中小型企业实施会计电算化原则与问题

王晶晶　杨国有

摘 要：目前，在信息技术发展的大背景下，我国许多的中小企业都逐渐实施了会计电算化。会计电算化有着很大的优势，但在实施和应用的过程中存在很多问题。本文主要针对中小企业实施会计电算化的现状进行研究，找出其问题所在，并提出相应的解决措施。

关键词：中小企业；会计电算化；原则

在信息化发展的社会中我国经济不断增长，我国中小型企业会计电算化的步伐也在加快。会计电算化所需要的硬件资源、软件资源以及人力资源在大多数的中小企业已基本具备，因此，购买财务软件，用会计信息系统来代替传统的手工记账在我国的中小企业已是必势之势。那么，中小企业如何定位软硬件系统、如何科学地运用财务软件以及了解会计电算化原则，是本文重点探讨的问题。

一、会计电算化实施的内容

会计电算化，是指把电子计算机和现代数据处理技术应用到会计工作中。相当于用电子计算机代替了人工记账、算账报账、和部分代替人脑完成对会计信息的分析、预测、决策。它的目的是提高企业财会管理水平和经济效益，从而实现会计工作的现代化。会计电算化实施的内容可以算是一个复杂的系统，具体分为两个方面，会计电算化信息系统的建立和会计电算化工作的规划。信息系统的建立体现在实施人员组织、会计软件、硬件及环境的购置安装、新旧系统内容的转换等方面。同时，要对信息系统实行管理，这包括使用操作管理、人员管理、档案管理等。工作的规划要以企业发展的总目标、企业的经营的实际情况、会计电算化的总目标等为基础，在这基础上划分各个子系统，建立子系统之间的联系和先后顺序，明确会计电算化工作目标实现的阶段和步骤。最终实现企业经济效益和财会水平的目的。

二、我国中小型企业会计工作特点

1.企业所有制结构多样化

随着我国经济体制改革及开放的进程，受全球化的影响，我国中小型企业所有制呈多样化特点，大多数中小型企业是独资企业、合伙企业、股份合作制三大类，其中绝大多数为民营企业。企业本身的经营管理行为受企业所有者家庭影响较大，时有发生企业行为和个人行为不分的现象。在企业管理上，企业管理者普遍具有家长式管理作风，有的企业家族式特征明显。

2.会计机构特殊

中小型企业的会计机构设置比较简单，层次少，分工不太明确，兼职较多，有的私营小型企业没有专职会计机构和专职的财务管理人员，财务管理、审计的职能由会计机构或其他部门兼管，在一些更小的私营企业中，会计的工作甚至由企业负责人直接包办了，在家族式企业中，会计人员一般多为企业所有者的家庭成员。使财务的管理体系不能很好的建立并发挥其应有的作用。

三、会计电算化在中小型企业中的意义

1.提高了会计工作效率化，减轻会计劳动强度化

减轻了会计劳动强度化，用计算机处理代替了人工记账、结账、报账的工作。同时，计算机的精确性减少了人工时可能造成的误差，提高了会计工作的效率。

2.促进会计工作规范化，保证会计核算质量化

实施会计电算化，需要会计人员加强相关方面的技能，学习电子计算机，提高自身素质。不仅要学习企业管理的知识，还要掌握会计工作的业务处理程序。因此，促进了会计工作规范化和核算质量化。

3.强化会计管理职能，提高了会计人员素质

会计人员为了更好地掌握会计电算化会顺应社会的发展潮流，学习计算机信息技术，提高自己的素质，并利用计算机的优势去进行和强化会计管理的工作，如会计预测、会计决策、会计控制等工作。

4.提高了会计数据处理的及时性、准确性和经济性

电子计算机因其精确性的优势，减少了人工计算可能出现的误差问题，能够高效处理人工无法完成的繁杂的会计信息管理工作。从而大大地提高了会计数据处理的及时性、准确性和经济性。

四、会计电算化在中小型企业中的原则

1.合法性原则

中小型企业如果要实施会计电算化，不仅要遵循相关的法律法规、会计制度、财务制度，还要遵循会计电算化的管理制度，同时不能同自己企业的财务制度向冲突，要从整体上保证会计电算化实施的合法性原则，如机构设置的合法性、输入和输出数据及内部处理的合法性等合法性原则。

2.效益性原则

企业实施会计电算化的根本目的是提高企业的经济效益，这也是会计电算化的最终目的。在追求效益性的原则时，有一些方面需要注意：站在全面的角度分析，是否具备经济、技术等条件实施会计电算化；以企业的最终经济效益为基础，评价会计电算化是否能够降低实施的成本、节约企业的流动资金、全面地提供信息、提高企业管理工作的效率和质量。

3.规范性原则

规范性原则体现在管理制度的规范性、设计的规范性、数据信息的规范性等方面。遵从规范性的原则，有利于减少因人工操作导致的误差性问题的出现，保证了会计电算化工作的准确性，提高了会计人员工作的效率。

