人力资源档案管理工作中的问题和对策探讨

苗青

摘 要：为了充分开发可以利用的人力资源，人力资源档案管理单位需要进行科学的档案管理。人力资源档案管理工作是人事人才管理工作的重要组成部分，是全面考察选人用人的重要依据，涉及到机关企事业单位人员的切身利益，因此，人力资源档案管理单位应该提高对人事档案管理工作的认识。本文主要从几个方面对人力资源档案管理工作当中存有的问题进行分析，提出了一些解决对策。

关键词：人力资源档案管理；问题；解决措施

在科技迅速发展的时代，人才作为对科技有重要影响的要素，其人力资源档案管理有重要的意义。随着社会的快速发展，人才流动性也相应大大增加，因此，影响人力资源档案管理的要素逐渐增多，过去的人力资源档案管理方式已经不适合当前的需求，其弊端逐渐凸显。作为人才资源管理的核心——人力资源档案管理，很多管档单位没有注意到其重要性，并没有建立相应完善的档案管理，缺乏相关设施的配备。从目前的形势来看，现有的人力资源档案管理制度存在很多问题，处于混乱的状态，长期发展下去会加深人才资源档案管理中存在问题。要想使人才档案在办理保险、调整工资、办理退休等方面发挥其应有的作用，就需要及时发现其中存在的问题，并及时解决，以便促进机关企事业单位更好发展。

1 人力资源档案管理工作中的问题

1.1 工作效率不高

为适应社会和机关企事业单位发展的需要，机关企事业单位的相关工作人员对人力资源档案管理工作有了比以前更高的认识，传统的管理观念也在进行转变，但是还存在很多问题，那就是其人事档案管理过程中相关工作人员的工作效率不高，不能及时把人事档案整理清楚，顺序混乱，投档材料不及时入档，现在也没有及时的传送到档案管理网络上，整个工作呈现一种滞后的状态，严重影响了档案的利用和相关工作的开展。

1.2 日常管理工作中存在漏洞

机关企事业单位在进行人力资源档案管理工作时，不能很好的按照相关制度开展工作，同时相应的管理制度也不能紧跟机关企事业单位发展的需要进行实时更新，工作人员对这项影响机关企事业发展的重要工作缺乏正确的认识，同时没有设立相应的监督机构，人力资源管理的工作人员没有相应的约束机制，在进行人事档案管理时出现很大的问题。

1.3 服务能力有待提高

人才档案的服务能力在机关企事业单位的整体工作任务中没有得到很好的彰显，人才档案在管理应用中在某些环节出现极端问题，由于人才流动的加快，很多人把档案提走使用后没有及时归还甚至丢失，严重影响了以后的工作开展，不利于人员的合理使用。而人事档案对于社会的发展和机关企事业单位的人才管理有重要的影响，因此要大力探索更好的人事资源管理模式，提高人才档案的服务能力。另外，负责档案管理工作的工作人员缺乏专业认识，不重视档案管理工作的重要性，工作能力和服务水平有待提高，对于人才档案的管理和信息调用没有深刻的认识，不利于机关企事业单位的人才资源档案管理工作的开展和完善。

2 人力资源档案管理工作中存在问题的原因

2.1 工作管理体制的不规范

很多档案管理单位对于人事资源档案管理工作不够重视，对于人才的档案管理工作缺乏深刻的认识，没有为之建立规范的工作管理制度，这样的问题在中国的大多数管档单位中普遍存在，由于领导层的不重视，再加上人事资源档案管理工作体制存在着很大的欠缺，人事档案管理的问题不能得到很好的解决，这会严重影响机关企事业单位的健康发展。

