高校年鉴大事记编撰规范的对策研究——以上海师范大学年鉴大事记编撰为例

宋莉莉

高校年鉴大事记编撰规范的对策研究
——以上海师范大学年鉴大事记编撰为例

宋莉莉

年鉴大事记的规范化主要体现在内容、形式、工作流程等方面。本文立足对上海师范大学年鉴大事记编撰规范的分析，从规范年鉴大事记的编撰角色认知、编写原则、编辑流程、措辞表达、文本编写等方面出发，提出合理化建议和对策。

高校；大事记；规范；对策

一、引 言

高校年鉴能够真实全面地反映高校事业发展的历程，是开放、动态的资源库、导航库。以上海师范大学年鉴为例，仅仅从字数上看，已经从一开始的（《上海师范大学统计年鉴·1992年》）薄薄一本到现在的100余万字，反映的不仅是字数上的变化，更是学校事业的发展壮大。2011年起，上海师范大学年鉴事业进入新的发展阶段，被评为上海教育年鉴工作先进单位，加入到上海市地方志办公室主管的上海市年鉴协会高校年鉴专业委员会并成为首批成员单位之一，向市教卫工作党委组织编写的《新跨越新发展2007—2012年上海市教卫党委系统改革发展实录》、市教委主办的《上海教育年鉴》、上海市经济和信息化委员会主办的《上海市信息化年鉴》以及徐汇区地方志办公室主办的《徐汇区年鉴》等提供高质量的稿件。然而，在高校年鉴数量迅速增长、规模不断扩大的同时，也暴露出一些突出的问题。目前出版的高校年鉴大事记质量良莠不齐，存在包括入选标准不科学、不合理；内容不完备、不系统，措辞用语不客观、不准确；标点符号错用、滥用等问题，阻碍了高校年鉴功能的发挥，不利于年鉴作为一种出版物本身的规范和健康发展。任何事物都有其内在的规律性，都必须遵循一定的规则，高校年鉴大事记也不例外。年鉴大事记编撰的规范化包括两方面内容：一是大事记本身的规范化；二是编辑工作流程的规范化。笔者认为，年鉴大事记编撰的规范化具体包括大事记的组稿队伍、编写原则、编辑流程、内容选择、编写要求、校对审稿等。通过规范化，能明确工作责任，提高工作效率和成果质量。关于大事记撰写的规范化，学术界业已进行了一些可贵的探讨。“横看成岭侧成峰，远近高低各不同。不识庐山真面目，只缘身在此山中。”高校年鉴编写队伍有人员变动是常态，这也是年鉴工作要保持稳定质量的困难之处。笔者建议，一方面，高校管理层需要使出真本领，吸引人才，定岗定人，稳定撰稿队伍。另一方面，撰稿人自身需要把自己定位成统筹管理和实际操作的多面手。在组织从事年鉴大事记编写工作的编辑、撰稿人培训的操作层面，要站在更宏观的高度来提高自身工作。

二、年鉴大事记编撰规范的对策陈略

（一）规范年鉴大事记的编撰角色认知：站在四个高度

1.站在高校“管理者”的高度优化管理。年鉴工作特点是团队分工，成果共享，需要各单位撰稿人除了秉持“春秋之笔”“单兵作战”，还要学会“穿针引线”“协同战斗”，组织开展内容编写。大学章程要求大学管理者以现代大学管理模式来做事。年鉴目前已经纳入高校信息公开体系，向全社会公开，在《高等学校信息公开办法》第十二条中指出“高等学校应当根据实际情况，通过学校网站、校报校刊、校内广播等校内媒体和报刊、杂志、广播、电视等校外媒体以及新闻发布会、年鉴、会议纪要或者简报等方式予以公开”，一改以往编成之日即束之高阁之时的窘状。既要保持千人一面的文风和体例，又要在同一个工作舞台上展现立体真实的年度工作，这一管理目标如何达成？基于大事来源主体是由一个个“活生生”的有机体构成的，给撰稿人“样张”或者“标准手册”是必须的，但也是远远不够的。各个单位的撰稿人同时也应该是管理者，可以多学习和积累一些管理学的知识。比如柳传志的团队有一个复盘模式，他请员工在做完一件工作以后，回想这件事情是如何发生、发展的，是什么原因最终导致什么结果。