4.可靠性原则

如果会计电算化系统不能实现可靠性原则，那么，该系统便不能投入到实际使用的过程中。因此，可靠性原则是会计电算化实施的关键。但是，有很多方面的问题对会计电算化的可靠性产生影响。因此，要保证输入数据和操作的准确性。要有完善的管理制度和技术方法，保证安全性。此外，还要保证一定的扩充性，能够对系统的修改和扩充轻松便捷地进行。

5.系统性原则

系统性原则是站在整体、全局、关联、发展等角度上来帮助会计电算化工作的。在实现系统性原则时要注意一个问题：注意内部与外部相互联系的问题，明确会计部门企业的一部分，与企业其他部门是相互联系着的，要从整体上考虑企业各个部门进行会计电算化的工作，做到信息共享。此外，要把局部目标同整体目标相互结合起来，分阶段的完成会计电算化的子系统目标，但是在进行子系统工作时要有立足于全局的眼光，保证整个会计电算化系统的质量和效率。

6.易用性原则

会计电算化系统可以说是一个人机互动的系统，它面向的使用者是会计人员，因此要实现其易用性原则。简单来说，易用性也就是易操作性，它是使会计人员在友好界面，清晰简单的操作下，进行会计信息管理工作，易用性使得使用者快速掌握会计术语等相关技能。

五、中小型企业会计电算化存在的问题

1.企业管理层意识淡薄

企业管理层意识淡薄，是中小型企业会计电算化存在的问题之一。大多数中小企业由于企业原始资本积累有限，缺少拥有成熟技术的财务人员，并且长期采用传统的手工会计，在此基础上很难形成规范、系统的管理。更重要的是企业的管理层意识淡薄，他们认为企业追求最大化的经济效益，实施会计电算化要从这些方面着手，增加企业的电子办公设备和会计人员。但是这样一来，反而是增加了企业的成本，相应就会减少企业应得利润。所以，中小企业的管理者一般不采用会计电算化，或者只是采用其中一部分职能进行工作。但是，这样做的结果既不能真正做到减少企业成本，也不能充分发挥会计电算化信息管理的作用。

2.会计电算化缺乏专业人才

会计电算化既然是以电子计算机信息技术为载体，就要求其操作人员要兼有计算机技术和会计知识。但就目前的现状看，很多企业没有完善规范的管理制度，对会计机构的设置较简单，造成会计人员职责不明确，同时没有足够的资金，造成有些小企业无法建立会计部分，加上中小企业很难去吸引高素质人才。这些原因直接导致大多数中小企业的会计电算化缺乏专业人才。就算企业有会计部门，也对其会计人员进行短期的技能培训，但是，很多会计人员还是只学到了表面的皮毛而已。他们的综合素质水平普遍不高，不能熟练操作计算机对企业的财务数据进行分析，财务管理水平因此长期处于低水平当中，严重会影响到企业的相关决策。

3.会计电算化安全机制有待加强

当今计算机网络技术不断向前发展，其存在的网络安全问题和漏洞也在不断增长。在这样的背景下，中小企业本来资金不足，对电脑硬件设备投资较少，也缺乏专业的人员进行定期地维护，因此，会计电算化在网络信息安全方面必然存在着较大的隐患，这表现在容易受到计算机病毒的攻击和网络黑客的攻击，或者因为计算机设备缺乏，在一台电脑多用的情况下，病毒容易侵蚀感染，导致系统崩溃，从而丢失重要的企业会计数据。因此，会计电算化安全机制，要顺应计算机网络信息技术的发展，不断的加强自身的安全机制。

4.缺乏适合的财务软件

尽管大多数中小型企业的管理层有实施会计电算化的意愿，但往往事与愿违，市场上不是缺乏专门针对中小型企业适用的规范软件，就是有适用的软件，软件自身总是有很多缺陷，如缺少系统整合性和灵活性，金碟、用友等软件就是很好的例子，尽管被中小型企业喜爱，但缺乏系统整合性、灵活性、缺乏预测、分析和决策的功能，使得中小型企业常常头疼。市场上虽然存在很多优质的专门针对大中型企业的软件，如德国的软件。但是这些软件比起金碟、用友等软件来说，实施成本高，对计算机有较高的硬件要求且实施过程复杂、周期长。这是中小型企业难以承担和接受的。

六、中小型企业应用会计电算化的解决办法

1.转变思想，提高电算化意识

要成功顺利的在各个中小企业实施会计电算化，就要转变思想，提高会计电算化的意识。充分认识到实施会计电算化是企业生存和发展的必然选择，要破除传统的眼光，从整体的眼光看，把企业的各个部门协调管理起来，但要认识到企业财务管理的重要性，对电算化的内在本质要有更深层次的认识与理解，要以提高财务管理水平为目标，树立适合企业发展的管理经营的理念，不断加强管理工作，充分发挥会计电算化在企业管理中的作用。

