中职学校档案管理工作的优化策略

中职学校的档案管理工作是衡量一个学校教学质量和管理水平的重要标准，当前我们国家的教育正处于改革阶段，在教学改革的大背景下，对中职学校的档案管理工作也提出了新的要求，所以在新时期，中职学校要优化档案管理工作，总结现在中职学校在档案管理工作中存在问题，对这些问题进行优化改革，提出相应的中职学校档案管理工作的有效措施，这样才可以使中职学校的档案管理工作适应新时期的发展，本文就中职学校档案管理工作的优化策略展开论述。

中职学校档案管理工作具有很强的挑战性。中职学校在今后的档案管理工作中，应该很好地把文秘工作和档案工作结合起来，不断提高档案管理质量，提高档案管理工作人员的工作效率。目前我们国家的档案管理装备还比较落后，正在向电子归档、微机检索过渡，这一项新的档案管理形式给中职学校提供了更多的学习机会。笔者深信，只要中职学校管理档案工作者以高度的职业责任感和较强的敬业精神对待档案管理工作，就一定能促进中职学校档案管理工作向规范化、科学化的方向发展，从而为中职学校档案管理工作提供更多更好的信息资源。

1当前中职学校档案管理工作存在的问题

1.1中职学校对档案管理工作的重要性缺乏认识

当前很多中职学校对档案管理工作的重要性缺乏认识，片面的认为中职学校不同于政府职能机构，档案管理没有必要具备高标准要求，意识不到档案在中职学校中的进步作用，从而导致中职学校对档案管理的经费投入严重不足，使档案管理工作因为资金缺乏而无法开展，所以导致中职学校的档案管理缺乏规范化。中职学校对档案管理资金投入不足，就会使档案管理的工作人员失去工作的的兴致，工作的质量严重影响中职学校的名声，给学校带来没有必要的问题。

1.2档案管理人员缺乏专业水准

当前很多中职学校严重缺乏专业档案管理的工作人员，甚至有些中职学校没有专门从事的档案管理的工作人员，只是随便配备一些学校的工作人员兼职档案管理人员。在当前的中职学校的档案管理人员很多不是档案专业出身或者没有经过专业培训就上岗，所以这些档案管理工作人员不具备最基本的档案管理业务知识，业务水平相对较低，缺乏专业水准，在对中职学校的档案进行科学、合适的整理、分类、归档、保管、利用方面不能很好的把握，中职学校的档案管理工作很难实现规范化、科学化的管理。

1.3中职学校的档案管理模式落后

受传统档案管理思想观念的影响，当前很多中职学校的档案管理模式依旧陈旧落后，已经远远不能适应新时期中职学校档案管理工作的要求。甚至有一部分中职学校档案管理工作现在依然停留在传统的手工管理工作上，中职学校的文件立卷归档后，档案管理工作人员还需对这部分文件进行加工，不但档案整理的工作量巨大，而且档案管理的质量和工作效率也很低，不能让档案管理人员有效的开发与利用某些有用的档案，中职学校档案管理模式落后，必然会影响到档案管理工作的正常进行，给中职学校带来不可避免的麻烦。

2当前中职学校档案管理工作的有效策略

2.1中职学校对档案工作要有高度的认识

中职学校要实现由传统档案管理工作向当代档案管理工作的成功转化，就必须重视档案管理工作的规范化，这样才能在中职学校实现文秘工作和档案管理工作的真正交融。中职学校要加强档案部门对文件管理的超前控制，这样才能保证档案管理的质量，同时中职学校还要尽量减少档案部门的工作程序和繁琐的移交手续，避免重复立卷，增加档案管理工作人员的工作强度，使档案管理工作流程更加科学化、合理化。不仅中职学校的领导人要提高档案管理的认识，档案管理的工作人员也要提高档案的管理认识。中职学校的档案管理工作人员作为学校办公室的文秘性质工作人员要不断总结自己的工作经验，对遇到的困难要多请教上级的主管部门，不能凭主观臆断档案文件的价值，一定要结合中职学校的职业特点，创造性地使用档案管理的措施。同时档案工作人员必须强化责任意识，树立精品观念，加强职业意识。中职学校档案管理工作人员要不断接受新信息，扩大专业知识视野，提高自己的鉴别能力，充分利用和同事办公的机会，主动向优秀的同事学习編纂各种档案的科学方法，如组织严格、会议简介、大事记、统计数字汇集、会议简介等，从而达到资源共享的目的。中职学校提高档案工作要有高度的认识，才可以使档案管理工作适应时代的发展，使档案管理工作走上正轨。

