事业单位档案管理信息资源建设及共享模式分析

科技的高速发展，人类的每一个领域都被互联网占据着。档案作为重要的信息资源，承载人类活动的大量信息。由于社会信息基础结构的根本性变化，导致从根本上改变了事业单位所处的信息环境，实现了信息资源共享，社会得到不断发展。文章从事业单位档案信息资源建设及构建事业单位档案管理信息资源共享模式两个方面进行了详细的论述。

一、概述

档案在所有信息资源中始终是占重要地位的，它具有保密性、社会性及历史性。在信息技术大发展的趋势下，人们对档案信息资源也有了更多的需求，基于这种情况，就应该建立起一个完善的档案信息资源共享模式。目前，我国事业单位也在企业改革的深入下面临了全新的挑战，档案管理作为单位管理中的一个重要组成部分，其存在的问题也在逐渐显示出来。

二、事业单位档案信息资源建设

档案能将人类各种实践活动记录下来，并进行有价值的记录，其中也涉及了多方面内容。在整个文献信息家族当中，档案占据着重要位置。档案信息既可以依附于传统的载体，也能依附于其他载体。但是，只有实现档案信息资源共享才能在信息时代得到有效的开发和利用。实现档案信息资源共享主要是以网络为依托，利用互联网来向公众提供信息化服务。高科技的利用可以有效的整合档案信息，并建立起网络档案信息管理中心，加强管理档案信息。总的来说，可以将档案资源共享的特点归纳为以下四点：一是原始记录性，档案的出现体现出了一种人类生产生活方式，而不是通过加工、搜集信息。所以，档案因其较强的原始性这一特征而有别于其他信息；二是历史性，档案信息记录事实的历史事件，反映社会活动，有较强的回溯性。正是因为档案信息具有时效性，所以要及时采集、加工信息，将对人类有价值的信息提取出来；三是分散性，这里所说的档案分散性是指档案种类多，层次高低不同，记录风格各异，有的档案记录不全。但是，随着档案数量不断增多，必然会有价值较小的档案信息融入其中，由此便增加了档案资源的分散性；四是社会性，档案是用来记录人类生产生活的，具有社会性。此外，档案对多个领域的研究都具有历史价值和参考价值，也能产生一定的社会效益。总的来说，事业单位档案管理信息资源建设可以从以下两方面着手：（1）实现档案的电子化和网络化。计算机网络系统精确度高、运算速度快，实现档案网络化管理，便可提高事业单位档案管理水平，实现资源共享。（2）注重培养档案管理人才。一是研发管理软件，实现信息在不同单位、部门的有效传递。此外，不能忽视加密技术，对其有效利用能够在查看资料时防止资料泄露。二是重视培养专业人才，高校应多鼓励学生将理论与实践结合起来，完善档案管理发展模式。

三、构建事业单位档案管理信息资源共享模式

1、事业单位档案信息资源共享网络平台的构建及完善

所谓的档案信息资源共享网络平台实现信息共享主要是依托于当前的外在网站形式，因档案信息数据在内部的后台，所以对档案信息的浏览和查阅可以利用检索的方式。一般来说，可以从两个方面加强档案信息网络平台建设：一方面是将档案馆用数据专线连接起来，形成统一的集成数据内网，便于上传、整理档案信息。同时，对网站上的内容可以随时查阅，不仅方便也安全。此外，我们还可以利用互联网，将各个档案馆的信息都连接起来实现信息共享。为了访问档案内容的核心部分，还要设置一个特定的IP终端，也可以建立起密码或口令的访问形式。尽管这种形式所需的运行成本相对较低，但是也有一定风险存在；另一方面就是通过网站与数据库的连接建立起事业单位档案信息资源共享网站，并在其中加入通信、检索、留言等相应模板。

2、建立一套完备的事业单位档案信息资源共享区域总模式

在事业单位档案管理过程中，将其档案信息资源共享区域总模式定义为由单位的决策者来制定整合档案信息资源，同时将整合的资源项目逐一分配给单位的各个职能部门，数据信息被整合后再由各职能部门开设档案管理网站，使用者可以查询到相关信息。在整个过程中，数据资源的查找主要是通过事业单位的档案内网进行，对于审核通过的档案资源可以将其放置在网络平台中，公众在有需要时能及时的查阅。调查事业单位档案信息资源时，要充分调查各个档案馆，在此基础上才能够对馆藏资源有整体了解和把握，同时也对当前档案信息的利用情况有了全面的了解，这时再向上级部门汇报。除此之外，通过档案的使用需求可以明确事业单位档案信息资源共享的一系列相关事项，从而共享策略就由此建立起来。按照相关的档案馆资源利用情况及数据格式，建立统一集成的档案信息资源共享策略和数据库，方便网上信息检索，使得档案馆的资源信息都能被有效利用。

3、事业单位有必要建立起档案信息资源共享区域分模块

从我国事业单位发展变化来看，单位内部的档案馆已经都建立起了自己的档案信息资源数据库，并能利用相关的数据检索软件进行档案信息资源的检索工作。针对于这种情况，应在单位的内网中建立能查阅档案信息的专业网站，提供查询服务，并完善网络信息共享平台。尽管这种模式比较简单，但是能从根本上有效的避免数据整合步骤，更便利。

四、结语

综上所述，通过上文的分析可知要实现档案信息资源共享已经成为了当前学术界的一个焦点话题。只有最大限度的开发利用档案资源信息，才能推动档案信息资源的共享，才能为人类提供更多有价值的信息。

（作者单位：吉林省洮南市环境卫生管理处）