2.站在高校“文化使者”的高度自我加压。以往的年鉴更多地被理解为年度资料文献，关注的是它的资料、信息价值。现在，通过代代撰稿人的积累，年鉴呈现出可贵的文化传承和创新价值，在文化宣传、文化育人等方面都已经并正在发挥积极作用，是重要的校园文化成果体现。一方面要呼吁各单位领导更加重视文脉传承、重视史志工作，写入学校发展规划，给予撰稿人更多的发展空间、培训机会、时间保证、工作指导和主动实际的支持，把乐于和适合于撰写单位史料的同志安排到岗位上来；另一方面也要求撰稿人适应时代发展的新要求，进行自我加压，增强岗位责任意识，以高校“文化使者”的高度不断加强自我修养。也正是靠文化人的自觉自信和爱校荣校的使命感、责任感，打造凝聚力和战斗力，年鉴质量才可能持续提升。

3.站在高校“史官”的高度比较优劣。年鉴是从西方兴起，记录的是按照自然年来写的历史，最后是要交给历史去比较的。这项工作具有传承的意义，也是严肃的“官责”。从历史长河上看，我们工作留下的成绩一点也不亚于其他岗位。每位撰稿人的名字都出现在年鉴条目之后，文风即作风，大家从文字里了解一位同志及至一个单位对所分管工作的思路和态度，是认真的还是粗糙的，是清晰的还是混乱的，是积极创新的还是因循守旧的，所以说，每位撰稿人肩负重要的历史责任。我们要从历史中吸收养分，寻求启示，更要对得起历史的评价，克服“差不多”“大概吧”“还可以”的想法。只有每个单位各司其职，才使得历年年鉴做到横不缺要项、纵不断主线，使其资政价值大放异彩。这个工作虽然枯燥，成果放在书架上，记载的是过去的事情，但是以后发挥的作用不是现在能够想象的。

4.站在全书“统编者”的高度提炼选材。精细化和创造性都是必然要求，规范和创新之间并不矛盾，在保证每年常规大事不变的基础上，不断根据学校事业发展的实际情况进行调整，比如在2013年的大事中增加“内涵建设”等。年鉴的基本单位是条目，条目按照内容可以分为综合性条目和专题性条目两类。每个部门都有相对固定的综合条目（如概况，学科建设等固定工作模块）；专题性条目有固定的，也有每年机动的。有的部门领导不仅自己撰稿，还在班子会议上讨论，做到大事、要事不遗漏，体现的是高度的全局意识和责任意识。

（二）规范年鉴大事记的编写原则：坚守四项标准

1.坚守“实事求是、立场准确”的标准。编写大事记要遵循实事求是的思想路线和工作方法，按照朴质平实的文体要求，尊重史实、准确记述。我们强调，要站在学校的立场进行撰写，要写学校某方面工作如何如何，不要写某某部门如何如何。信息加工的过程本身就是扬弃的过程，我们要做的，就是解决“众手成鉴”而带来的质量问题，在严守“记其纲要，不述过程”“述而不论”的提纲式编写原则的情况下，应力求保证事件要素的完整、准确。根据内容和需要，大事记可以适当转述，但要避免掺入主观色彩的论述。要有正确对待历史的态度，不说空话套话大话。比如在与往年的大事记进行校对比较过程中，如果发现错误或者遗漏，应当在新一年的年鉴中进行更正。编委会设立专人受理关于年鉴信息公开以后的各类质疑与问题，以谨慎求实的态度进行记录、核实并更正。

2.坚守“大事不漏、反映特色”的标准。对学校改革发展的全局工作、重要工作及体制机制方面的创新举措等，要重点记述，力求大事不漏、要事突出。覆盖全面，即覆盖高校各个条线的工作。学校的条线包括主要功能：教学、科研、文化传承、社会服务；按照职能分，则可以从机关部处以及学院和附属单位的角度思考，如招生或毕业，学位点的建设，外事工作，民生实事。每条大事既要注意要素的完备清晰，也要注意记述的简明扼要，洗去铅华，留下干货，把好的经验和做法留下来，切忌冗繁琐碎。同时要站在整个时代的大背景下，反映学校和各自单位的特色，主要考虑全校性的第一次、创新性、重大突破（弥补空白）、重要制度文本、有很大影响或地位层次较高的事件。