2.加强人员培训，提高企业人员电算化能力

中小型企业会计人员如果不能掌握熟练的计算机信息技术，和专业的会计知识，实施会计电算化就是十分困难的，而会计电算化对中小型企业的生存和发展如此重要，该类企业的管理者应该改变思想，对外积极引入高素质的会计人才，对内部的跨级人员开展定期的技能培训工作，进行定期的考核，以培养优秀的会计电算化的人才为目标，有利于企业长远利益的发展。在提高中小企业会计人员技能水平的同时，会计人员自己也要树立提高电算化技能的必要性，认清自己，不断学习和练习电算化技术，改变以往不规范的账务管理模式，积极主动参加企业开展的各种技能培训和讲座，参加定期的技能考核，以达到专业的会计电算化的要求为目标，从而在会计电算化工作中，采取专业、高效的财务管理模式。

3.加强电算化网络安全

在计算机网络信息技术不断发展的同时，也必然存在着网络安全的风险问题。会计电算化既然是同电子计算机技术相结合，那必然逃不开网络安全危机的威胁，必然存在着安全隐患。因此，要预防和确保财务信息的安全，中小企业应投入资金和技术，对已有的电子设备进行信息系统的更新和维护，请专业的人员进行硬件管理与升级的工作，要避免一台机器多用的情况发生，对会计人员来说更应该配备专门的工作电脑并设置密码，制定会计信息的及时备份制度，从而避免病毒的传播感染导致系统崩溃，或者感染后不至于损失会计信息数据。

4.选择适合于中小型企业的财务软件

如果要实施会计电算化，就要从中小型企业自身的经营发展的实际出发，要充分利用现有资源，最大化的发挥其作用。要加大对会计电算化的资金投入，对市场上存在的财务软件进行甄别，选取适合于中小型企业发展的优质财务软件。

（1）在开发过程中要突破通用性的界限

在对财务软件进行开发设计时，软件的开发设计人员，不能单纯的以追求市场，追求经济效益为目的，而一味地去实现财务软件的通用性。这是不利于提高软件的市场竞争力的，也不能真正做出服务型软件，因此，软件的开发设计人员应该结合目前各种类型的企业的具体需要，从而去设计一款真正为企业财务管理服务的财务软件。

（2）加强会计软件本身界面的友好性、易用性

在设计财务软件的时候，除了考虑市场考虑各类型企业的需要外，软件开发人员更要设身处地为使用会计软件的从业人员考虑，综合起来考虑设计有利于提高财务软件的核心竞争力。要加强会计软件本身界面的友好性、易用性。这样才能从用户体验的角度出发，让用户在较短的时间内，掌握软件，使用软件更轻松，便能促进工作效率的提高。

（3）建立一个统一的数据标准，完善进入和退出机制

尽管各方对财务电算化系统的数据进行多年的努力，但是由于各种原因的存在，至今也没有对财务电算化系统的数据形成一个统一的数据标准。没有一个统一的数据标准，对于中小企业来说是很头疼的事情，因为中小企业是正在成长壮大的企业，当前用的财务软件虽然适合，但是等到中小企业实力不断增强，业务增加的时候，以前适用的软件就不适用了，就必须换另外的财务软件，但是存在一个问题，当企业转用其他软件系统的时候，之前已有的企业数据能否顺利地转移过来就是一大难题。所以，针对没有统一的数据标准的问题，软件开发商应立足长远， 树立好信誉，要在用户需要时及时提供标准的财务数据文件。相关各方也应为建立一个统一的数据标准而努力，并完善进入和退出机制。

总而言之，就会计电算化在我国各个中小企业实施的现状同国外的会计电算化的现状来看，还是处于初步发展的阶段，因为起步比其他国家晚，所以还在一直探索当中，努力寻求适合于我国国情的会计电算化。可以相信，在信息社会中，会计电算化已成为了提高管理现代化水平，提高中小企业财务水平，促进会计自身改革及发展的必然要求。因此，对于中小型企业的管理者来说，应该从整体、全局、长远等角度来看待会计电算化，要积极主动地实施会计电算化，才能帮助企业实现长远效益的目标，稳定健康地成长发展。基于此，还没有实施会计电算化的中小型企业要顺应时代的发展，加快实施的步伐。如果要违背时代的发展，拒绝实施会计电算化，将会是一个很大的损失，只会不断僵化，最后只会走上被社会淘汰的道路。

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作者简介：王晶晶（1993.03- ），女，汉，辽宁新民市人，渤海大学管理学院会计系，会计学专业，本科生；杨国有（1970- ），男，满族，辽宁北镇市人，渤海大学管理学院，副教授，本科学历，研究方向：会计信息化