医院电子文档档案的应用与管理策略探究

黄新金

[摘 要]随着信息技术的发展，经济水平的提高，计算机设备逐渐普及开来，并被应用于各个领域，尤其是事务性工作比较繁忙的医院，利用计算机管理档案，更方面、快捷，提升了医院的工作效率。而如何使用计算机对电子档案进行有效的管理，是医院的档案部门需要解决的难题。

[关键词]医院；电子文档；档案；信息管理

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2016.08.127

[中图分类号]G271 [文献标识码]A [文章编号]1673-0194（2016）08-0-02

随着社会的发展，人们的生活水平逐步提高，由于不规律的生活、饮食和卫生习惯、安全事故、老龄化等各方面的影响，医院中病人数量不断增加，医院的事务日益繁忙。为了更好地对档案进行管理，医院档案室逐步引入网络技术，实行电子文档档案管理，并与文档源部门、计算机和信息管理部门合作，提高了电子文档档案管理的有序性、高效性，但是在管理中仍然出现一些的问题，需要采取相应的措施进行解决。

1 医院电子文档概述

1.1 电子文档

电子文档主要是指以电子计算机、光盘、磁盘为载体的在日常生活中形成的资料。其具有以下几个特点：①需要借助电子设备进行阅读；②利用现代办公设备进行传输和处理；③共享时不受距离和时间限制；④保存过程中受到温度、湿度和防磁性等条件的影响。

1.2 医院档案中的电子文档

医院中的电子文档主要分为两部分：一部分是各部门自身创建的，这类文档生成之后，便由创建者直接采集下来；另一部分是从工作网络上采集而来，这类文档是从各部门的工作网络中获得，多是在部门间的业务交流、上下级之间的工作交流中产生，包括电子信件、电子报告单、电子文书等，各部门在工作过程中，为了工作需要将其下载下来。

2 医院电子文档档案的应用与管理

2.1 完善电子文档归档制度

2.1.1 建立电子文档归档队伍

纸质文档的归档工作，经过长久的发展，已经形成比较成熟的制度和专业的队伍，工作基础厚实，工作能力出色，归档队伍的内部建设比较稳定，分管领导、立卷牵头人、归档人员各司其职，分工合作，相互支持，工作有条不紊。但是将网络技术应用于文档的归档工作后，电子文档档案的整理方法与纸质档案的整理方法存在较大差异，原有的队伍无法适应新技术的应用，给立卷和归档工作带来极大挑战。为了在保存原有队伍、延续分工合作的基础上，保证电子文档档案归档工作的顺利进行，需要原有归档队伍人员掌握新的技术和方法，因此，需要对原有的归档队伍进行业务培训，使他们尽快掌握信息管理自动化的技术和能力，承担起电子文档的归档工作。同时，还可以通过招聘，选拔一批优秀的电子文档归档人才，在原有的归档队伍中注入新鲜血液，促进电子文档工作的顺利进行。

2.1.2 完善各部门分工合作收集归档制度

电子文档的来源广泛，制作文档的人也各不相同，有业务管理人员、信息管理人员、数据录入人员，还有计算机技术人员。电子文档的种类比较多，文档格式也存在差异，如何进行电子文档的整理、归档工作，需要建立相关的制度，通过制度进行约束，保证工作的顺利进行。每个单位都遵守立卷归档制度，可以将电子文档的归档工作纳入立卷归档制度中进行管理。电子文档涉及的问题比较广泛，纸质文档的归档制度仅靠档案部门即可，但是电子文档的归档问题需要文档源部门、计算机与信息管理部门、档案部门三方的合作，相互渗透，发挥各自的优势，分工合作，共同促进电子文档的生成。