3.坚守“一事一记、精确成条”的标准。大事记有独立性、排他性特征。对于同一天内发生的不同事件，应该一事一记，分开撰写。同时，每一事件的记述应有明确的主题、特定的内容，以保证事件的独立性和排他性。再有，反映的信息要精确。年鉴是资料性的工具书，大事记更有提纲挈领的重要作用。建议摘选类别包括：组织类、任免类、培训会议类、机构类、受聘类、捐资类、表彰类、交流合作类、建筑工程类、当选代表类、学科设置类、重大事件类、社会服务类、政治敏感类、领导视察评价类、计划总结文件类、校园文化类、其他类等十八大类。大类下建议收入以下内容（每年根据实际情况调整收入目录）：（1）组织类：学校之间、学校内部；（2）任免类：任命、免职、调任；（3）培训、会议类：全国及国际类、市级、校级首次、座谈会、会议发布学习文件、培训、其他；（4）机构类：校级、刊物；（5）受聘类：院长、教授；（6）捐资类：校级统一捐资捐物、个人捐资捐物；（7）表彰类：全国及国际类、市级劳模、市级一等奖、重要发表、其他；（8）交流合作类：出访国外大学、国外大学来访、国内高校交流、其他；（9）建筑工程类：教学设施、其他；（10）当选代表类：全国人大、政协，市级人大、政协，其他；（11）学科设置变化类；（12）重大事件、举措类；（13）社会服务类：社会实践、科研成果、基地签约、其他；（14）时政类；（15）领导视察评价类：国家级领导、市级领导；（16）规划文件类；（17）文化、专项类：开学典礼、毕业典礼、校庆、报告、其他；（18）其他类。

4.坚持“不作追述、不作展望”的标准。大事记是有独特体例要求的，要按照年、月、日顺序记述，不宜采用回顾性介绍、历史性总结以及展望性预测等写法。北宋司马光在《进书表》中认为，所谓大事即“关国家盛衰，系民生休息，善可为法，恶可为戒者”。笔者理解为，“大事”需择“善恶”之事，以经世为用。建议采用编年体，适当结合纪事本末体。纪事本末体是以事件为中心的著史体裁。它以事件为主线，将有关专题材料集中在一起，详其首尾，集中表述其过程。首创者是南宋的袁枢，他的《通鉴纪事本末》就采用这种体例。纪事本末体的适用对象为有时间跨度、又是连续性的重大事件。

（三）规范年鉴大事记的编辑流程：形成四种机制

1.形成“动态管理”机制。就年鉴大事记的编纂工作而言，在有关培训工作会议前，可根据国家相关的语言文字标准，对编写规范进行修订，对模棱两可的内容做出明确规定。年鉴会后，根据参会人员的讨论意见，再次修订编写规范，作为编辑的唯一标准。在编辑过程中，定期召开例会，及时梳理出现的新问题，并根据问题对编写规范进行及时修订，统一整本年鉴的体例要求，做到“明确要求、集体讨论、认真组稿、梳理信息、按时交稿”。

2.形成“节点前移”机制。年鉴工作要提前，有的单位的撰稿人善于总结经验，把年鉴条目撰写、图照搜集和平时工作结合起来，没有等到年底学校布置年鉴工作，就已经储备了丰富的文字和图照，而且按月排列，具有强烈的存史意识，笔者建议撰稿人每周搜集一事一图，一个月可以4张，一年40多张足够年底进行大事“海选”。这样逐步形成工作习惯和规范：每周汇总一次，每月汇总一次，半年汇总一次，最后根据年度特点筛选、编辑、送审、定稿。

3.形成“上下联动”机制。各个高校根据本校特色，结合学习国家语言文字委员会、中国地方志指导小组办公室、其他高校的的智慧和经验，摸索形成具有本单位特色的年鉴工作流程和标准。以上海师范大学为例，在明确要求方面，已经形成相对成熟的“上下联动”机制。在校园信息平台、全校电子公告栏和部门网页上都有《通知》和《年鉴样板格式》，方便撰稿人随时根据工作需要下载、调阅。在集体讨论方面，二级单位报送年鉴条目时必须提交院务委员会（领导班子联席会议）讨论一次，由院务委员会（领导班子联席会议）确定学院或者部门的重大事件相关条目的内容。在梳理信息方面，汇总稿件后，做好体例的调整、文字的梳理、数据的核查工作，由负责人审核，学院（单位）正职终审。

