高校办公室精细化管理探析

2016-04-13陈琳

宿州教育学院学报 2016年3期

关键词：高校办公室精细化管理策略

陈　琳

（泉州医学高等专科学校　福建·泉州　362011）

高校办公室精细化管理探析

陈琳

（泉州医学高等专科学校福建·泉州362011）

摘要：随着我国经济的飞速发展，各行各业在管理方面的要求也越来越高，而高校作为未来人才的摇篮，在办公室实行精细化管理很有必要。本文对高校办公室实行精细化管理的重要性以及实行精细化管理的策略进行了详细的阐述，希望对高校办公室精细化管理的进一步实施起到一定的促进作用。

关键词：高校办公室；精细化管理；策略

高校办公室能否对全校的教育、制度等方面进行有效地管理，直接影响着高校的教育水平和学生的素质。随着社会经济的发展，高校办公室的管理难度越来越大，很多高校很难有效地对教师和学生进行管理，如果不尽快对当前的管理制度进行改革，高校就很难顺应时代的发展，培养出高素质的人才。高校应尽快在办公室实行精细化管理，从而提高高校的管理能力和工作效率。

1精细化管理的具体含义

精细化管理最早起源于日本，在世界大战之后，日本经济遭到了重创，很多知名企业从此一蹶不振，而丰田公司敢于改变传统的思想观念，首先在管理中进行精细化管理，从而大大节约了生产成本，极大提高了生产效率，成功成为了汽车行业的领头人。本田公司之所以能在低迷的经济异军突起，就在于他精益求精的管理态度和认真踏实的工作态度，以最少的资金投入生产出最多的产品。

作为一种先进的管理措施，精细化管理主要是通过制定严密的规章制度，做到每一件事都认真对待，把工作任务细致地分配到每个人头上，从而保证各个部门精密地进行每一项工作，保证工作的质量。

而高校办公室的精细化管理主要要求办公人员做到以下三点：第一，办公人员在工作中要明确工作的重点，在不同的时期制定不同的工作方案，从而保证工作的方向正确，避免走弯路。第二，保证工作的细致，注重每一个细节，把精细化管理落实到实际工作中，第三，一定要在工作中节流开源，对那些繁琐的会议能免则免，严禁铺张浪费，从而减少工作中不必要的开支，把节约二字刻在每一个工作人员的心头，像丰田公司一样对待每一个工作步骤，真正做到工作的精益求精。

2实行办公室精细化管理的重要性

随着我国素质教育的进一步实施，高校之间的竞争也越来越激烈，高校管理办公室为了增强自身的竞争力，就必须改变现有的管理模式，实行精细化管理来增强自身的管理水平。“千里之行，始于足下”，高校的整体管理水平，是从管理办公室处理事情、召开会议、制定制度等许多小事上体现出来的。部分高校的管理者不重视这些小事，认为管理办公室是做大事的，不必在细枝末节上下功夫，这种想法是完全错误的，殊不知一件小事最终可能会产生极为恶劣的后果，办公室人员少接一个电话，可能就会错过上级领导的指示，耽误学校的发展，办公室人员在撰写制度文件时错写一个字，可能会令制度的本意发生极大的变化，因此，实行精细化管理很有必要。

3在高校办公室实行精细化管理的方式

3.1改变办公室人员的传统观念

“办公室工作无小事，事事皆大事”。每一件事都认真对待是一名办公室教师必须具备的品质，然而目前一部分办公室人员粗心大意，办事不认真，思想还停留在传统阶段，没有意识到精细化管理的必要性。高校要想成功地提高自身的管理水平，第一件事就是提高全体办公人员的素质，对行政管理人员严格要求，不能像从前那样只喊口号，光说不做，而要把精细化管理落实到实际的工作中去。高校应经常对工作人员进行培训和思想教育，尽量提高工作人员的管理水平和政治素养。办公室领导在日常工作中也要以身作则，重视细节，严谨的对待每一件事，同时设立合理的淘汰机制，清除那些办事不认真，工作态度差的管理人员，从根本上提升办公室人员的整体素质。

3.2增强办公人员的责任意识和工作质量

高校办公室的工作直接决定了高校整体的工作效率。而责任心直接决定了办公人员的工作成绩，一个工作人员即使专业水平再高，工作能力再优秀，没有责任心，一切都是空谈。学校应大力推行务实之风，培养工作人员严谨踏实的工作态度。身为高校的行政管理层，一定要充分考虑到自身的工作对学校的影响，认真对待学校交给自己的任务，在工作中做到敢于迎难而上，不怕艰难困苦，积极思考，努力把每一项工作做好，对于出现的问题要敢于解决，不能逃避责任。当前部分办公室工作人员作出一点成绩就大肆宣扬，出现问题就四处推卸责任，在大是大非的问题上两面讨好，没有自己的看法，这种行为一定要严厉禁止。只有保证全体工作人员都拥有极高的责任心，才能令高校在管理上得到长足的发展。

提升工作人员的工作质量，是指高校办公室的办公人员在工作的过程中不能只求数量不求质量，不能只求效率不求质量。要保证每一项工作都认真对待，从而保证高校管理改革工作的进一步开展。当前部分人员认为自己只要在工作中不犯错就可以，对待问题不积极，事事都等待别人发表意见，这种工作态度严重影响了办公室的工作效率。领导应设立完善的奖惩制度，对出色的教师予以嘉奖，对长期表现不出彩，平平庸庸的员工进行批评，适当增加办公人员之间的竞争，令每一个员工都意识到工作质量的重要性，从而令每一位办公人员都“力争上游”，做到工作不出错，热情对待每一位前来咨询的教师，保证办公室的良好形象和工作效率。

3.3明确目标

当前部分高校办公人员在工作中没有具体的目标，导致办公人员失去奋斗的方向，造成工作效率的降低，因此在工作中设定一个具体的目标很有必要，它可以很好地帮助行政管理人员知道需要做什么和应该做什么，从而保证工作的顺利开展。同时为了进一步进行精细化管理，一定要把工作任务平均分配到每一个人头上，改变原来一个科室负责全部任务的工作方式，做到出现问题时有人负责。人人都有任务，每一件事都有专人负责，真正提高高校的办事效率。

3.4规范工作的流程

当前部分高校办公室的工作流程长，涉及层面广，造成工作秩序混乱，工作效率极低。所以高校办公室在工作过程中一定要建立完善的规章制度，保证工作的合理性和规范性，在任务完成的过程中，分清轻重缓急，每完成一部分任务，就继续制定新的方案，同时也要充分考虑实际情况，避免出现差错，从而保证高校的工作秩序和工作效率。