科研课题档案管理对策探讨

龚婧 孙宁

摘 要：科研课题档案的完整、系统与准确对科研院所事业的发展、相关学科的学术研究等方面具有重要的意义。本文针对科研课题档案管理中存在的一些亟待解决的问题及成因进行分析探讨，并结合工作实际提出相应的对策与措施。

关键词：科研课题；档案；管理对策

科研课题档案是指在科学技术研究活动中形成的应当归档保存的图纸、图表、文字材料、计算材料、照片、音像资料等科技文件材料。它具有鲜明的专业性、种类多样性、特有的成套性和较强的现实使用性的特点。

我院是国家计划单列的国内唯一的核武器研制生产单位，是以发展国防尖端科学技术为主的综合性研究院，科研课题档案对于我院的现在和将来的科学研究、设计、生产、应用等方面具有重要的凭证与参考作用，课题档案的完整、系统与准确对我们的国防事业的发展、相关学科的学术研究等具有重要的意义。但在科研课题档案管理过程中，课题档案的完整性、系统性、准确性等方面存在一些亟待解决的问题，本文对这些问题及成因进行分析探讨，并结合工作实践提出相应的对策与措施。

1 科研课题档案存在的问题及成因探析

1.科研课题管理人员及课题成员重视科研工作，忽视课题档案的形成、积累与归档工作。科研院所的课题管理人员往往重视课题的开题与结题工作，课题研究达到相关技术标的顺利结题后，课题档案是否归档，归档是否完整、系统基本再无人关注。

2.部分科研课题档案质量不高。课题档案质量不高有几种情况，有些科研人员出于个人利益考虑或是担心知识产权得不到保護，关键技术不愿体现在技术报告中；有些科研人员对报告的编写要求、标准不熟悉导致技术报告规范性较差；还有些科研人员为了应付归档，随便提交一份报告交差。

3.科研课题档案的成套性欠佳。科研课题研究包含五个阶段：开题论证阶段、研究实（试）验阶段、总结鉴定验收阶段、成果申报奖励阶段、成果推广应用阶段。但归档的课题资料往往只有研究方案、研究总结，缺乏科研过程中的文件资料，比如原始实验记录、测试记录、计算数据，特别是有些失败的实验数据参数，对今后的工作也有很好的借鉴作用，这些资料缺乏收集与积累。

4.科研课题档案的开发利用工作薄弱。课题档案的开发利用工作目前仅限于借阅查询，其他的如科技档案用户类型及需求特点的研究、根据利用情况和效果提出管理工作的建议、库藏科技档案的编研工作等开发利用工作基本未开展。开发利用工作的薄弱又导致管理层与科研人员错误认为科技档案可有可无，档案部门只是资料保管的地方。

科研课题档案管理中存在的种种问题，就其原因主要有三方面。

第一方面是意识层面：领导的档案意识与科研人员的档案意识。

组织机构的上层领导对档案管理的重视程度决定了单位档案体制建设的科学与合理性，科研与档案管理在管理办法与程序上的融合程度，档案管理检查与考核力度，人才队伍的配置高低。科研人员的档案意识取决于档案过程管理的力度，也依赖于档案工作宣传的效果。

第二方面是管理体制约束。目前大部分的档案管理或归入后勤保障部门，或划入信息管理部门等下属的小组，档案的计划、监督、检查、指导等管理职责无法履行，档案人员对归档单位没有考核与奖励的权利，没有管理的制约力，档案部门实际只是一个资料保管部门，因此档案人员看见课题档案存在的问题，却无能为力。

第三方面是档案人才队伍素质有待提高。档案部门目前的地位无法吸引也留不住高层次的管理人员和技术人员，待遇较低，工作创新很难实施，个人价值得不到体现，档案部门成了接收各类机构调整富裕人员、退休前养老的单位，档案工作似乎谁都可以做好。这些诸多因素又影响现有的档案人员工作的积极性和主动性，档案管理停滞于简单的收集、整理与保管，科技档案管理的创新与发展、科技档案的深层次的开发利用工作没有精力和能力开展。

这三方面又是相互影响，相互制约，档案意识的提高依赖于管理制度与管理办法的制定，领导重视决定管理体制的建设，管理体制决定管理制度与管理办法执行力，也决定档案人才队伍的建设，人才队伍素质高低决定档案管理水平，同时也会影响领导的决策。

