工程档案管理中常见问题及措施探究

2016-04-10陈慧

四川水泥 2016年8期

关键词：档案资料资料档案管理

陈慧

（广东省南粤交通龙怀高速公路管理中心英怀管理处广东 510000）

工程档案管理中常见问题及措施探究

陈慧

（广东省南粤交通龙怀高速公路管理中心英怀管理处广东 510000）

本文针对工程档案管理日常中常见的档案管理意识不强、规范性欠缺、现代化管理水平低等问题进行研究分析，同时有针对性的提出强化档案管理、树立现代信息技术管理手段等解决措施，为类似工程档案管理提供参考。

工程档案；问题；措施

工程档案由一系列的具有保存价值的文字记录、图表数据、声像影像等不同形式的文件材料组成，是整个工程建设周期的缩影。工程档案管理在工程建设与管理中占有重要地位，贯穿于工程项目的可行性研究、设计、招投标、报建报批、建设施工及竣工验收等阶段。工程档案管理对后期的定期检测、维修维护等都会起到良好的指导作用。工程档案管理工作如此作用，但在实际工程中，工程档案管理常常出现档案管理重视程度不够、缺乏规范性等问题。本文对档案管理中常见问题进行剖析，同时提出相应的解决措施。

一、工程档案管理中的存在问题

（1）档案管理的意识不强、重视程度不够

在实际工程中常常因对工程档案的重要性认识不到位，造成工程档案不完整、部分资料缺失。在工程竣工验收交付业主使用，短期内没有出现质量问题，施工企业往往将大多数施工档案束之高阁，仅保管好竣工验收证书或竣工图等少量资料。档案意识不强，许多建设与施工单位现代化意识不强，档案工作仍然采取传统的手工工作方法，且保管设施和存档设备过于陈旧，只有纸质档案，缺失电子档案，保存过程中纸质档案会丢失及因保管不善而损坏，严重影响工程档案管理工作。许多施工单位工作环境较差，缺乏固定的档案保管场所，同时不注重档案文件材料的收集积累和鉴定整理工作，致使很多档案文件材料得不到及时的收集和归档，在检查和竣工时，往往突击组织人员做资料，由此造成工程档案的真实性和完整性大打折扣。

（2）档案管理不规范

许多单位的工程档案的立卷、编目、检索等未按国家标准规范操作。内业资料文字篇幅多，而影像图片少，尤其是一些隐蔽工程没有影像图片而仅有文字记录，难以令人信服，使内业资料不能真正反映建设项目的实际情况。部分项目的竣工图归档不完整，竣工图的修改不到位，造成竣工图与工程实际不相符，竣工图中相关项目及技术负责人签名常常漏缺不全，有些竣工图编制不规范、标识不统一，无设计与竣工数量对照表，由于变更执行程序的不规范，极易导致竣工图误差和失真。某些工程项目不重视平时的资料积累，资料内容制作缺乏真实性，施工中有些材料已经使用而材料质量证明后来才到，造成质保资料与施工进度不同步，极易出现工程质量漏洞。

（3）档案管理现代化水平低

现代化管理水平低的表现，一是档案管理人员的水平不高。工程档案管理对于专业性的要求比较高，管理人员除了要具备档案管理相关知识外，还应具备建设工程领域的相关知识，否则将造成档案无法正确分类、文件材料漏存等现象。然而许多单位是技术人员兼任资料员及档案管理员，有的单位程档案由其他业务部门代管或由文书档案人员兼管，形成的档案材料五花八门。二是管理手段不高，管理模式落后。缺乏先进的管理模式，没有将工程档案管理纳入整个项目建设管理中，职责分工不明确。虽然很多建设单位配备了档案管理人员，设立了档案室，但仍然采用原始、单一的管理模式。从计算机设备、档案管理软件以及管理模式上远远达不到档案现代化管理的要求，档案信息化管理明显落后。

二、相关措施

（1）强化档案管理意识，重视档案管理工作

强化档案管理意识，就是要让施工、监理单位从项目负责人到一线工程操作人员，需在思想上确立工程档案管理工作的重要性及必要性。可以通过专题讲座、知识竞赛、日常宣传等形式强化相关人员的档案管理意识，确保日常的工程档案管理纳入工程建设管理范畴，落实工作责任，使工程档案资料做到及时、准确、完整、系统。

从项目前期工作到工程竣工验收，每个环节都要把工程档案资料的收集、管理作为重要工作内容来抓，使工程档案资料与工程进度同步。项目主管部门在加强工程档案管理的同时，对基层施工方和监理方要履行监督、检查、指导职责，使参与工程建设各方都能重视档案管理工作，确保工程档案资料的真实性、可靠性、完整性及系统性，真实反映工程建设的实际情况，形成具有保存和利用价值的工程档案资料。

（2）加强档案管理规范性、严谨性

在项目的几个阶段中，加强档案管理的规范及严谨性，施工技术文件资料是形成于施工过程中的，因此需要施工单位明确责任，在施工过程的各个阶段同步进行编制、收集、整理与保管。内容上要具备完整性、准确性、系统性；外观上要字迹清楚、图样清晰、图表整洁，竣工图及声像材料要标注清楚，图章、签字要齐全，标准统一。

工程档案的内容主要包括在工程建设过程中形成的各种形式的信息记录，包括决策立项文件、征地拆迁文件、勘测设计文件、承包合同、工程开工文件、监理管理资料、施工管理资料、施工技术资料、施工测量记录、施工物资资料、施工记录、试验记录、质量验收记录、竣工验收资料及竣工图等。在已经具有上述完备的纸质档案的同时，还应有电子、图片、影像等资料，隐蔽工程必须以图片影像等作为佐证；明确规定编制工程档案的份数，保证施工过程中文件的形成、积累、整理、归档，有据可依，职责明确。严格原始文件管理，确保法律责任明确无误。为确保形成文件资料的真实性、准确性，就必须做到：要求必须由责任人签字的一律由责任人本人签字，绝不允许代签，确因特殊原因，责任人必须出具委托授权书，由受托人代签，授权委托书应连同竣工文件一并保存，这就明确了法律责任，提高了档案管理的严肃性。如果因失误造成的文字表达或数据错误，要求责任人必须对其进行修改，并在修改处加盖修改人印章，确保档案资料的真实性，使归档文件具有保存价值。

（3）现代化档案管理人才培养和管理模式

随着信息技术不断发展，电子档案逐渐普及，为工程档案的科学化、现代化管理提供了良好的机遇。现代科学技术的应用，在工程档案的管理中也得到了充分体现，档案工作不再局限于纸质，而是要通过网络把档案的利用价值充分发挥出来。这就要求培养具有相应计算机能力的工程档案管理人员，熟练掌握工程档案管理软件的应用技术，能够及时、准确、完整、系统地把档案资料电子化，为工程档案的充分利用创造条件。具体做法是：以短期技术培训的方式，对参建单位工程档案管理人员进行现代工程档案管理业务知识培训，对工程档案管理工作中的磁介质档案、多媒体档案、电子文件档案等进行学习。另外在工程建设项目档案工作中，鼓励档案管理工作人员积极学习电脑与多媒体技术，制作和利用图片档案、录像档案、电子文件档案，通过在档案管理工作中加大信息化的应用范围。