4.形成“交叉审核”机制。这里的交叉有两个概念，分成审稿人的交叉和审稿对象的交叉，目的都是提高质量。针对审稿人各自文字能力、专业背景、知识体系不同，让不同的“眼睛”看到不同的问题，组建单位内部的交叉统稿队伍势在必行。针对大事记这一审稿对象，建议运用“祖本核对、本校、理校、人机结合校对以及模块重组校对”等方法来把好最后一道“出口关”。其中，“祖本核对”是指与上年大事记进行对比校对。“本校”需要在大事记前后研究是否存在内在矛盾。对于类似出生年月等数据，可以采用“理校”法。对于错别字、专有名词、成语、标点符号等方面的错误，还可以采用识辨能力更高的“人机结合”的校对方法。但是机器对于大部分违反语法规则、逻辑规律的错误，对于知识性和政治性的错误却无能为力，甚至还有大量的误判，需要撰稿人和审稿人找到优势互补的最佳结合点。“模块重组校对”指打破时间顺序，将大事按照模块重新组合后再进行校对的方法。比如将大事记分解为组织机构、会议、奖励等不同板块，比较其重要性以及体例，从而做到详略得当、大事突出、要事不漏、体例统一。

（四）规范年鉴大事记的措辞表达：注意四个问题

1.注意“时间”问题。大事记的时间一般以精确到每日为宜，若时间确实难以核实，可将时间限制在上旬、中旬、下旬以内。值得注意的是，在大事记的时间排序过程中，上旬应当指每月1日至10日；中旬指每月11日至20日；下旬指每月21日至月底。在写作过程中，遇到不明时间、地点应及时标注、核实。

2.注意“名称”问题。例如，对于学校名称、学院名称的使用不够慎重，有时全称简称混用。有时甚至出现“我校”“我院”等第一人称非客观视角。因为大事记记录史实，在使用名称的过程中，建议使用学校、学院的全称。大事记条目中第一次出现带职务的人名时，应在人名前冠以职务，如“校长××”“校党委书记××”。

3.注意“立场”问题。大事记用语强调客观，不应使用空泛的修饰语。我们常常在审稿过程中看到诸如“亲切慰问、热情招待、详细介绍、积极响应、隆重召开、成功实现、圆满完成、重要讲话、率领、以某某为首、多达某某人次、吸引某某人次参与、顺利结项、热烈欢迎、殷切期望、详细介绍、中肯宝贵的意见”等套话，还有诸如“特邀、贵宾、充分、积极、了、特地、特别、深刻、胜利、精彩、慕名、宝贵、辛勤、大家、自己的、自身、各自、碰到、珍贵、好成绩、成功、同学、老师、同志”等具有较浓主观色彩和口语倾向的词语。我们认为，大事记对人对事一般不作阐发，应使用客观描述的词汇，比如使用“慰问”“招待”“介绍”“响应”“召开”“完成”“讲话”“带领”等词语进行客观描述，不加任何主观修饰词。

（五）规范年鉴大事记的文本编写：依据四个规定

1.“标点符号”依据2012年6月由国家质量监督检验检疫总局、国家标准化管理委员会发布的《标点符号用法》。在大事记撰写中，出现差错最多的是句号、顿号、分号的混用；还有比例号与冒号、双引号与书名号、间隔号与缩写号之间的混用。比如：不引起歧义的并列词语之间不加顿号。例如：动、植物（应为动植物）浙、闽沿海（应为浙闽沿海）。在并列中的层次划分在使用“、”“，”“；”等符号时，应当力求准确、清晰，不可混用、乱用。书名号使用应当规范，如《××公司》《××大会》《××证书》《××研讨会》《××考试》等都应当去掉书名号，或加双引号或不加。间隔号（·）为中圆点，用于隔开词语；缩写号（.），为下脚圆点，用于缩写。年鉴中两者常混用，多把间隔号写为缩写号。如3.15（应改为3·15），5.12（应改为5·12）。比例号（∶）为中间两个圆点，表示数与数的比例关系；冒号（：）为下脚两个圆点。特别指出，奖项名称用双引号注明时需与有关书面证明审核一致。

