强化县级社保业务档案管理研究

张国强

摘 要：本文借鉴国内外档案管理的相关理论与实践，为加强和规范县区级社保所业务档案管理，维护民生档案真实、完整和安全，发挥档案服务民生作用，推进档案管理工作规范化、制度化、信息化建设，使档案管理工作与社保所业务工作同步发展，为经济新常态下，强化人事单位档案管理规范与效率提升提供有益意见。

关键词：社保业务；档案管理；档案文件

1 引言

经济的新常态下，对人事单位的档案管理工作提出更高的要求，本文所称社保所业务档案，是指社保所在办理促进就业和社会保障业务过程中，直接形成的具有保存和利用价值的各种文字材料、电子文档、图表、声像等不同形式和载体的历史记录。

为进一步加强我处的档案管理制度建设，规范文书档案管理，近几年以来，中国各县级单位先后制定了有关规章制度，明确了档案工作职责和任务，提出了归档范围及整理要求，同时，将档案管理纳入相应岗位责任范围。在总结以往档案管理的经验的基础上，重新修订了部分档案工作制度，制定了档案接收、借查阅、档案统计、档案销毁等办法，发到每个专兼职档案人员手中。县人力社保局和县民政局共同负责全县社保所业务档案管理工作的组织领导；县档案局负责全县社保所业务档案管理工作的协调、监督和指导；县人力社保局、县民政局和县档案局应加强相关工作的沟通与配合。各镇应承担并履行对社保所档案工作的主体责任，具体负责对社保所业务档案管理工作的组织实施，切实保障社保所开展档案工作所需经费并将其列入年度财政预算。各社保所负责业务档案的收集、整理、归档、保管、统计、利用、移交等工作。

2 强化档案室管理

为强化档案室管理规范，首先，县区级社保所须设置专门的档案室，配备专或兼职档案管理员和必要的设施，确保档案管理的安全与统一。根据需要配备适应档案现代化管理要求的技术设备，保证档案工作的正常开展。社保所应按60平方米/万卷配置业务档案库房，有条件的社保所，档案库房、阅览室、办公室应按要求分设。配备档案室专用的计算机、激光打印机、扫描仪、数码相机、复印机、空调、防盗门窗、加湿机、吸尘器、空气清新器等必要设备。社保所在本镇主管领导的指导下开展档案工作，接受本镇档案员的业务指导和监督，各业务窗口应明确一名兼职档案员，负责本窗口业务档案的收集、整理和移交工作。社保所专职档案员应参加县档案局举办的档案人员岗位培训，并保持人员相对稳定。档案员调动或调整工作岗位时，需做好档案交接手续，确保档案的安全与完整。社保所应认真落实档案保管、保密、利用、移交、鉴定、销毁等管理规定，制定档案管理规章制度并加强监督、检查，保证业务档案及时收集、妥善保管、有序存放，严防损毁、遗失和泄密。社保所应将办理业务过程中形成的记录、证据、依据等文件材料，及时归档，并在规定时间内，移交档案室集中统一管理。档案收集。各业务窗口档案员按照“办结完毕业务”的时间顺序收集业务文件材料。社保所档案员定期将办结完毕的业务文件材料进行收集汇总。业务档案收集须做到应收尽收，应管尽管，确保归档材料齐全、完整、手续完备。

3 科学梳理档案文件及管理

为科学梳理规范档案整理，业务档案需一般按年或月整理组卷，不同保管期限、不同年度的业务档案应单独组卷，不得混合整理组卷。每日工作结束前，业务经办人员按当日业务办理时间顺序对各类业务档案进行分类和初步整理。业务档案附有金属物的应予剔除，破损的材料予以修复，易褪变的材料予以复制，复制件与原件一同归档，纸型规格一致，档案折叠整齐美观。归档材料页码应按顺序在有信息内容的文件正面右上角和反面左上角用2B铅笔标注，不得出现重号、空号、错号。档案装订。每月5日前，各业务窗口档案员应将上月业务档案及时装订。装订业务档案应严格按照档案装订的有关规定操作，每本档案厚度在80页左右。装订内容应包括档案封皮、卷内目录、归档文件、备考表、封底等，并按此顺序排列，采取左侧三孔一线方式装订。档案封皮填写内容应包括镇名称、社保所名称、案卷题名、文件起止时间、保管期限、案卷号等。备考表填写内容应包括本卷情况说明、立卷时间、立卷人、检查人等。档案移交方面，各业务窗口档案整理完成后，须经社保所档案员审核，符合归档要求的，由社保所档案员和窗口档案员双方签字确认后，移交档案室管理。不符合要求的，退回经办人员限期整改，合格后方可移交。

4 业务档案分类管理

业务档案分类管理效率应进一步提升，根据县区级社保所业务经办的规律和特点，以方便归档整理和检索利用为原则，采用“年度--业务类别”或“业务类别--年度”的方法对经办业务材料进行分类、整理，并及时编制卷内目录、案卷目录等。负责档案管理的人员应当对接收的档案及时进行分类、整理、编号、入库保管，并及时编制索引目录。业务档案目录每年6月底前移交镇档案室集中保存。业务档案包括以下十四类：失业管理类、就业管理类、无档人员管理类、农村劳动力灵活就业管理类、外埠人员社保管理类、城镇居民医疗保险管理类、社会化退休管理类、社会保障卡管理类、医药费报销管理类、征地转非管理类、劳动监察管理類、公益性就业组织管理类、死亡丧葬管理类和低收入和低保管理类等。

5 强化档案借阅制度管理

为提高与规范档案的安全性，县区级社保所应严格落实档案借阅制度，内部工作人员需查阅业务档案时，应严格履行档案借阅手续。外部人员需查阅档案时，应向形成档案的社保所提出申请，经同意后，由业务窗口工作人员按照《档案借阅制度》有关要求办理借阅手续。业务档案一般不外借。因特殊情况需要将档案借出时，须经镇主管领导批准，借出时间一般不超过十天。对已到期的业务档案应定期进行鉴定。镇档案员应组织成立由社保所相关负责人、业务人员和档案员组成的业务档案鉴定小组，负责鉴定已到期档案并提出意见、建议。对确无保存价值的业务档案逐一进行造册登记后，履行相关程序，予以清理销毁；对尚有保存价值的业务档案，经审查后重新立卷，并确定保管期限。对经过鉴定可以销毁的业务档案，社保所应编制销毁清册，经社保所负责人批准后分别报镇和县人力社保局、县民政局备案，方可销毁。未经鉴定和批准的业务档案，不得销毁。社保所应指派两名以上人员监督业务档案销毁工作。监督人员须在销毁清册上签名，并注明销毁方式和时间，销毁清册永久保存。

参考文献

[1]周林兴.公共文化服务体系建设进程中的公共档案馆职责研究[J].档案学研究.2011（05）

[2]丁玉宇.论档案信息资源的开发利用[J].山东档案.2011（04）