浅谈房管档案信息化建设

孔祥武　烟台市开发区住房和建设管理局



浅谈房管档案信息化建设

孔祥武烟台市开发区住房和建设管理局

摘要：近年来，随着现代信息技术、房产行业的快速发展，房管档案工作要跟上国家信息化建设的步伐，政府、社会对房管档案信息化的要求日益迫切，实现档案信息化建设与国民经济和社会同步发展。

关键词：房管档案信息房管档案标准化信息网络管理网络实体档案

随着现代信息技术的发展，各行各业都处于数字化信息社会的环境之中。电子文件的大量出现，对传统的档案管理理论及其方法面对了严峻的挑战。党的“十六大”也强调，信息化建设是我国加快实现工业化和现代化的必然选择。近年来，随着城市化进程的加快和住房保障体系的建设完善，房管档案数量激增，利用率也大幅度提高，并日益暴露处效率低下、查阅不方便、共享困难的弊端，旧的档案管理模式已不能适应房管工作的发展需要。应逐步把房管档案基础业务建设的重心向信息化、现代化倾斜，以最大限度的提高房管档案的利用率。从另一方面看，房管档案工作必须跟上国家信息化建设步伐，实现档案信息化建设与国民经济和社会需要同步发展，笔者就房管档案信息化建设谈谈粗浅的认识。

一、房管档案信息资源建设

房管档案资源信息化的核心内容即档案信息资源的建设，而档案资源信息化的对象主要是档案资源。因此，房管档案信息资源建设水平直接决定档案信息化内在质量，关系到档案资源的有效开发和利用程度。首先，房管档案信息化离不开现代信息技术的支持。无论是档案资源加工的数字化，还是档案信息传输的网络化，都是以计算机技术、通信技术以及相关信息技术为工作手段和技术基础的，档案资源信息化离不开信息技术在档案领域的应用。房管档案信息化建设通常所用到的信息技术主要包括数据技术、数据库技术与数字化技术、网络及数字通信技术、数字信息存储技术等；其次，信息设备是实现房管档案信息化的物质支持，基础硬件设施主要包括网络设备、服务器、档案数字加工的输入、输出、存储、传输及其他设备；最后，充足的高质量的房管信息资源是信息化的基础。档案的信息化建设，档案部门对本单位的档案信息资源进行合理配置、分工协调，形成档案信息资源库，以有效提供房管档案信息。只有建立起资源配置合理、特色突出、利用方便的档案信息资源库，才能有效地实现房管档案共享。

二、加强房管档案标准化的建设

房管档案专业工作的标准化，就是制订、修订各种类别、各种层次的档案专业标准，并将其付诸实施的过程。必须认真组织力量，深入探索，把握房管档案信息化建设的特点和规律，加速推进房管档案信息化建设。要建章立制，进一步强化档案信息化建设和制度规范，制定和完善房管档案标准化建设和管理的法规标准，使档案信息化建设驶入规范有序的发展轨道。

三、房管档案信息安全保障系统建设

实施档案信息网络管理必须努力确保档案信息的安全。与一般信息相比，房管档案信息材料对安全、保密等方面要求更为严格，而计算机网络的开放性、集成性、共享性等特点，又使上网档案信息的安全受到一定的威胁。因此，实施档案网络信息化管理必须努力确保房管档案信息的安全。首先，必须对档案信息进行分析，分清开放档案信息和非开放档案信息，确定非开放档案信息的保密程度以及对不同利用者的限制范围；其次，制定严格的安全管理制度。应从机房管理、软件管理、监督管理等几个方面着手维护计算机系统的物理安全。再次，用户分类，设置权限。既要保证有权用户对房管档案信息的有效利用，又要限制用户的使用权限，保障档案信息的安全可靠；最后，数据备份，防止电子文档信息的丢失或失真。

四、对房管档案信息建设的建议

房管档案信息建设可以从几方面入手：1.夯实实体档案管理。夯实实体档案管理，就是加强档案的收集、整理和保管工作，从制度建设、整理方法、库房管理等方面入手，逐步实现房管档案管理的规范化、系统化和科学化。加强实体房管档案管理，认真把好档案的归档关，严格房管档案收集、分类、整理、立卷、保管等规范操作，做到收集齐全、整理规范、编号科学、保管安全。2.建立信息化管理机制。必须从实际出发，建立规范的信息化系统，既要按照国家推荐信息化管理的标准，又要根据房管系统业务特点和自身需求来制定相关管理标准体系，并在实践中不断进行完善。3.分步实施信息化建设。在实施房管档案信息化建设，应根据现有条件，有计划、分步骤地实施。在现有的基础上，再继续推荐房管档案信息数字化，规范数字化的流程和标准。建成统一的网络构架和目录数据库，在统一的数据库基础上推进实体档案的统一管理。4.重视系统安全管理。房管档案信息化管理实现了工作方式的现代化，进一步规范了工作的流程，提高了工作效率，促进了档案信息资源的共享与互通，但同时对网络的安全管理提出了更高的要求，这包括信息系统、硬件、软件、数据和网络各方面的安全。因此，要制定详尽的责任制度、安全保密制度，完善系统，做好服务器的配置，制定全面的安全措施。只有保证系统的安全顺利进行，房管档案管理现代化的目标才能实现。5.提高档案人员的素质。房管档案涉及到个人隐私、商业机密和国家机密，需要档案管理人员具有良好的政治方向和良好的职业道德。因此，需要房管档案管理人员进一步加强教育培训，通过岗位培训、继续教育、房产业务、计算机操作、网络应用等技能。此外，房管档案管理人员队伍应加大新鲜血液的加入，吸纳既懂房管档案管理工作有熟悉掌握信息技术的复合型人才，以适应房管档案信息化建设的需要。

总之，计算机网络、信息数字化的普及和应用，动摇了档案管理工作的传统观念，为房管档案管理信息化建设搭建了一个良好的平台。只有在加强房管档案信息资源建设、档案标准化建设、档案信息安全保障系统的建设等多方面多下功夫，不断摸索和积累经验，我们的房管档案管理工作才能适应现代化管理需求，且可获得自身的持续健康快速发展。