事业单位人事档案管理岗位设置现状及思考

梁文婷

摘 要：院校管理岗位是院校建设发展的重要组成部分。院校管理岗位设置如何创新对院校管理水平的提升及综合发展起着巨大的引领和推动作用，并直接影响到管理人员的综合工作能力。本文就院校管理岗位设置创新提出一些探讨与思考。

关键词：院校管理岗位；设置；创新；探讨

随着院校发展与人才交流的深入以及当前院校岗位设置的不断创新与变动，院校之前的人事档案管理工作已经远远跟不上时代的进步， 面临着新的机遇和挑战，在两者磨合的过程中充分暴露出传统的院校档案管理存在的问题与不足，这就需要结合院校人才的发展制定新的规范、创新档案管理机制，特别应当配合当前院校的岗位设置，进行新的定位、规范与提升，切实做好人事档案管理工作，更好地为院校岗位配置以及人才管理工作服务。

1 院校管理岗位设置现状

（一）岗位设置缺乏科学、合理性

改革开放以来，我国的教育事业随着经济的发展共同进步，并取得了可喜的成绩。目前，党政管理部门按职能，分为若干部门、科室，教学研究部按学科分为系部，后勤管理分为若干科室等等。在现有的管理岗位设置中，主要延续了传统的做法，近几年，虽然也根据院校发展新设了一些岗位。但并不能有效做到科学、合理设置岗位，最终造成有的岗位忙碌，有的岗位清闲，甚至还有的岗位基本上无事可做。从而造成人力资源浪费，导致工作效率低下，工作激情衰退。

目前，院校管理岗位基本上按照党政管理、教学研究、后勤保障等部门来设置。党政管理部门按职能，分为若干部、处、科、室，教学研究部门按学科、专业分为院、系、所、研究室和实验室，后勤部门按管理和经营分为若干处、科、公司等等。这种设置模式总体上符合院校各方面工作的需求，也体现出各部门的主要工作职责，有利于院校的机构运行及日常工作管理。但不足之处是，各部门之间的协调与配合不够默契，缺乏整体意识和观念，各部门通常以本部门为中心，不能自觉、主动做到为其他部门提供便利，做好服务，这样直接导致办事重复、拖拉，效率低下。而这种现象在综合型的活动中表现的尤为突出，值得反思。

（二）岗位之间匹配性较差，缺乏合理竞争

院校管理岗位设置存在着系级管理之间不对称，不匹配的情况，如：有些系部根据岗位设置比例，配备合理的职数，机构设置较为完善，但有些系部却没有依足岗位设置应有的配备职数去定员定岗，严重超出比例，令到管理人员上层严重倾斜。这种状况会造成上下沟通，左右联系之间的不畅通，通常出现有的工作多人指挥，还有的工作却无人问津。

在现有的管理岗位中，岗位技能考核缺乏科学标准。直接导致在日常工作中，干好干坏一个样，岗位奖励与竞争机制非常欠缺，现有的规章制度又很不完善，也不合理。这对长期从事基层管理工作的人员，特别是认真、踏实做事的人员来说，是明显的不公平、不合理。长期下去，必将挫伤一部分认真工作同志的积极性，更会破坏良好的工作风气，甚至助长歪风邪气。

2 院校管理岗位人员现状

（一）从业人员层次提升

现阶段，院校从事校内管理工作的人员年龄已集中于70后越显年轻化，无论是从学历还是学历结构上看，院校管理岗位人员的层次、水平确实有了很大程度的提高，他们思想活跃，充满生机，可塑性极强。但是，从具体的工作上，还是存在着一些问题，比如，现在从事管理工作的虽是本科以上学历，但真正学管理专业的不多。在管理理念上仍是生疏的或者是落后的；在对待日常服务性事务中，更是缺乏耐心，缺少经验，还吃不了苦。同时，他们从事管理岗位工作并非出于主观愿望，而更多的是迫于就业需要。特别是近五年来，随着房价上涨，年轻人的生活压力不断加重，在这种情况下，他们工作的主动性、积极性也必然会受到一定的影响。甚至，有的把从事管理岗位工作当成临时跳板，一有机会，便另谋高就。若这种状况不能得到有效的控制，将直接影响到基层管理干部队伍的稳定与建设，更不利于管理岗位的可持续发展。

