计算机办公系统常见问题及解决策略探析

董吉清

摘 要：在我国社会经济带动科学进步的背景下，计算机网络技术也随之快速发展。现阶段，计算机技术被广泛运用，给人们生活工作带来便捷。计算机办公系统是一个综合管理系统，它将不同学科的知识进行整合，同样也可以建立为日常办公提供服务和支持的体系。计算机办公系统在实际工作中也暴露了一些问题，根据这些问题认真梳理，找到原因并提出解决措施，进而提升办公系统的使用效率。

关键词：计算机；办公系统；问题；解决策略

1 计算机办公系统的常见问题

1.1 应用软件功能的针对性较差

目前，大部分高校在应用办公自动化系统时没有结合单位自身实际情况，只是盲目跟风的使用办公系统，有时为了迎合计算机办公系统甚至人为的更改自己的工作模式，这在一定程度上降低了高校职工对计算机办公系统想满意程度，也增加了计算机办公系统大范围推广和运用的难度。我国在自主开发计算机办公系统软件方面的能力不是太强，因此开发出来的办公系统软件针对性不强，这也是办公自动化软件不能让职工较为满意的原因。因此，在应用计算机办公系统软件时，要增强应用软件的针对性。

1.2 系统的信息安全问题

一般来说，计算机办公系统在高校内部进行交流的同时也会与外部进行信息交流。在网络连接后，可能破坏计算机办公局域系统，破坏有多种形式，例如伪造内网物理地址，窃取内部储存信息等。所以计算机办公系统能够让高校职工的办公效率得到提升，同时也必须承担跟随计算机办公系统一同而来的安全风险[1]。大部分公司对内部的数据和信息是有保密要求的，他们会对重要数据进行加密处理，这就要求计算机办公系统有很高的安全性。

1.3 办公人员的计算机水平急需提高

计算机办公系统被大范围的推广和运用，这就要求高校职工要有较高的计算机操作水平。尤其是人力资源管理者的业务能力对知识程度与业务素质都有一些要求，因此他们的计算机水平也应该保持在一个高的标准。高校职工在迎合办公系统的同时也要积极更新自身知识，否则难以适应高速发展的网络时代。

2 计算机办公系统存在问题的解决策略

2.1 開发出完善的计算机办公自动化系统

档案管理、公文管理、邮件服务等日常活动安排的多个环节构成了一个完整的计算机办公系统，但实际操作中，很多公司的管理层以实用为目的，仓促的开发计算机办公系统软件，导致新系统有较多缺陷。因此，公司的管理层应该主动完善计算机办公系统软件的开发，将每一个功能区域进行均衡发展，保证系统功能的完整性和较强的适应性。

2.2 健全信息安全的制度和体系

使用计算机办公系统的高校职工要对重要的信息和数据进行备份处理，针对在正常工作时间外产生的信息和数据也要备份处理。还要持续完善办公系统数据库的保护与预写功能，避免系统出现故障时，不能及时找到故障源头并及时处理和解决。加强对办公系统的日常维护工作，及时升级系统中的防火墙和杀毒软件程序，同时下载和安装程序补丁，保证数据的使用和存储不会被更改和窃取，除此之外，信息的接收方和信息的发送方应该一致，可以加入一个安全系统在网络层中对数据信息进行加密，进而完成这过程。

2.3 重视计算机办公自动化系统的人才培养工作

计算机服务人员具备较强的专业性是公司办公系统正常运行和使用的前提，办公系统自动化的实现与电子文件的整理，网络程序的运用都是息息相关的，要保证这些工作正常运行，必须要提高计算机服务人员的专业性。针对已经应用了办公系统的公司，要积极组织办公人员进行培训和教育，办公系统的建成并不是简单的依靠计算机服务人员，个人能力再强也不能做到面面俱到，保证办公系统的全面推行[2]。因此每一个办公系统的使用者都要熟练掌握办公系统的基本知识和一些操作技巧，高校可以通过进行培训来加深操作人员对系统的认识，也间接的提高操作人员的计算机水平。

2.4 制定系统安全制度的解决对策

保证办公系统安全稳定的运行，我们需要做好系统的功能安全工作，这方面的工作是保证操作界面功能区域的安全使用，如用户身份的认证。我们要采取信息加密或者数字签名的方式提高数据和使用权限的安全性，避免有人恶意越权使用或者访问系统是现象发生。其次还要做好数据库的安全管理工作，保证办公系统的信息安全有效管理，我们要建立完整的分布式数据库，可以分布备份重要信息和数据，让数据安全得到充分保证。

3 结语

综上所述，计算机办公系统涉及的知识较为全面，本文针对目前存在的问题，提出一些较为中肯的建议，但是由于笔者理论知识水平有限，针对计算机办公系统的讨论提出的观点和看法还不够全面，请各位专家学者提出宝贵意见，以便笔者进行进一步的思考和研究。

参考文献

[1]王煜.计算机办公系统常见问题和解决对策[J].中国科技信息，2014，（08）：128-129.

[2]潘树军.基于计算机办公系统的应用研究[J].计算机光盘软件与应用，2013，（02）：169-170.