2.2 档案管理体制存在漏洞

人力资源档案管理的硬件和软件设施不齐全也导致了档案管理出现问题。档案管理的硬件和软件设施主要是指相应的档案馆和人员配备。但是，从目前的形势来看，很多机关企事业单位在这方面的投入不够，没有建立档案管理的相应体制和安排专门的人员，沿用过去传统的档案管理体制不适应当前机关企事业发展的需要，传统的纸质档案管理办法容易受到时间的影响，出现纸质变黄甚至被虫蛀等问题。在现代化技术时代，人工记录人力资源的办法已经过时，机关企事业如果没有紧跟时代潮流更新档案管理体制，就无法适应社会信息化发展的需要。当今也有很多机关企事业单位采取了计算机手段，采用了先进的技术对人才资源档案进行管理，但是还没有得到充分的开发，并没有在人事档案管理上得到广泛应用，相关人员计算机使用水平有待提高，这些都是影响档案管理工作的因素，机关企事业应该在档案管理体制上进行探索，紧跟时代发展适应机关企事业发展需要。

2.3 管理人员的服务能力有待提高

在传统管理理念的影响下，机关企事业单位工作人员对于人力资源档案管理的认识缺乏，不重视该项工作的作用，没有为档案管理工作配备专门的人员，而且采取了一岗多职的办法，人事档案管理工作的工作人员频繁进行更换，没有延续性，自身兼有其他职位，对档案工作兼顾不过来，这样发展下去，严重降低了档案管理人员的服务能力，不利于机关企事业单位进行档案管理。随着机关企事业单位的发展规模不断扩大，员工人数也会增加，因此档案管理工作的任务增加难度系数变大，因此对于管理人员的服务能力应该充分重视，设立专职，紧跟机关企事业单位发展的需要。

3 提高人力资源档案管理工作的措施

3.1 提高工作效率

为了适应机关企事业单位和社会人才流动的需要，应该进行专门的人才资源档案管理工作培训，提高机关企事业单位管理层和相关人员对档案管理工作的认识水平，设置专职人员，进行信息化管理，设计奖惩制度，安排监督人员加入到档案管理工作当中，提高人力资源档案管理工作者的工作意识，在各项制度的合力下促使工作效率的提高。

3.2 不断改进管理方式

机关企事业单位要随时应用新技术进行管理，紧跟时代潮流。信息化技术已经融入生活当中的方方面面，社会发展速度加快，人才流动速度日益频繁，人才的资料信息更新速度加快，在这种情况下需要对人才资源档案进行数字化管理，建立相应的信息存储，对档案的管理要严格规定格式以及信息获取途径，为机关企事业单位建立电子帐号，便于信息查询和共享。数据化的管理有利于人才的调动等一系列工作的开展，电子储存方便信息提取和查阅，科学的管理方式对于人才资源的管理具有重要的意义。

3.3 提高员工的职业能力

机关企事业单位人才资源档案管理的工作人员需要具备专业的素质和技术水平，有强烈的档案管理意识，对工作人员的要求有利于机关企事业单位进行人才录用和调动管理。对于档案管理人员的自身素质和专业知识要求，体现在很多方面。既要有专业的业务能力和诚恳的服务态度，还要注重工作人员的政治素质和实际工作能力，机关企事业单位可以通过对员工进行专业培训，灌输正确的工作理念，培养档案工作人员的业务能力和水平，同时要督促档案工作者进行政治意识学习，提高思想道德修养，有责任感，不泄露员工机密档案，服从机关企事业单位的工作安排。加强工作岗位业务能力学习，珍惜本职工作，为机关企事业单位服务。另外，档案管理工作人员要随时关注社会变化，进行调查研究，制定合理的管理细则，提高机关企事业单位档案管理工作水平。

4 结束语

人才对于机关企事业单位的发展起到了重要的作用，而人事档案的管理对于人才的发现和使用提供了必要的依据，是人事管理工作的重要部分。对于人力资源的管理，要做好最基础的工作——人才档案管理，在机关企事业单位管理当中占有重要的比重，掌握了机关企事业单位人员的档案信息，可以方便管理人员对人才进行调动、调整工资、办理退休等，机关企事业单位可以有效的掌握人才的各项数据资料，便利机关企事业单位管理。

参考文献

[1]周敏华；人力资源档案管理工作中的问题和对策探讨[J]；办公室业务；2015年第5期

[2]耿洁；探讨人力资源档案管理存在的问题及对策[J]；城建档案；2016年第1期