2.2中职学校要规范档案管理工作

档案管理工作一般是完成中职学校文书处理工作，也可以说是完成了传达和记述使命而以便查阅的历史性文件。由此可见公文形成是档案管理工作的起点，规范公文处理，把好公文形成这一关，是做好档案管理工作的基础，并且公文拟制是公文形成的关键环节，中职学校的文件根据各个部门的管理来拟定，中职学校有的部门的公文是由办公室统一拟定的，有的部门则是由相关部门起草然后交由办公室负责印发拟定的。现在就用后者来举个例子，由于一个部门有若干职能，部门的写作人员的水平、素质各不相同，对公文起草工作相关要求的理解存在差异，导致起草的文件的质量也存在差异。中职学校的档案管理工作的规范化必须从平时做起，对于中职学校领导下发的文件，档案管理工作人员做完收文登记后，首先应鉴别该文件是否具有保存价值，如果该份文件在现行的传达工作结束后，就没有实际的效应，这样的文件便失去其保存的社会价值而被淘汰；而另一部分文件，在传达执行之后，在以后的中职学校管理工作依然具有意义，这样的文件档案就具有储存价值。这样对日后有用的文件档案中职学校的档案管理工作人员要做好保存工作，以便使后人通过中职档案管理人员的记录，进行借鉴和利用，因此档案管理工作人员应按档案整理规范要求，用订书机重新装订之后进行传阅，阅办完毕后，已初步进入归档程序，进一步归整，以备中职学校平时查阅。所以中职学校要规范档案管理工作，使中职学校的档案管理工作井然有序。

2.3中职学校要加强档案管理工作的评估

中职学校的公文形成后，经过档案管理工作人员的的归纳整理，待文件涉及的事务处理完毕，档案管理的工作人员即可以对公文的保存进行价值评估，根据公文的类别和重要程度分别进行初步的筛选和整理，将一部分普通的、不重要的（但不能立即或随意销毁，而是放到统一管理的地方）的文件归类放置；将涉及中职学校改革、发展、稳定的重要性文件留下来，以备不时之需。中职学校的评估工作对档案管理工作人员是个严峻的挑战，它不仅要求档案管理工作人员有发展的眼光和敏锐的洞察能力，能够在数量众多、内容庞杂的文件中挑选出那些具有保存价值的重要文件进行归档，供日后的工作查考利用，而且要做好该项工作，档案管理工作人员要有高度的职业责任感。中职学校的档案管理工作人员要有较强的职业悟性，最好是可以随时将“档案”装在自己的头脑里，要有对中职学校档案历史负责的态度，使档案工作平时化、平常化。因此，中职学校的档案管理工作人员务必要按照国家法律法规的的要求，规范地、科学地办理好每一份档案，对每一份档案做出科学的评估。同时中职学校的档案管理工作人员要不断提高自己的专业素质和综合素质，档案管理工作具有较强的专业性和技术性。在日常工作中，档案管理的工作人员要重视档案知识的学习，加强档案意识的培养，经常将档案管理的书籍放在身边，有时间就可以学习，像《档案管理学》、《档案管理基础》等书籍，檔案管理工作人员可以放在办公室以便在需要时及时查阅，真正做到边工作，边学习，这就是所谓的在实践中逐步提高自己的理论水平的具体体现。在中职学校的日常工作中，很多档案工作人员都兼任秘书工作，因此中职学校一定要重视对形成档案的公文进行科学地评估归类。

3结语

综上所述，中职学校的档案管理工作中存在不少问题，有的部门因为受传统观念的影响，档案管理工作不能适应新时代的发展，但是在学校档案管理工作人员的努力下，中职学校采取了有效措施，使档案管理水平不断的提高。中职学校档案管理工作在公文最初归档时要认真检查形成公文的一系列材料，如果档案管理工作人员发现有附件而未及时归档的要积极提出问题，如果有外来文件未按时上交的档案管理工作人员要跟踪收回，以免长时间留在自己手中而遗失给整个中职学校带来不利影响。档案整理工作应注重细节。对于中职学校自生文件，领导签发后，应对该文件的所有资料全部收集，按照时间顺序依次整理。整理之后在统一装订成册，由“页”变成“件”，再由“件”变成“卷”。这样才算初步做好档案入库前的各项准备工作。

（作者单位：中山市中等专业学校）