（二）老同志依旧发挥作用

在现有管理岗位人员中，中老年同志依旧发挥着巨大的“传、帮、带”作用，并在各项工作中，起着引领与示范作用。新老同志工作中的配合问题，也是目前管理岗位工作中的一个突出问题，在一般情况下，同事间合作往往以工作职责、范围为依托，同时集合个人工作上的特点，尽可能做到扬长避短，注重发挥每个人的最大优势。但在实际工作中，也同样存在着职务高低的人员如何一起发挥作用的问题，有的同志职务不高，但办事认真负责，还有一定成果，总是得不到重用。同样，有的同志工作非常一般化，但关系多、路子广，却能被重视。这就是影响日常工作效率高低的关键问题，若解决的好，一个单位或部门就可以产生巨大的合力，真正实现 1+1 大于 2 的目标，并取得事半功倍的效果。反之只能是办事拖拉，效率低下，作风不正，工作混乱。

3 院校管理岗位设置创新探讨

（一）岗位设置创新与管理模式创新相结合

院校管理岗位设置创新，是高等教育事业深化改革的必然趋势，教育改革必须以转变理念为动力，同时，又需要教育管理的创新来支撑。刘延东同志指出：“事业越是发展、改革越是深化，越是需要加强管理、改进管理。要牢固树立向管理要质量、向管理要公平的理念，坚持一手抓改革发展，一手抓科学管理”。

管理岗位设置改革起源于 80 年代初期的院校定编定岗政策，当时，院校的管理岗位人员数按教职工总数的 8%～10% 来定编。后来随着院校的发展，规模的扩大及学科建设的需要，管理岗位人员的比例又扩大到 12% 15%。这样，在一个 150 人左右的教学、科研二级机构中，管理人员可达15人左右，基本上可满足行政管理、工勤管理岗位。但管理岗位设置改革的实质并不在于人数的多少，而在于所设岗位是否合理，能否兼顾到各项工作的协调与配套。就目前而言，岗位设置还是沿袭着过去传统的做法，缺乏新意，技能单一，考核模糊，不利于管理岗位人员的轮岗与交流，更不利于复合型管理人才的培养。

其次，还要认真总结过去工作中成败的经验与教训，大胆探索新的尝试，可在条件比较成熟的部门先搞试点，逐步推广。同时，在新一轮的岗位聘任过程中要逐步形成科学合理设岗的规范模式，及时调整过去不合理的设岗方式，逐步淘汰技能单一的岗位以及不能胜任新岗位的人员。例如：院校二级机构中的学院管理岗位设置可做一些调整，即：人事、组织秘书岗位集中办公，设立人事组织科（或办公室）；本科教务、本科辅导员岗位集中办公，设立学生教育教学科（或办公室）；研究生教务、研究生辅导员岗位集中办公，设立研究生培养科（或办公室）；学科、科研秘书岗位集中办公，设立学科研究科（或办公室）；行政、后勤、资产、安保等秘书岗位集中办公，设立综合科（或办公室）。

这样设置科室（或办公室），把有联系的岗位、工作归并起来便于优化资源，减少办事程序，提高工作效率，更好地发挥出管理岗位人员的作用。

（二）全面提升从业人员综合素质

随着高等教育事业的深入发展，院校管理的能力及水平高低，决定着院校发展的方向与未来。院校管理岗位的建设、创新与发展已成为院校的重要工作，必须引起院校各级领导的高度重视。

在管理岗位设置创新的同时，必须强化管理人员的自身素质建设。院校可通过在岗培训及校内外进修的方式，积极组织和有效安排在岗人员学习与培训，力争提高管理人员的综合水平与能力。同时，还要创新与完善管理人员岗位晋升机制，可制定一系列新形势下的校内规则，使一批优秀的科室管理人员能够得到较好的发展。例如：在现有的科级人员考核中，设立一个科级以上、处级以下的岗位平台，通过一系列的考核方式，让符合条件的科级人员在职务不变的情况下，提升岗位，兑现岗位津贴。这样便于形成一个新型的奖勤罚懒激励制度，从而更好地激励管理岗位人员认真努力工作，在胜任、完成岗位工作的过程中，实现自我完善与自我发展的目标。

管理岗位设置如何创新与发展需要上级部门的政策支持与引领，也需要院校领导的具体指导与关心，更需要从业人员的自我努力与奋斗。熟悉本院校内人力资源实际情况，合理用人，合理配备，做到真正的以人为本。总之，院校各级领导必须树立战略思维，具备长远目标，从大局出发，立足实际工作。既要在宏观上把好政策，重视管理岗位工作，又要在微观上注重人性和情感等细节管理。同时，还要不断强化与完善院校各项制度建设并力争落到实处，以便全面提升院校管理岗位的创新能力。

参考文献

[1] 罗剑丽. 人事制度改革下的院校人事档案管理与人力资源管理的思考[J].科技情报开发与经济，2009，19（35）.

[2] 倪双琴. 职业院校教师绩效考核方案研究[J].吉林教育，2009（1）.