高校档案管理存在的问题及对策研究

李娟

（山东青年政治学院，山东 济南 250103）



高校档案管理存在的问题及对策研究

李娟

（山东青年政治学院，山东 济南 250103）

［摘要］作为高校的一项基础工作，高校档案的整理和保存事关学校的可持续发展，在高校自我认识、经验总结和规划发展方面起着不可替代的作用。目前高校档案管理工作在领导重视程度、电子档案保存、档案分类整理、工作人员素质、档案系统的电子化建设等方面都还存在诸多问题。对此，高校领导要加强高校档案工作的领导，制定符合高校自身特色的档案管理规章制度；更新管理理念，加强档案工作信息化建设和库房现代化建设；加强与高校其他相关部门的联动和配合。

［关键词］高校档案管理；档案管理信息化；电子档案；纸质档案

高校档案工作是高校的一项基础工作，在高校自我认识、经验总结和规划发展方面起着不可替代的作用。目前高校档案管理工作在适应信息化发展方面还存在诸多问题，亟需完善。高校领导需要高度重视高校档案管理工作，系统解决高校档案建设中的问题，保障高校可持续发展。

一、目前我国高校档案工作存在的问题

1.高校领导对档案的重视程度不够

档案是指国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。虽然档案管理工作历史悠久，但是很多高校领导和其他工作人员对档案工作依旧存在误区，对档案的作用和意义缺少足够的认识，没有认识到档案对了解学校历史、推动学校发展的作用，认为档案管理工作可有可无，对档案的重视程度不够，这就使得我国各高校的档案管理工作出现良莠不齐的现状。

2.电子文件档案归档保管与利用有待完善

在信息化环境下，纸质文件和电子文件归档都必然在新的管理模式下高效、有序地进行，学校各部门的兼职档案员利用网络收发文件，并将处理完毕的文件输入或上传到档案管理软件中。档案馆工作人员对进入系统的数据检查、验收，利用档案管理系统进行自动归档操作，生成电子档案和纸质档案，减少了录入的工作量，缩短了档案形成和利用的周期，提高了工作效率。

目前我国各高校的档案形式采用较多的还是较为传统的纸质载体的形式。随着电子技术的不断发展，电子档案逐步运用到了档案管理工作中去，但目前有相当一部分单位对电子文件的归档程序不明确，对管理软件掌握不够熟练，不能正确地运用档案管理软件系统，造成电子文件从形成到利用的各个环节，都有可能出现信息更改、弃用的可能性。［1］因此，建立并执行一整套科学合理严密的电子档案归档保管与利用制度成为了目前档案工作的一项重要内容。

3.档案的分类整理不够细致

档案的分类根据标准不同，形式也是多种多样的。学校档案的分类主要有以下几种：校史类、教学类、声像类、科研类、产品类、基建类、财会类、实物类等，而每一类又具体分为几个小项，这就使得档案的分类变得系统又繁杂。但很多高校只是将这些资料粗略地整理保存，并没有对这些资料从年份、类型等方面进行系统的整理、分类、标识、归档。

4.纸质档案长期保存工作问题严重

目前，我国的档案形式还是以纸质载体为主，因此档案的保存也就成为档案工作中的一个难点。纸质档案在长时间的保存之后会出现纸质变脆、文字渐渐模糊甚至字迹消失，过于潮湿或是干燥的环境都会对纸质的寿命、对纸质档案的保存产生巨大的影响；另外，查档翻阅也会不可避免地造成纸张的破损，借阅后在归还过程中有可能造成纸张的遗漏，这些都是纸质档案在保存过程中所面临的困难。尤其是对于年代较为久远的档案，在保存上更是困难。

5.专业档案管理工作人员少

由于档案管理工作是一项默默无闻的工作，也不像其它工作一样有定期的业绩考核，所以，长期以来，很多人对档案工作的认识就是你来档案我接收，不丢失、不泄密、能查找就可以了。［2］档案管理部门人员虽然基本都有大专或本科以上学历，但是专业和本职工作不对口，档案专业人员非常少，从事档案工作年限也不长，很多人没有档案管理经验。有的档案管理工作人员没有受过专门的培训，导致档案的整理杂乱无序不规范。

6.与其他相关部门之间的联动性不强

档案工作涉及的不仅仅是档案管理一个部门，需要各个部门的联合与协调。然而就目前的状况来看，在档案管理工作方面，除了档案管理部门，其他的部门都处在被动状态，使得档案管理部门的工作实施起来很困难。各部门与档案管理部门的沟通并没有专门的人员负责，造成了各部门存档资料混乱的状况。

