善用移动办公系统促进教学管理

江腾飞，林 慧

（福建师范大学a.旅游学院；b.物理与能源学院，福建 福州 350117）

善用移动办公系统促进教学管理

江腾飞a，林 慧b

（福建师范大学a.旅游学院；b.物理与能源学院，福建 福州 350117）

本文对移动办公系统进行界定，并指出移动办公在教学管理中具有广泛的应用领域，分析移动办公系统的基本配置和多种使用组合模式，并就善用移动办公系统促进教学管理提出相应的措施和方法。

移动办公；教学管理；措施和方法

随着网络技术、无线Wi-Fi、GPRS、4G网络、移动邮件系统及各大运营商网络、带宽速度等的长足发展，为移动办公的兴起提供了足够的支撑。何谓移动办公？移动办公又称为“3A办公”，是指办公人员可在任何时间(Anytime)、任何地点(An ywhere)处理与业务相关的任何事情(Anything)。移动办公系统平台，是一套建立在以手机、平板、笔记本电脑等便携终端为载体以实现移动办公的信息化系统。该系统将智能手机、无线网络、办公自动化系统三者有机结合，开发出移动办公系统，实现任何办公地点和办公时间的无缝接入，从而达到提高办公效率，节约办公成本等效果。[1]

移动互联网因智能手机、便携笔记本、平板等的普及已深入人心，并改变着人们的生活和工作。根据有关调查全球约有80%人经常会在办公室以外空间进行工作，其中又有43%的人使用的办公移动设备超过3种以上。新办公时代是一场基于云计算、无线技术、互联网技术、虚拟化技术的革命，它的影响力又远远超越了技术的范畴。迈入全新办公时代，世界的生产方式、生活方式发生巨大改变，新的需求迫使企业调整推动产业链变迁；企业产业链升级反过来又促进新的办公时代，实现生活与移动办公的“零区隔”。[2]办公与生活融为一体，“人在哪，办公室就在哪”变为一种新的办公方式。

现代高校教学管理的基本教学管理秩序化、规范化要求、及对学校事务的快捷反应等要求高校教育管理和行政人员在办公方面充分利用现代的办公工具，提高办事效率，确保准备率。加之工作人员出差流动的增加和教学管理、科研服务任务的增多，进行有效的移动办公及多人团队协作就变的更为必要。

1　移动办公系统在教学管理中的应用领域

通过无线网络、4G技术以及各种移动终端，从而实现将传统的纸质办公扩展到掌上办公系统。移动办公在教学管理应用广泛，主要可实现以下几部分：（1）移动行政管理。可通过学校OA系统，实现文件的网上起草、送审、查阅和批复及文件传阅、新闻报送等，提高传递效率，节约办公成本。（2）移动学生事务管理，可以通过本科或研究生的教学管理系统实现学生的注册、报到、在校统计、请销假制度，为教学管理人员提供移动式学生综合数据信息的集成共享环境，学生可方便的进行网上的请假等事宜操作。（3）移动教学流程管理。将移动端与互联网结合，通过实现本科及研究生信息系统的微信或者网页端的登录以及掌上教学系统开发，可直接实现移动教务管理，实现课程的调停课、成绩管理查询更改、论文程序从开题到送审答辩等一系列操作等，而且尤其对时间节点在晚间的操作利于及时跟进和操作以及质量把控。这样扩展了教学系统的覆盖和应用范围，缩短了信息发布与接收的时间，提高了教学管理的效率。(4)移动学生后勤服务。用移动互联网升级学生管理系统，可让学生方便手机访问网上图书馆、缴交学费、宿舍管理、申请后勤维修服务、校内网络费、饭卡等电子支付和购物等各类校园服务，让学生学习生活极为方便，也便于后勤管理人员进行管理和数据及时更新维护。(5)移动资产管理。可对学校固定资产管理进行精确化、规范化和动态化的管理，如使用二维码技术准确记录资产信息，使用移动端设备对固定资产进行标签扫描，及时更新资产存放地和网络自动识别，可以及时的掌握资产流动的状态和准确记录变动信息，实现对学校固定资产的日常操作流程动态管理与监控。

