新形势下企业档案管理信息化建设探究

韩佳丽

[摘 要]企业档案管理是目前路桥企业所提倡的精细化管理的重要组成部分，在新形势下，企业管理信息化是企业逐步实现现代化的一个重要里程碑，而目前企业档案信息化的管理方式已成为我国桥路施工的必然战略，应通过持久的产品科技，商业管理的创新和细致化的营业手段来获取持久性生长。怎样在当前的历史阶段，通过档案管理化的制度和信息化的管理方式，来营造企业的核心凝聚力已成为社会各种行业的重点。

[关键词]新形势下；企业；档案管理信息化

随着社会的不断进步，我国各方面的建设都取得了不小的成就，并且逐渐走向了正规化行列。路桥施工企业的工程档案，是企业在工程项目施工阶段形成的，对国家、社会和企业具有保存价值的，以文字、图纸、图表、声像等为载体的文件资料。它是基础设施建设项目档案的一个重要组成部分，也是科技档案的一个有机组成部分。近年来，广东华盟路桥工程有限公司有效开展档案信息化建设工作，不断确保工程档案的原始、真实和完整，有效发挥了档案管理在保证工程施工质量和延长工程使用寿命中的重要作用，笔者对此做了研究和分析。

一、开展档案信息化建设内涵

档案信息化建设突破同一份档案同一时间内无法提供多人利用的瓶颈，实现档案信息资源的网上传递和共享。实现网上浏览、查阅档案，能够很好地保护档案原件，最大程度减少档案原件因调卷、翻阅等直接接触过程中产生的损耗。档案数字化过程中会对档案原件整理，对于破损的档案原件修复，对扫描完的图像进行去污、校正等处理，使档案信息清晰、可辨，方便查阅利用。避免传统档案利用方法对档案资料实体的多次辗转所造成的大量时间浪费和重复劳动现象，可解决档案反复借阅利用和档案保管的矛盾。

二、实施档案信息化建设的做法

（一）实施档案数字化战略，提升档案服务能力将档案信息化建设纳入企业信息化建设总体规划和目标，将数字化技术、网络技术广泛应用于档案管理。建立室藏档案案卷级或文件级目录数据库。对重要的和利用频繁的档案建立图像数据库。纸质档案全部实现数字图像与相关联的目录数据的挂接，能进行全文检索、浏览。实现办公自动化系统与档案管理系统相衔接，档案部门在网络环境下能够实现对各类电子文件的收集、整合、控制和传递。文件形成部门负责鉴定归档电子文件的真实性、完整性和有效性及确定密级和划定保管期限。重要电子档案进行纸质等载体的异质备份。电子档案一式三套存储在脱机载体上。收集和传递网络化，拓宽管理思路，实现文档一体化和重要档案的全部数字化，实现档案资料的网上远程查询和借阅功能。

（二）保障档案信息化过程中档案实体的安全在档案数字化加工项目中，对每一项任务进行数字化加工的过程可以分为提卷出库、档案查卷、编写页号、拆除装订物、数据录入、目录核校、纸面处理、档案扫描、扫描抽检、图像处理、图像质检、格式转换、转换核查、数据挂接、档案装订、总质检、还卷入库等环节，每一项任务以“提卷单”为开始，以“流程单”为过程跟踪，以“还卷单”为结束。

1.提卷出库。在档案数字化加工项目中，每次提卷，档案管理人员负责对出库的档案实体进行出库登记，并由档案管理人员和提卷出库人员共同签字确认；提卷出库人员负责填写《提卷单》相关信息，包括调卷时间、全宗号、年度、起止卷号、所调卷数等信息，对于调卷时所缺的卷，在《提卷单》上要明确进行说明，对短缺以及其他特殊情况的处理要进行详细记载，最后需要由提卷出库人员和档案管理人员一起进行签字确认；档案管理人员陪同、跟踪、监督提卷出库人员将档案实体从用户库房运送到加工现场的全过程；项目负责人对进入加工现场的档案实体进行入场登记，并由项目负责人和提卷出库人员共同签字确认；项目负责人在调卷记录中签字确认。

2.档案查卷。在档案数字化加工项目中，档案查卷人员对所提案卷进行逐卷检查核对，核对案卷中是否有卷内目录、备考表，并将检查结果记载到《流程单》，对拟扫描档案逐份进行鉴定，区分扫描件与非扫描件。档案严重破损、污染和字迹褪变等情况在《流程单》相应栏中标注清楚“此件不扫”“此页不扫”“原件破损”“原件模糊”“原件残缺”等情况说明。最后，查卷人员将形成《流程单》加入到案卷首页，保证案卷与《流程单》的一一对应，查卷人员在处理完每一卷档案后，需要在《流程单》上填写查卷相关信息，同时利用“文档数字化管理系统”中的“档案查卷”功能，将查卷相关信息记载到系统中。

3.编写页号。在档案数字化项目加工中，编写页号人员负责对每卷进行页号的编写，在编写页号过程中，编写页号人员要将文件中遇到原件有破损、水迹、墨迹、字迹扩散、复印件、传真件、破损、虫、霉的情况详细记载在《流程单》中，编写页号人员在处理完每一卷档案后，需要在《流程单》上填写编写页号相关信息，同时利用“文档数字化管理系统”中的“编写页号”功能，将编写页号相关信息记载到系统中。

4.拆除装订物。在档案数字化加工项目中，装订物拆除人员负责对每卷进行检查，如果发现装订物，如原金属装订物及一般线装物，需要采用夹子、剪刀等相应拆除工具，将装订物进行拆除，但必须小心细致，不得损坏档案，当完成一卷的装订物拆除工作后，装订物拆除人员需要在《流程单》上填写装订物拆除相关信息，同时利用“文档数字化管理系统”中的“装订物拆除”功能，将装订物拆除相关信息记载到系统中。

5.图像处理。在档案数字化加工项目中，图像处理人员需要对扫描后生成的图像文件进行进一步处理，可以利用“文档数字化管理系统”中的“图像处理”功能，根据《流程记录单》，图像处理人员将记录的文件个数与实际图像个数进行核对，采用专业的图像处理软件将图像中不符合需求标准的地方进行处理，在处理过程中将不合格的页记录在《流程单》中并返回给扫描环节，并监督扫描人员将其修改，从而确保数字化加工的图像质量，图像处理软件功能主要包括：去黑边、去污点、去污渍。扫描后形成的文件可能会存在黑边、零散的小黑点、大块的污渍等情况，用户可以根据不同情况自动去除黑边、污点、污渍，并且可以对处理的阀值进行设置；拼接、拆分文档。系统支持对一批图像文件进行扫描、纠编、去污等操作的批量处理，从而提高处理效率。图像处理人员在处理完每一卷档案后，需要在《流程单》上填写图像处理相关信息，同时利用“文档数字化管理系统”中的“图像处理”功能，将图像处理相关信息记载到系统中。

三、开展档案信息化建设实施效果

电子文件归档功能植入办公自动化系统，实现电子文件归档与电子档案的全程管理，档案管理信息系统建设会更科学、规范和有序，升级以后的档案系统功能更灵活方便。电子文件归档、新系统服务功能更完善更强大，助推档案信息化管理工作更趋规范化、标准化。