二、高校档案管理工作完善措施

档案管理是一项系统工程，其建设中出现的问题也需要系统地来解决。对于当前高校档案管理工作中出现的问题，需要采取以下措施来应对和完善：

1.加强对档案工作的领导，制定适合本校的档案管理工作规定

对档案管理工作的人员配备上，要选择具备专业知识和保密意识强的高素质人才，定期对相应的工作人员开展相应的专业知识和保密的培训工作，定期考核档案管理工作人员的工作质量。对入馆的档案要做到整理符合标准、分类细致准确、收录登记准确无误、借档回收工作及时，定期对以往的老档案进行整理。工作交接之前要将自己负责的工作全部完成，不留尾巴，相关工作人员出现调动时，要做到提前通知、提前交接、循序渐进，切勿一刀切，做到相关责任落实到人。档案工作者还要增强加快档案信息化建设步伐的紧迫性和责任感，改变传统的“重藏轻用”的档案管理思想，改变“你求我供”的被动服务方式，改变手工管理和查询的方法，依靠现代化信息技术，转移工作重心，为主动服务、网络共享创造条件，为创建新的档案管理模式、真正实现档案工作的信息化做好充分的思想准备。［3］

2.更新管理理念，加强档案库房建设

随着档案数量的增加，传统的档案库房的管理理念和制度已经难以适应新时期的档案库房管理要求。采取科学的措施与方法，实现库房管理的科学化发展，逐渐成为档案馆现代化建设的必然趋势。就目前来说，档案的保存依旧以纸质为主，从档案的保密和安全方面来考量，档案馆的建设要做到独立，不要跟办公室、借档室同设一室，不要建立在人员密集的场所如办公楼或是图书馆等地。档案馆的建设还要做到防潮、防水、防光照、防鼠、防盗、防腐蚀、防辐射等。档案馆应该要积极参与改革，建立自我发展、自我约束的机制，推行质量管理、目标管理责任制，激发管理档案人员的工作热情，稳定档案人员队伍。［4］尽快建立以管理型人才为基础、复合性人才为重点、高科技人才为骨干的档案干部队伍体系，满足档案管理建设的需要。

3.加强高校档案管理信息化建设

加快档案信息化进程，拓展档案馆的服务功能，已经成为高校档案工作者的必然选择和迫切需要。随着社会的进步、科技的发展和办公自动化进程的日益加快，高校档案信息化建设已经发展到了一个新的历史阶段，传统的手工操作、整理方式、纸质档案的实体保存方法、人工检索、查询等逐步被现代化管理模式取代，信息化已经渗透到教学、科研、管理的方方面面，档案信息化已成为高校档案工作发展的必然趋势。高校档案信息化建设要以资源建设为核心，以纸质档案数字化为重点，以计算机网络建设为基础，以扩大档案信息资源开发利用为目标。

4.加强与高校其他部门的联动和配合

高校档案管理工作是高校的一项系统工作，与高校其他部门工作息息相关。高校其他部门应高度认识档案的重要性，做到需要存档的资料及时整理并移交档案馆，而不是被动地等待催促。对于经常借档的部门，要对相关人员做好保密意识和及时归档意识的教育，以防止档案被借之后泄密或是有借无还。

总之，档案管理工作看似不起眼，但其承上启下的作用决定了档案工作的重要性。因此，要充分认识档案管理工作的重要性，发现档案管理工作中存在的不足，积极寻求解决的方法，强化档案管理工作队伍的建设，推动档案管理工作不断发展。

参考文献：

［1］余慧玲.试论电子档案的归档、保管与利用［J］.韶关学院学报，2009，（7）.

［2］刘颖.高校基建档案管理存在的问题及对策研究［D］.华东师范大学硕士学士论文，2007.

［3］陆树峰.档案库房的科学管理［J］.黑龙江科技信息（管理与科学），2010，（30）.

［4］李栎，张志强，安培浚.技术路线图的发展与应用分析［J］.图书与情报，2009，（3）.

（责任编辑：王友才）

［中图分类号］G647.24

［文献标识码］A

［文章编号］2095—7416（2016）03—0140—02

收稿日期：2016-03-12

作者简介：李娟（1977-），女，山东济南人，山东青年政治学院档案馆馆员。