上的投入程度和工作效率。

（三）教学秘书的管理部门交错管理。目前，高等院校在教学秘书的管理上普遍采用双重管理模式。具体表现为在业务上，教学秘书所从事的工作是学校教务部门工作的延伸，因而在业务上接受教务部门的领导和指导；在编制上，教学秘书往往划归所在院系，由院系直接管理，接受院系领导的工作安排。在这种模式下，教学秘书的工作指令来自不同的渠道，违反了管理学上统一指挥的原则，往往使教学秘书显得无所适从。同时，由于业务上归教务部门指导、事实上属所在院系管理，使教学秘书普遍缺乏稳定的归属感，难以发挥她们的主人翁意识，也影响了她们的工作效率和热情。

四、对高等院校教学秘书工作的建议

（一）正确认识教学秘书地位及作用，重视教学秘书工作。高等院校应充分认识到教学秘书工作质量的高低，决定着学校教学管理运行质量的高低，更由此决定着学校教学质量的高低。因此，要客观正确的看待教学秘书的工作，正确认识教学秘书地位及作用，认识到教学秘书的工作绝非是可有可无的工作，从思想上理解、支持教学秘书的工作。

（二）完善教学秘书管理制度，明晰教学秘书职责范围。教学秘书高效工作的前提是要有科学的管理制度。高等院校应结合校情，逐步制定和完善教学秘书管理的相关制度和办法。既要明确教学秘书的工作职责、工作内容、工作标准和工作要求，又要建立健全教学秘书的绩效考核机制和晋升激励机制，从而激发她们工作的积极性和主动性。

（三）加强教学秘书队伍建设，强化教学秘书的培训。一支管理经验丰富、业务能力精湛、爱岗敬业、勇于负责的教学秘书队伍，对于高等院校规范教学管理、提升教学质量无疑具有重要作用。因此，高等院校要高度重视教学秘书队伍的建设，通过引进竞争激励机制、绩效考核机制，不断选拔、调整、充实和培养教学秘书队伍，使其形成合理的人才梯队。

同时，教学秘书的工作是一项综合性的工作，其工作能力和素质要求都比较高，因此，要进一步建立健全教学秘书培训管理制度，制订培训计划，着力提高教学秘书沟通协调能力、突发事件应变处理能力和日常办公处理能力，着力提高他们对教学管理制度的理解，从而逐步提高教学秘书的业务素质和管理水平。

（四）教学秘书要善于不断的自我提高。时代的发展和高等教育的深化改革对教学秘书提出了越来越高的要求。未来的教学秘书，将既是某一专业的专才，又是管理领域的通才，是具有厚实的专业基础、宽广知识面、综合能力强、专业素质高的复合型人才。因此，教学秘书必须具有强烈的危机意识，充分发挥主观能动性，主动学习、创造性学习，有针对性地学习，不断提升自己的业务水平和能力素养，以更好适应高等教育深化改革的时代要求，满足教学管理工作的新需要。

五、结语

教学秘书身处教学管理工作的最前端，是教学管理的基层执行者、管理者和服务者。其工作一头连着教学管理部门，一头连着师生，其工作质量的好坏，直接反映到教学管理秩序的稳定和教学质量的提升。因此，高等院校应高度重视教学秘书工作，着力加强教学秘书队伍建设，不断提高教学秘书的管理水平，更好发挥其在教学管理中的桥梁和纽带作用，以更好地推动高等院校教学事业的全面发展。

【参考文献】

[1]张枥新.浅析教学秘书在高校教学管理中的作用及素质培养[J].高教探索，2013（8）

[2]靳成达.高校教学秘书队伍问题及对策研究[J].职教探索，2013（12）

[3]王秀繁.浅析高校教学秘书的作用、工作特点及素质要求[J].河北农业大学学报（农林教育版），2009（3）