2 科研课题档案管理的对策与措施

1.建立科研课题档案管理体系。

在目前管理体制下建立科研课题档案管理体系，包括管理层和实施层。管理层以档案管理委员会或档案管理领导小组的形式设立，成员包括院所级行政领导、机关管理部门领导、科研室领导、档案管理人员等，主要职责是制定档案管理制度与管理办法，中长期档案管理规划和年度档案归档计划，中期检查课题档案形成、积累情况，并负责课题结题档案考核和奖惩。实施层成员包括档案管理人员、课题负责人、文件资料管理员，档案人员负责指导、监督文件资料的形成与积累以及归档后的整理，课题负责人及资料员负责课题文件资料的形成、积累与归档工作。档案人员在体系中承上启下既是管理人员，也是实施人员，确保档案管理与过程实施的衔接。管理体系的建立、相关人员职责的明确保证了档案管理职能的明确体现和有效的实施。

2.科研课题管理与档案管理同策划、同检查、同考核。

课题开题签订课题协议时在协议中明确课题归档计划，归档计划由课题负责人编制，所级技术负责人、课题管理责任人、档案管理责任人负责审查会签；课题中期检查的同时相关档案管理责任人根据课题进度检查档案的形成、积累情况，并形成档案中期检查情况表；课题结题时须有课题档案归档审查合格结论作为结题条件之一。课题实施的三个重要节点的有效控制才能确保课题档案的完整性与系统性。

3.利用信息化手段实现过程文件的质量控制。

在现有的网络办公自动化平台上，科研管理系统和档案管理系统结合在一起，建立文件编制标准化控制、科技文件技术审查、科技文件归档审查等功能。在管理系统中，档案管理从科技文件产生介入到最终的归档，其中的格式要求、标准规范、技术深度等方面在流程中都有相应的节点、对应的责任人进行审查，保证科技文件的质量过程控制。

建立在信息平台的课题档案过程管理需要档案管理人员充分了解科研管理流程，充分了解基层科研实施流程与操作习惯，提高档案管理和项目、课题管理的融合度，提高基层接受的舒适度，这样才能建立科学的、可操作性强的管理程序和控制措施。

4.建立严格的保密保管与借查阅制度。

我院的科研课题档案涉及国家秘密事项和知识产权保护。课题档案的保管与借查阅都需严格按照保密要求进行管理，在此基础上，还需注重科技档案知识产权的保护。科技文件归档时若编写人认为文件中涉及关键技术、关键工艺、关键参数、创新点等不宜对其他单位或个人公开，由编写人提出归档说明，审核后说明同时归入相应卷宗。档案部门在办理借阅、查阅工作应同时征询编制人意见，充分保护科技文件编制人的知识产权权益。

5.加强档案人才队伍的建设

档案管理人才包括：组织管理人才、科学技术人才、科学研究人才。组织管理人才应在精通专业知识的同时，掌握现代管理科学的理论和方法，能够根据档案工作的内在规律对全局或某一局部的档案工作进行合理的组织和科学的规划。科学技术人才是指在某一科学领域如计算机技术、档案保护技术等掌握有关的先进科学技术，能够担负起档案信息化建设、各种档案材质的保护、修复等技术工作的人才。科学研究人才是指能够从事档案学理论和技术手段的研究，能为传递档案信息需要进行档案史料研究和编撰的人才。

加强档案人才队伍的建设一方面需要我們逐步引进并留住这三方面的高层次人才，使档案管理更上一台阶；另一方面需要现有的档案管理人员加强档案基本理论和方法的学习，熟悉档案管理标准与规范，熟悉科研管理的流程与需求，理论与实际紧密结合，不断提高自身业务能力水平，才能保证课题档案管理科学性、合理性和有效性。

总之，科研课题档案管理是科研课题管理的重要组成部分，纳入科研课题管理系统，有组织机构和制度保障，做到同策划，同检查、同考核，过程管理控制有效，才能保证课题档案的完整、系统和准确，并在此基础上大力开展档案开发利用工作，才能充分发挥课题档案这种重要信息资源的学术价值与社会价值。

参考文献

[1]陈兆祦，王信功，刘振淮.档案工作实务全书.中国三峡出版社，2000.

[2]李平.课题制背景下的科研档案管理.中国档案，2013（05）.