档案管理学研究的难点述评

2016-04-07谭映月王淼哲武泽淼

卷宗 2016年2期

谭映月　王淼哲　武泽淼

摘要：本文通过回顾档案管理学研究的发展状况演变，指出并阐述档案管理学研究中的两大难点，一是档案提供利用中的问题，二是档案管理各环节的定量研究问题，并进一步详细说明问题的状况和产生原因，最后结合档案管理学相关的事例提出解决这些难点的建议和对策。

关键词：档案管理学；档案利用；定量研究；难点；对策

1 概念界定

档案管理学包括档案的基本概念，档案工作的组织管理，档案管理的理论和方法。档案管理学，“是一门研究文书档案或历史档案的收集、整理、鉴定、统计和利用等诸环节的相互系、工作原则、方式方法和科学管理全过程的科学科目”。档案管理学是中国档案学的基本学科之一，是档案学的“基干体”，对于档案学而言，档管理学的重要地位毋庸置疑。

2 档案管理学研究简单回溯

（一）创建阶段（50年代初至60年代中期）

1.“仿苏”过程。五十年代末期，正是新中国百业待兴之际，旧中国的档案工作经验及制度又不适合。在几乎一片空白的情况下，苏联曾多次派档案专家来我国介绍档案工作理论和我国档案事业建设提出许多宝贵意见。因此，我国的档案管理学研究从一开始便走上了“仿苏的道路，深深打上了苏联档案工作理论和实践的烙印。

2.批判继承过程。1956年，中国人大历史档案系翻印了建国前出版的有关档案学旧著13本以便档案工作者对旧档案的历史遗产“去其糟粕，取其精华”，批判地吸收。

（二）停滞阶段（60年代中期至70年代末期）

当档案管理学的研究进入一个新的发展阶段时，文革开始了。十年动乱使我国的档案管理学研究完全停滞，致使档案的开发利用至今也跟不上时代发展的需要。

（三）恢复和再发展阶段（80年代至今）

1.出现了许多新著。一些勇于探索的档案工作者，不再满足于传统的恢复，大胆引进新思想新概念，采用新的理论，使档案管理学的研究走出传统，他们积极撰著。

2.档案工作逐步实行标准化。1985年，《档案著录规则》被正式批准为国家标准，从此文件、案卷都按照标准的格式著录1987年。《中国档案分类法》经全国文献工作标准化技术委员会审议编制出版。

3.归档制度法律化。早在1956年，在《国务院关于加强国家档案工作的决定》中就指出：“各级机关的档案材料，应该由机关档案业务机构—档案室集中管理，不得由承办单位或个人分散保存。”“全面推行文书处理部门立卷，以建立统一的归档制度。”

4.档案馆網初步形成规模。

3 档案管理学研究的难点

经过广大档案学理论工作者和档案教育工作者的研究以及工作在档案管理第一线的实际工作者的共同努力，档案管理学取得了长足的发展。但我们也应清醒地看到，档案管理学还存在着一些问题，需要细化、完善。要想保持档案管理学与时俱进，应当着重考虑以下几个方面。

（一）档案的提供利用

1.有关档案利用与公布的法规不完善。

2.档案开放鉴定滞后制约了利用服务。

3.档案编研与利用者需求的不对称。

4.档案开放利用公布的信息化水平不高。

（二）档案管理诸环节的定量研究

在档案收集工作中，根据档案形成机关对它所产生档案需要经常查找利用的特点，“档案馆不能过早地收集现行机关的档案，只有在条件成熟后，即在档案形成机关不再经常查找利用时，再有计划地、有步骤地收集需要长期和永久保存的档案”。这里，“不再经常查找利用”，就涉及到量的分析和限度。档案形成机关对其形成档案的利用频率，随着时间推移的变化，是应有其固有规律的。探求出这一变化规律的定量描述，对确定档案室“不再经常查找利用”的档案文件，需要向档案馆移交的合理期限，是有指导意义的。又比如，随一着收集工作的不断进行，档案馆的馆藏档案会有递增的趋势。这种递增的趋势，因为接收档案不是年年进行，往往呈现跃迁的状态。而随着鉴定工作的开展，对于有的档案馆来说，有一部份档案被剔出、销毁，馆藏量有逐年呈线性下降的趋势。这就迫使人们不得不认真研究：档案馆的馆藏变化规律，档案馆容量和其它工作，应如何确定其合理的规模，才能与之相适应，正确回答这些问题，也必须进行定量的分析。

这种定量研究就是要用数学的方法对各环节的数量表现进行分析研究，找出它们之间的数量联系，从而更好地把握它们之间质的联系，以提高对档案工作规律性的认识，比较准确地回答和解决档案工作中的实际问题。

要达到上述目标，定量研究是不可缺少的研究方法。比如，通过对利用者成分的数学分析，对被利用档案成分的数学分析，对利用效果的数学分析，对档案工作者自身结构的数学分析等，建立利用工作与基础工作各环节间数学联系模型，建立各环节工作与投放的人力、财力、物力之间的数学模型；建立档案诸环节工作好坏的定量评价等等，寻求最佳工作效率、效益，最佳利用效果。这样的定量研究，必将大大推动档案工作，档案的作用必将得到更充分的发挥，档案管理工作的水平必将有进一步的提高。

4 突破档案管理学难点的对策

（一）档案的提供利用

1.健全档案开放利用公布的相关法律法规。

2.明晰档案开放利用公布相关者的权责。

3.加强档案开放利用的各项基础性工作。

4.加大档案开放利用服务宣传与引导工作

5.提升档案开放利用服务的信息化水平。

6.培养高水平、专业化的档案服务团队。

（二）档案管理各环节的定量研究

1.进一步加强档案统计工作。近年来，各级档案部门开始逐渐重视这一工作。最近，经国务院主管机关批准的《档案工作基本情况统计年报》已正式颁发，全国各级档案部门从今年开始实行统一的档案工作统计制度。对这一重要措施的认真贯彻执行，对推动档案统计工作，实现档案学的定量研究，无疑有重要作用。

2.建立完善的档案学基本概念体系。这是数学方法在《档案管理学》研究中能否取得成果的必要条件。当前，加强档案标准的制定工作，显得尤为迫切。

3.改革档案教育。在档案教育中，增加一些数学和系统论、信息论、控制论等基础知识教育是必要的。培养具有新型知识结构的档案专业人材，是档案管理学研究深入一步的关键。