2　教学管理中移动办公系统的配置

2.1移动办公基本硬件设施

1.电脑计算机；2.智能移动手机；3.复印机、打印机及扫描机或多功能一体机；4.移动优盘和硬盘；5.路由器、无线wi-f i及其他网络设施等。

2.2移动办公常用软件

1.基本的办公软件如of f ice工具包、wps以及照相、美颜相机与图片查看编辑软件和搜索引擎软件等；2.即时通信软件如QQ、微信等。与好友进行即时信息传递及图片、文件传送，共享文件、发送离线文件以及实现群组功能等；3.邮箱工具，在手机端安装QQ邮箱、网易邮箱等客户端，进行移动端的邮件的更新和查询；4.各种云盘工具，如360云盘、百度云、金山快盘等，云盘具有存储容量大、免费、安全、便携、稳定等优点，而且实现跨平台文件存储、备份、传递和共享服务。可实现PC端和移动手机端、网页端等共同安装实现共享和多设备的文件上传下载使用；5.云笔记系列工具，如有道云笔记、为知笔记等，是跨平台的简单快速的个人笔记备忘工具，可以收集整理各种信息，进行会议记录、日程安排、生活备忘、拍照及添加图片为笔记并分享收藏资料等功能；6.CNKIE-Study、Endnote X7等科研管理软件和中英文的文献数据库使用，手机客户端可以下载中国知网客户端，进行文献的搜索和整理；7.RSS阅读收集器，如鲜果阅读器，inoreader阅读器及其他阅读集成APP如读写人、以及其他新闻阅读软件如网易新闻、搜狐新闻、澎湃新闻等；8.基本的手机端阅读、收听、视频软件如iRead、喜马拉雅FM、虾米音乐、网易公开课、学堂在线、中国大学MOOC、凤凰视频等等；9.Histcite、思维导图等专业软件，处理思维整理，快速定位核心文献等。10.其他小工具类软件如脉可名片、扫描全能王、文件转换等小工具。

2.3移动办公组合模式举例

在教育领域应用移动办公系统，可实现交互式教学并促进社会化学习，通过移动办公与管理、建立移动数字图书馆，为教育的信息化发展提供新手段。移动互联网技术在学校办公和管理中具有广阔的应用前景，利用移动互联网可以大大提高学校办公管理的效率移动办公。[3]通过在线团队协作的方式可以比常规协作在工作效率上得到明显的提高，而且可以做到及时更新和互动，减少外在的时空限制，更快更好的解决一些办公工作。事实上移动互联网越来越多的介入到学校的办公环境中，并且学校的管理协作方面也越来越多的跨校跨单位协作甚至发展出一些虚拟的团队协作。随着手机互联网用户的增加、4G网络及无线网络的发展，高校现在也有充分的条件利用移动互联网的平台，很多高校安装办公自动化的思路将一些应用系统从电脑扩展到了手机，改善办公流程、加强教学管理与学生管理。[4]下面介绍几种常用的办公组合模式，可以通过多种方式和多种工具进行组合，需要选择适合单位和工作任务的组合模式，关键是培养工作移动在线团队协作的习惯、形成惯性的工作解决方案，只有将新科技运用到整个高等教育的办公系统中而且普及开来才能形成行之有效的办公组织模式。团队协作的工具多种多样有为知笔记、WPSof f ice、百会在线办公、格子云办公、of f ice onl ine、Google Docs、Iwork、ZOHO等，这里主要介绍以下四种：

2.3.1WPSoffice轻办公

WPS轻办公可实现多文档、多平台、的多人办公协作。通过建立圈子，圈子共同对同一文档进行有关讨论、编辑、修改与存储。WPSof f ice轻办公核心功能主要有文档的云存储、云编辑、文档漫游、圈子协作讨论和文档历史版本等。

2.3.2利用微软of f iceonline进行多人协作办公

微软of f ice onl ine是一个免费的在线协作平台，可以在线创建Word、Excel、Powerpoint等文件，优点是可以实现多人的编辑协作，而且因off ice的普及较容易上手，但缺点是现在在大陆的访问速度并不快。进入of f iceonl ine后登陆账号后创建文件，命名编辑完文件可以通过邀请共享来共享给共同协作的伙伴，伙伴查收邮件打开后可进一步编辑文件。微软of f iceonl ine也可以实现单机文件的在线上传与协作。

