论高校学生档案管理工作

丁玉芝

摘 要：高校学生档案是为用人单位提供的大学生综合素质的有力依据，但是，我国的教育事业发展迅猛，管理工作出现很多问题，诸如人员稀缺、精力不足、设备不先进、档案数据老化、记录不准确等问题，本文通过建立学生档案管理制度、加强管理队伍建设、正视管理制度、采用数字化管理四大点进行有效解决，具体文章要略都在下文部分。

关键词：高校档案管理；工作问题；管理措施

高校学生档案是高校学生管理工作的重要内容，也是教育工作者为我国人才开发提供的一组比较客观的数据，其中记录了大学生在校学习成绩、社会实践、家庭状况和经济状态等，在学生毕业后，单位企业在用人方面都会首先考虑到学生档案方面和简历，再对大学生综合能力进行估测，采决录用结果。

1 高校档案管理工作概述

1.管理和推进学生成才

在现阶段，培养高等人才是国家和各高校的共同目标，并且人才的实用性和有用性，全在于细致入微的科学管理工作。学生档案管理、管理队伍建设是高校管理工作的重点，制定相关的规章制度，提高学生对高校档案管理的思想意识，帮助学校解决教育中存在的问题，从而使整体教育水平有质的飞跃，推动学校的科学发展。因为大学生是未来社会发展的顶梁柱，大学生的优秀与否关乎着国家未来的发展，通过高校管理制度，加强大学生自律，优化人文环境，就能实现培养学生成长成才的现实目标。

2.管理和推进高校发展

高校档案管理工作，要具体给全校学生记录在校期间的生活实践以及学习表现，主要是社会实践活动、在校学习学习成绩、奖惩及评价的具体情况，其次是家庭状况、政治状态和经济情况的真实记录。高校档案管理的建立，比较具有科学性，大学生可以通过上网在学校网站里查询，了解档案管理关于自身的详细记录，清楚自己的特长与不足，并加以保持或改善，能够充分激发大学生的学习积极性，同样也会形成竞争性，体现大学生实事求是精神，塑造大学生乐观向上活力四射的良好形象，促进大学生全面的蓬勃发展。

3.满足社会以及用人单位现实需求

各企业和社会对人才的需求量与日俱增，质量要求也越来越高，而就业对象基本上都是大学生群体。尽管如此，用人单位对大学生的要求依然很高，在平常的招聘中，用人单位都会首先提供一份客观档案，用学历证书、思想倾向、言谈举止等作为参考，决定是否录用来应聘的大学生。总之，提高大学生综合素质，就能提高大学生就业能力，校方管理阶层要重视大学生综合素质的培养，满足社会与各企业的现实需求。

2 分析高校管理工作问题

1.学生档案管理问题

高校档案管理是学校拥有大批高质量人才的体现，它存在管理意识不强的问题。高校档案管理阶层主要是为学生档案进行优化和整理，管理意识不强工作水平也就差强人意，就会影响学校培养人才的效果。首先管理阶层要重视大学生综合素质的培养，必须设定一个负责学生档案管理的职业，选用务实、可靠的人员，保证档案管理不出任何纰漏，其次强化档案管理人员的业务能力和综合素质，档案管理部门要加强相关工作人员的日常监督，对不足之处给予业务指导，通过亲密的交流，提高业务素质水平。

2.管理阶层发展问题

高校档案管理是学校拥有大批高质量人才的体现，它存在管理阶层发展问题，高校档案管理工作者是为大学生服务的，管理人员应当投入更多精力把档案管理工作做好。首先学校必须重视档案管理队伍的强化，目前发现许多学校档案管理人员不充足，甚至直接是由一些教师兼任，出现很多教学与管理不能兼顾的现象。其次要充分利用学生专职做档案管理人员，但不能滥用，要选择与管理技术强硬的大学生。总的来说，高校管理工作出现人员稀缺、管理经验不足、精力不足等问题，学校要大力培养管理人员的综合素质与业务能力，发展管理队伍建设，提高高校档案管理部门的办事效率。

3.管理制度不明确不完整

高校档案管理是学校拥有大批高质量人才的体现，它存在管理制度不严格、不明确等问题。高校档案管理没有健全的规章制度，就只能结合高校现实状况和以往经验来开展学生档案管理工作，从而延误学校建立学生档案管理制度的正常运转。首先规章制度不严格导致了学生档案收集、整理、归档出错，然后学生对于档案管理的借阅、转出和利用造成困扰。其次学生因此填写内容不完整，移交手续不缜密，档案管理没有形成统一，影响高校档案管理工作的质量，达不到档案管理的客观标准。

4.管理工作投入不足

高校档案管理是学校拥有大批高质量人才的体现，它存在工作投入不足的问题。档案管理的信息化和网络化没有得到校方领导的重视，档案管理设备和人员配备都不充足，也不具先进性，并且管理方式落后，整个高校档案管理工作缺乏发展力，导致档案管理工作频繁出现问题。首先档案库房纸质腐烂、照片褪色、录像带及录音带老化、档案字迹模糊等没有得到相应解决。其次没有发展经费供档案管理部门优化管理环境，使档案库房达不到标准水平，影响档案管理人员工作质量，增加工作难度。

3 高校管理工作完善措施

1.建立学生档案管理制度

档案管理部门要明确工作职责，并各司其职，而且学生归档时间必须有时限性，存档标准要严格，例如学生心理健康、学习成绩、学籍档案等要有一个明确标准，保证学生档案的质量和有效性。要合理规划，把相关目标和严格对待的问题建立一个学生档案管理制度，促进档案管理工作的良性循环。

2.加强管理队伍建设

校方领导首先要给予档案管理部门经济支持，要求該部门设置专职管理学生档案的职位，防止人员变动导致档案的流失和接收不明确等问题发生。其次档案管理部门应当加强队伍建设，培养管理人员业务能力，提高业务人员综合素质，并且加强日常交流，互督互促，提高档案管理工作质量。

3.高校学生正视管理制度

高校领导以及档案管理工作者要明白学生档案管理工作的重要性，因为学生档案关系到学生未来发展以及就业问题，要正确的看待学生档案管理制度，不足之处要及时修缮，要引起学生重视，毕竟学生档案管理的核心是围绕学生展开的，只有学生“遵法守法”，学校的规章制度才行之有效，学生档案管理工作才能真正提高。

4.采用数字化管理

各高校的发展速度在迅猛增长，全国大学生越来越多，管理难度相对较大，采用数字化管理是不二之选。首先计算机的普及和信息时代的潮流两大优势，都相应为高校学生档案数字化管理提供了坚实基础。其次高校学生档案管理阶层意识觉悟较高，高校专业管理人员和高校人才密切合作，为学生档案管理队伍建设贡献了发展基础，从而形成了一个有效、完整的学生档案信息管理系统，整体提高了学生档案管理的质量，减轻了管理人员工作负担。总而言之，学生档案管理工作是围绕学生开展的，学生档案与学生未来发展就业关系重大，校方要重视管理工作的加强、管理质量的提高、管理制度的完善。

因为工作人员管理意识不强，相关部门配备设施不充足，经费不宽裕，队伍建设没有发展力，管理人员少，工作态度松散，没有先进的管理方法等都是学生档案管理工作存在的问题。档案管理工作者要各司其职，维护管理系统的有效运行，管理阶层要指导管理人员业务水平，培养管理人才，提高工作人员综合素质。另外，校方领导要重视管理制度，更新管理设备，提高档案管理工作者整体工作水平。

参考文献

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