电子档案与传统档案管理的差异和共性

摘 要：档案是记录历史的真实性写照，是人类社会的活动产物，也让我们加深对历史的了解，档案是国家的重要的文化财富，是我们学习历史的文化资源，社会中的个人和组织形成档案的主体，这是历史留给我们的无价之宝，那么如何恰当的保存档案，我们也要重视起来。有哪些办法可以更好更安全的保护历史档案，并且又保证我们使用时的方便，又能提高工作效率，本篇文章就为你解答了这些问题，也分析了两者的差异与共性，让我们一起来看看吧。

关键词：电子档案；传统档案；差异和共性

传统档案管理，解决了档案的保护问题，运用现实空间按照文件类型进行有序分类，并进行整理存放，增强了档案的安全度。但是随着社会信息化的进步与发展，企业的档案管理也有了新的改变，新形势的档案管理方式也日益增加，拥有智能化的电子档案已经逐步的进入到我们生活当中，也提高了社会发展信息化的客观要求，这也是融入信息化社会的必然条件。

1 电子档案与传统档案的共性和差异

我国随着电子产品的不断发展与完善，档案管理不单单只靠图书馆里的文件夹所保管，电子档案以逐步的进入到我们的生活当中，再社会的各个领域里电子档案给予我们很大的帮助，电子档案具有自动化标准化的特点，大大提高了我们档案管理的效率，电子档案与传统档案有很大的区别，下面就让我们看看电子档案与传统档案的共性与差异。

1.1 电子档案与传统档案的共性

传统档案与电子档案的原理是通用的，电子档案的形成是以传统档案为基础的，传统档案是电子档案的信息资源，传统档案的有效支持才能很好完善电子档案，这是电子档案明显的特点。存档信息资源不会自动进入到网络里，其一是由形成活动的开展者通过电子系统的编辑上传到网络上，其二是以传统档案为依据，并收集、整理其档案内容，通过电子系统提供到网络上，所以传统档案的管理也是不可忽视的，我们要做好对传统档案的储藏工作，建立完善的档案数据信息，对以后档案运用带来有力的帮助。电子档案也可以查到原始档案的所在地，可以方便获取，比原来的多人找寻方法方便快捷很多，这也是电子档案与传统档案的完美体现。电子档案与传统档案的原则是一致的，继承前者的档案管理才能形成完美档案管理形式，电子档案和传统档案利用了技术上的有力条件，来完善系统档案一系列漏洞与欠缺，在之前的档案基础上进行档案信息的更新，对以后的工作带来很大的方便，与此同时，档案的质量方面也大大的提升很多，这是电子档案管理在现今时代所拥有的崭新的一面，也使传统档案管理有了进一步的扩展空间。

1.2 电子档案与传统档案的差异

电子档案管理与传统档案管理有着很大的不同，电子档案管理必须要通过比较复杂的编程码，这样才能进行相应档案信息的处理；与此同时，档案管理者可对其进行复制、存储以及传递等相关操作，这样操作者阅读时就会很容易找到相应的信息。电子档案和传统档案管理归档的时间有所不同，文件整理完成后电子档案可以随时进行归档处理，还可以在指定时间内进行统一归档处理，在接收到新的文件时，存档人员通过电脑建立新的电子档案，归类整理相关内容，并用电子数码签字记录相应的归档信息，这样在我们需要档案信息时可以用文件的形式通过互联网传输，发送到指定的移动终端上。这样可以提高对文件的安全性，也保护了档案的完整度和准确性。电子档案与传统档案的归档方式也不同，电子档案运用电子编码的方法来进行存档，文件的内容上可以进行新的完善与编辑，不会给原文件带来破坏性的印记，也可以删去和改进某些需要鉴定文件里的有关信息，但是也因为这些特点，使电子文件在传输过程中对相关信息的真实性产生了疑惑，在进行鉴别过程是非常复杂。所以在我们进行更新时，要特别注重数字签名和信息认证，做好文档加密保护措施。电子档案与传统档案在保存方面也有很大的不同，电子文件的载体变质可能是会发生的事情，随着不同信息技术的发展和创新，存储介质也发生这改变，所以在进行电子存档是也要打印出一份纸质档案来做备份，这样会降低电子档案信息的缺失。我们也可以依靠计算机技術部门与文件管理部门的合作，档案管理人员收到电子文件时，要转换相应模式进行文件存储，这样可以统一文件格式方便保存，也提高信息资源的安全性。传统档案管理一般都是运用文书来归纳，是以纸张作为载体的一种档案，一般存放在图书馆、档案室，数量比较多，查找起来比较费时间，保存期限也是固定的。电子档案管理可以实现文件的高级管理，所以结合电子档案与传统档案的特点来运用会更加轻松。

2 电子档案与传统档案的优点和缺点

电子档案信息具有真实性、信息可靠性且文件不会轻易丢失，电子档案信息存储量非常大，可以收入各地各类不同的档案资料，对使用者的帮助非常大，能达到资源共享的效果。例如，在运用传统档案管理的图书馆中，《古代社会》这本书的时候，要根据书的排序、类型、语言类进行查找，很费时间与人力，但是后来图书馆引进了计算机电子档案，只要把图书馆里所以档案记录在计算机里，再通过输入相关内容就可以很快的找到实际所需要的档案文件。电子档案的优点也是它的缺点，电子档案信息可以轻易的被整改，而且修改后没有一点痕迹，这个弊端是现阶段需要改进的。现在网络的不断发展，网络安全问题也是大家所担心的事情，电子病毒就是一种网络缺陷，它会破坏电子档案所存档的信息，让其无法恢复，这也加剧了人们对电子档案的安全性做出了质疑。电子档案需要依附在特殊的载体上，如果没有特殊的载体那么电子档案就无法阅读，档案管理员如果错误的阅读或存档电子档案，就会破坏电子档案的系统文件和其本身的完整性，会使文件丢失或损坏，所以在运用电子档案时，要注意不要损坏或恶意更改电子档案。在建立电子文档时要进行主题词记录，运用成熟的技术能力，进行全方位、多角度的审核，这样就极大的方便与用户对其相关文件的查找，大大降低了档案管理者在查询文件的劳动时间。传统档案一般都是纸质记录，纸质档案具有安全性、稳定性，传统档案能有效地作为公证凭证，所以传统档案具有可信度，但也很难做出无痕迹更改，传统档案不像电子档案难以需要拷贝、复制，它的原始性我们是不要质疑的。传统档案也具有直观性，传统档案在其没有被损害的情况下，很是方面我们阅读与观察，方便我们直观的得到我们需要的信息。传统档案也有很强的法律效力，因为文件在记录是时间、内容、人物、事件等都保存在档案文件里，也有档案管理人员的签字与认证，所以传统档案具有法律效力。但是传统档案保存时需要立卷、整合、存储这个过程需要非常多的人力，工作量非常大，工作效率非常低，传统档案占用的空间非常大，不便于查找，也该管理者带来不便。传统档案在同一地点同一时间只允许一个人应用，不能实现信息资源共享化。

3 结束语

随着我们对信息科技的了解与认识，电子技术在我们生活中的多种运用，电子档案为我们提供了高效的管理技术和实施方法，提高了档案管理工作的高效完成。传统档案也有它自身的优点，传统档案的稳定性和可靠性是我们所认同的，所以通过研究电子档案与传统档案的共性与差异，了解到两者的特点，这样我们就可以完善电子档案与传统档案所欠缺的，提高两者优点并帮助我们解决实际问题。

参考文献

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作者简介

姜倩（1989-），女，山东省烟台市人，汉，助理馆员，大学。研究方向：档案学基础理论研究。