研究生学位档案在信息化背景下的管理探索

耿芸

[摘 要]随着研究生招生规模逐年扩大，研究生档案管理也变得越来越复杂，研究生档案管理直接影响学生档案的规范化管理。本文对高校研究生档案管理工作的现状及存在问题进行分析，并结合信息化技术的不断加强，提出高校研究生档案管理的相关策略。

[关键词]研究生；学位；档案；信息化；管理

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2016.08.148

[中图分类号]G647.24 [文献标识码]A [文章编号]1673-0194（2016）08-0-01

当前各高校越来越重视研究生学位档案管理工作，其管理方式和管理效果直接反映高校的教学和科研相关过程，以及研究生的自我学习状况，还能反映出导师研究课题的状态。因此，做好研究生学位档案管理非常重要。笔者认为，做好研究生学位档案的管理工作的重点是逐步建立涉及研究生本人与研究生导师、研究生管理部门等众多部门人员的解决问题的机制。基于此，本文对研究生学位档案在信息化背景下的管理进行了初步探索。

1 研究生档案管理的现状及问题分析

第一，档案管理仍然沿用传统管理理念，没有结合信息化发展的成效，管理模式没有及时更新，管理手段落后，管理过程不规范。研究生档案管理工作没有得到足够重视。要不断提升管理人员的专业素质，更新管理方式。

第二，学校学位档案材料不全面，给后续管理造成障碍。另外，信息收集不全、案卷质量不高也是造成档案管理落后的重要原因。其中，信息不全的主要原因是管理工作没有按照归档要求进行录入。因此，要逐步加强信息化的引入，强化档案管理人员的责任心，只有这样才能不断加强工作人员提高对材料收集工作的重视程度，以达到全面收集、归纳材料的目的。

第三，信息化在研究生学位档案管理的使用程度不高。受传档案统管理方式的影响，出现研究生档案管理的信息化缓慢、信息管理的效率不高、档案信息管理的高效性和时效性不强，以纸质文件管理为主、档案信息遗忘和泄露等问题，工作人员的手工操作效率不能满足当今形势下档案管理的工作需求。

2 研究生档案管理的创新性策略

随着信息技术的不断发展，信息化应用得到不断普及。要实现学位档案的信息化管理，就要改变以往的管理方式，从静态管理向动态管理转变。要充分利用现代化的信息技术，提高研究生档案信息的收集、整理、归纳、查询等工作效率，实现档案信息传输快、资源共享性高等优势。由此可见，信息化与档案管理相结合，已成为现在信息化发展的必然趋势。逐步利用信息化的管理方式去改进落后的档案管理模式，不断强化现代化的管理手段与研究生档案现代化管理的结合程度。

2.1 建立电子档案，强化信息管理的时效性

传统的纸质档案收集并不能完全摒弃，应该实现和电子档案同时收集。具体来说，在信息收集的过程中，不仅要建立纸质档案，还要同时建立电子档案，将档案收集与现代化信息档案管理手段相结合，做到信息收集与信息互联网的互传，逐步提高档案管理的准确性及时效性，以实现研究生档案的在线管理。同时，学校要不断加快建設数字化档案馆，以满足学生和相关部门对学生档案信息的查询及管理需求，实现学校对研究生档案的数字化管理。例如，高校可以设置信息公开专栏网，使学生看到自己的信息情况，同时也能看到相关企业或者部门的需求，实时调整自身的发展方向与目标。

2.2 加强档案管理监督

档案管理制度的执行时效性极强，管理方案的制定要符合档案管理的需求。同时，校方加强监督相关管理工作，保证档案管理的高效性和准确性，制定更加完善的高校研究生学位档案管理制度。档案管理的安全性是在相关制度的保障下完成的，要不断规范研究生学位档案，包括信息收集、信息整理、信息关联等，以确保研究生档案管理有据可依。

2.3 提高档案管理人员素质，实现现代化管理

档案管理工作人员是档案信息的最先接触者，同时也是在信息收集与保存过程中的操作者，是使用档案信息的执行者，档案管理工作的效率依赖于他们的实际工作成效。信息化条件下的档案管理，不仅仅依赖于信息技术的发展，在一定程度上也依赖于档案管理人员的素质。因此，信息化档案管理的过程中应不断加强对管理工作人员的素质培养，真正实现人机合一的现代化管理。学校应该开设研究生档案管理的相关课程和培训，提高档案管理人员的专业水平和素质，使其更好地投入到学校档案管理工作中来。

2.4 强化档案信息的安全性

每个学生的档案信息都拥有电子认证信息，学生的信息面临着泄露的风险，不断强化信息的安全性对信息化管理的实效性提出了重大挑战。随着信息技术的发展，设计一套安全管理系统，保证个人信息安全非常必要。这样，学生的实时动态信息，都能得到很好的保障。研究生档案信息化管理过程中要不断完善校园网络，采用更先进的硬件设备和软件设备，自主研发相应的保护软件，结合信息管理中涉及的各部门资源，不断加强网络安全的监督与管理。

3 结 语

信息化管理新形势下，对档案信息管理发展制定新型管理方式，既反映出高校研究生教育和培养的先进性，也能体现出研究生课题研究方向进展程度和科研实践成果的进展程度。应依托现代化计算机信息技术的发展，创建学位档案信息化数据库，逐步实现研究生学位档案的全文数据库检索。

主要参考文献

[1]刘太胜.研究生学位档案在信息化背景下的管理探索[J].开封教育学院学报，2015（2）.

[2]李钰铭.研究生学位档案管理现状及精细化管理的思考[J].办公室业务，2015（24）.