2.3.3利用云笔记实现团队协作

通过利用云笔记如为知笔记等可记录对工作日程、工作计划和工作安排进行多层面的记录与整理。而且云笔记一般可实现资料共享和沟通协作。教学管理人员可随时随地记录和查看信息。所有数据在电脑、手机、平板、网页可通过同步保持一致。云笔记类工具一般使用简单且支持多终端的同步跨平台的多人协作。为知笔记通过收集、记录信息、设置管理员、超级用户、编辑、作者和读者五种群组权限级别实现团队协作。通过记录加发消息加讨论加反馈记录来完成一系列的沟通协作。最重要的是所有这些都在云端存储，团队的智慧可以永久保存，无论在路上、家里，甚至无网络情况下都能随时找到需要的资料。作为笔记类的工具简单上手容易，学习成本低，每个人都有天然的需求，可以用于个人的知识管理而且不用额外的工具即可完成协作，并且可以实现多种做笔记的需求。

2.3.4WPSof f ice+邮箱+云盘

云盘工具有金山快盘、百度云盘、360云盘、115网盘等，可以实现在PC端、移动端和网页端的多渠道使用，而且一般可以实现将邮箱中的材料直接发送到网盘。云盘作为资料的存贮与分享工具为移动办公提供了便捷，尤其是电脑端与手机端的互动，可以实现电脑、手机与平板的多终端的资料分享与文档编辑。

3　移动办公系统促进教学管理的措施与方法

1.要建立良好的沟通渠道，确保学生、教学管理人员可不受固定场所限制都能够保持联络并进行有效工作,实现在办公室、家里甚至路上也可持续的跟进工作进度。

2.打造学校办公自动化系统（OA系统）的服务平台，可以较好的实现单位通讯录、通知公告、集团短信、移动邮件、日程安排、院内文件、综合管理、流程审批等学校的办公管理。

3.鼓励学校内部、学院之间及教学管理人员使用相似的办公方案以提高办公归属感和办事效率，并积极推行无纸化办公和节约办公空间。如学院内部鼓励助管、教学管理人员将所有与工作有关的资料保存到学院建立的360云盘公共账号以及管理人员个人的网络硬盘或软盘上，师生就可以随时随地都可以查到这些资料，提高外出办公的效率。

4.充分使用学生教学信息管理系统。高校信息化管理建设的进展，将学生管理也纳入到信息管理系统中，要充分利用好系统资源准确高效的实现学生注册统计、学籍管理、成绩管理、论文进程、奖学金评定等日常事务管理及学生学业管理等学生培养各环节。

5.建立完善的技术解决方案，如专人管理IP账号，有专门的电脑修理和软件安装人员以及多功能一体机、电子屏等维修维护人员，并进行远程的协助。又如学校的研究生信息管理系统后面有专门的技术开发公司进行技术的支持与指导。

6.运用思维导图、流程图、表格等形成一系列的规范性文件和办事指南，了解办事流程和办事规范，进一步提高办事的准确度和效率。

7.运用Histcite等软件准确定位核心文献，运用中英文的数据库查找收集文献，并使用CNKIE-Study、EndnoteX7等科研管理软件进行文献的细读，标记和整理记录以及进行论文的写作和投稿。

8.充分利用校园内外资源，且通过VPN实现校外访问校内资源，方便及时获取校内独享资料，访问利用图书馆购买的内部资源等。

[1]韩超.移动办公期待与标准共舞[J].中国标准化，2012, (09):12-19.

[2]石海芹.行走的办公室——对移动办公方式的调查与思考[J].工会博览（下旬版），2015,(01):44-48.

[3]赵姝淳,孙曙辉.移动互联网技术在教育领域的应用[J].发明与创新（教育信息化），2014,(01):49-53.

[4]张良宾.浅谈移动互联网技术在高校管理中的应用[J].科技视界，2012,(19):177-178.

To Make Good Useof Mobi leOf f ice Systemto Promote the TeachingMangement

Jiang Tengfei,LinHui
(Col legeof Tourismand Col legeof Physicsand Energyof Fuj ianNormal University,Fuzhou,Fuj ian 350117)

This thesis aims at def iningmobi le of fcie system,and points out thatmobi le of fice haswide appl ication in the teachingmanagement.It analyses the basic configuration and a varity of mobi leof f ice,using combinationmodes so as to propose the cor respondingmeasures andmethods onhow toachievemobi leof f ice.

Mobi leOf f ice;TeachingManagement;MeasureandMethods

G 643

A

1672-2094（2016）04-00139-03

2016-04-14

江腾飞（1988-），男，山东青岛人，福建师范大学实习研究员，硕士。研究方向：高等教育管理。

林慧（1986-）,女，福建龙岩人，福建师范大学实习研究员，硕士。研究方向：高等教育管理。

责任编辑：张隆辉