2.1.3 实施电子文档“两套制”的归档程序

电子文档一旦形成，可以通过电子设备进行修改，与纸质文档相比，其劣势在于对于一些具有法律效力和凭证作用的文档，无法进行实质性的保存，仍需要借助于纸质的载体。现在对于文档档案实行“双轨制”，即电子文档和纸质文档并存，而归档的档案内容实行“两套制”，也就是纸质的文档与磁盘、光盘的文档两种不同介质的文档一起归档，是内容相同、介质不同的两套档案，并且两套档案均有备注内容：电子文档归档目录“备注”栏中标明相应的纸质文档的档号及存址，纸质档案的目录“备注”栏中注明相应的电子文档的编码及存址。现在还没有有效解决磁盘、光盘等电子介质的耐久存贮问题，所以，电子文档“两套制”的归档程序还需要应用比较长的时间，直至电子介质的耐久存储问题顺利实现。如果电子介质档案出现存储上的进步，可以将电子文档“两套制”的归档程序，按照主次进行存储划分，对于具有凭证价值的文档，采用以纸质归档为主、电子归档为辅的方法，而具有情报、参考价值的文档，可以采用以电子归档为主、纸质归档为辅的方法，可以有效地提高文档档案管理的效率。

2.2 选择合理的归档方式和途径

电子文檔的载体是光盘、磁盘等，稳定性比较差，如果保存不当容易受到损坏，而且无法再次进行阅读，与纸质档案相比缺乏稳定性和安全性，因此，对于归档方式的选择极其重要。通过长时间的实践证明，使用磁盘或光盘储存书籍资料，载体在传递过程中，容易受到损坏或出现数据丢失的情况，如果光盘质量太差，会影响数据的阅读，影响数据资料的正常流通。在实际工作中，为了避免数据丢失现象的出现，一般会进行多盘备份，这不仅使数据储存的工作量加大，而且增加了储存载体的数量，保管起来比较麻烦。目前，比较先进的是光盘存储，网络移交归档，比较简单、安全。

2.2.1 开通电子文档专递网

随着网络的普及和医院计算机管理网的建立，许多重要的文档被传输到网络中。大部分文档在被传输到网络中前，会由各业务部门进行挑选，并按照固定的格式要求进行格式的转换，保证文档可以在各个部门通用，而且安全可靠，这已成为归档工作的重点。以上是已经传输到网络中的电子文档，而对于还未被传输到管理网上的电子文档，如果经过验证，是比较实用、具有保存价值的文档，则需要由所在部门进行编辑整理，并及时传递给档案部门。为了实现电子文档的顺利传输与实用，可以利用信息管理网络的优势，在档案部门与各业务部门之间开通电子文档专递网，形成依附于信息管理网络之下的归档子系统。档案部门在对电子文档进行归档时，可以进行格式的转换，包括DOC、TXT、DBF、JPG、EXE等几种通用性的文档类型。

2.2.2 信息管理部门对电子文档的信息汇聚点进行归档

目前，许多企业单位的会计、档案部门使用自动化的设备辅助办公，信息工作的系统化和标准化水平越来越高，打破了单位分散的界限，向着“集中统一”的标准发展。计算机与信息管理部门是集中开发、统一信息系统的部门，起到带头作用，主要负责规划、统筹本单位信息管理工作，成为电子文档的汇集点，并由本部门的人才利用先进的技术设备对日常工作中的文档进行归档。

在医院中，可以利用网络优势建立内部行政信息管理系统，下设子系统，由计算机与信息中心对接收到的文档进行处理，再输送给各个部门进行文档资源的共享，并及时进行更新、完善。对于失效的文档，则由档案部门进行编排归档，一般由光盘存储，一式三份，一份使用、一份存档，一份异地存档。

医院的事务性工作随着医院的发展不断增多，文档的种类越来越多、应用范围越来越广。医院电子文档档案的应用与管理工作比较复杂，需要医院电子档案部门、文档源部门同电子与信息管理部门相互合作，在完善电子文档归档制度和选择合适归档方式的基础上，实现分工合作，保证电子文档归档工作的有序、高效进行。

主要参考文献

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