2.“计量名称”依据国务院于1984年2月27日发布的《中华人民共和国法定计量单位》执行。特别指出几点常见问题，比如使用单位时要注意大小写，非人名单位km、kg、ph、m等都是小写，唯有升（L）例外；人名单位W、V、A等都应是大写。在行文中，平方米不能写成“平方”，立方米不能写成“立方”“土方”。行文及表格中，一般不要夹杂使用计量单位符号、数字符号、化学分子式和其他符号，但在必须载录的公式中可使用各种符号。如在行文及表格用汉字“平方米”“大于”，在公式中用“m2”“＞”。在记述某些产品的规格、计算公式、技术参数时，可使用化学公式、英文符号和其他符号。组合单位的中文名称表述应与其符号表示一致，如“5m／s”，行文中表述应为“5米每秒”，而非“每秒5米”。此外，为体例统一，作学校内部规定，如人数的计量单位统一用“名”来规定，而不用“个”“位”，也不在同一条里混用数量单位。

3.“数字”用法依据2011实施的《出版物上数字用法》（中华人民共和国国家标准GBT15834－2011）。汉字数字一般用于三种情况：非公历纪年；概数；含汉字的定型词语（如：星期*、五四运动、六省一市）。阿拉伯数字一般用于三种情况：计量；编号；含数字的定型词语（如：“3G手机”）。有小数的数据，必须标明小数点，如0.68不能写成.68或0·68。学校内部规定小数点后一般保留两位有效数字，四舍五入。整数一至十，一般用汉字，如“一个人”“三条意见”等。需照顾到上下文使前后体例一致的情况除外。用两个数字连用来表示概数，必须用汉字数字，并且两个数字之间不能用顿号隔开。若相邻两数字连用为缩略形式，宜用顿号，如“二、三产业”。带有“几”“数”“半”字的表示约数的数字，必须使用汉字。使用概数、约数数字，应当只模糊一头，而不能模糊两头。表述会议、活动届数一般用汉字。数值范围表示一般用一字线“—”或浪纹“～”。不能写成：15～30%、100～200万。无论用哪种方式，要照顾到上下文，做到前后体例一致。

4.“编校质量”依据《图书编校质量差错认定细则2005.6》以及《上海师范大学年鉴撰稿标准手册》。上海师范大学组织参与上海语言文字委员会和上海市地方志办公室组织的专业培训。专门于2014年合并原有的年鉴、党史、校史撰稿部门，成立“史志办”这一新机构。该部门坚持订阅《咬文嚼字》，每月一次编辑自测，邀请该刊主编到校上门为全校年鉴撰稿单位进行辅导。根据入门时间细分新、老撰稿人队伍并制作不同版本的编纂培训材料，辅导内容除了有关规定、文件，还包括《100个常见错字》《年鉴易错字词、标点》等等，力求快速带入角色，提高工作效率和质量。学校特别就时间的表述作了详细规定。比如：当年可用“年内”表示，其他年份一律用“××××年”四位表示；避免使用“今年、明年、去年、前年、本月”和“日前、目前、现在、最近、近日、不久以前、上旬、中旬、下旬”等时间代词；不用时间简称，如2013年不能写成“13年”“一叁年”或“’13”。公历世纪、年代、年、月、日一律用阿拉伯数字表示，如20世纪90年代、2004年1月16日等。农历年月日一律用汉字表示。

三、结 语

当代中国进入了全面建设小康社会的关键时期和深化改革开放、加快转变经济发展方式的攻坚时期，文化越来越成为民族凝聚力和创造力的重要源泉。为保持高校年鉴事业的健康和可持续发展，必须要重视加强年鉴的规范工作。年鉴大事记编纂的规范化，是解决年鉴事业发展中质与量这一对主要矛盾的突破口，是提高年鉴质量和使用价值，发挥年鉴功能的前提条件。各个高校各持特色，百花齐放，固有其独特性之余，年鉴大事记编撰也仍应遵循其发展规律。可以期待，在文化大发展大繁荣的进程中，随着高校年鉴大事记基本的标准和规范原则的逐步建立，将实现客观化、标准化的发展并会有新的长足发展。笔者也建议，在坚持走规范化道路的同时，也要避免陷入公式化、格式化的泥淖。要重视基础理论研究人才的培养，坚持“修志为用”的原则，推出有地方特色的文化产品与文化精品，让年鉴的存史、资政、育人作用充分彰显。

1.中共中央党史研究室：《〈党的十七大以来大事记〉编写答记者问》，《光明日报》2012年11月1日。

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宋莉莉，上海师范大学年鉴编辑委员会，硕士（上海 200234）

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