如何让档案管理工作变的独具匠心

宋丽梅

摘 要：档案管理工作在事业单位运行过程中具有重要的意义。如今档案管理工作中出现的种种问题已经限制了相关单位的长久性发展。本文对于我国事业单位档案管理存在的问题进行了分析，提出了具体的解决办法，供相关人士参考借鉴。

关键词：事业单位；档案；管理；现状；方法

21世纪社会的发展进入到知识经济时代，社会的快速进步和发展依靠信息资源的管理，且数据资源逐渐的演变成为具有战略性意义的核心竞争力。事业单位内部的档案管理工作受到的关注度越来越多，档案管理未来的发展必将全部实现信息化，结合运用现代化的信息技术不断改革和完善，为事业单位的发展做出应有的贡献。

1 如今事业单位档案管理存在的问题

1.1 对于档案管理的重视层度不够

部分的事业单位内部对于我国的《档案管理办法》《档案法》等相关规定认识不足，没有积极的进行学习，没有深刻认识到档案是重要的历史文化财富。档案管理也是一项重要的事业，由于长期以来的认识水平比较浅薄，重视层度不够，导致各项任务措施执行力度不够，管理工作整体处在非常混乱的状况。

1.2 档案管理基础业务薄弱

很多事业单位内部的档案管理基础性工作环节非常薄弱，部分单位虽然表面上建立了具体的规定和制度，但是没有真正的落实到实际中，流于表面化，档案管理工作不够规范、甚至没有经过规定流程就销毁了部分数据资料。

1.3 档案管理设备落后

由于单位内部的领导重视层度不够，各项政策规定执行力度不足，加上资金的投入量不够，很多事业单位内部的档案管理设备还比较落后，相关的库房非常简陋，部分甚至堆放着一些和专业内容无关的杂物，档案管理部门整体的办公条件差，设备落后，基本的设备配置不够全面，各层次对于该部门工作认识停留在低级水平。

1.4 管理人员综合能力低

由于多元化外界因素的综合影响，导致部分事业单位内部档案管理部门的员工流动性非常高，虽然进行了相关专业培训，但是人员变动导致专业水平高的人员基本没有，工作人员综合素质能力较低是未来档案管理中必须面对和解决的问题。

1.5 资源开发利用不合理

部分事业单位虽然进行了档案资料数据的收集和管理，目的是为了保证数据的完整和保存，并没有对于其中有价值的数据资料进行分析利用，这也就导致了资源的浪费，管理工作也就失去应有的作用和意义。

2 事业单位档案管理的创新和策略

2.1 建立健全的管理制度

在满足科学合理性原则基础上，符合实际的工作需要前提下建立具体的规章制度来进行控制。保证规章制度的操作简洁明了，方便应用，更好体现真正的作用，执行规定的时候要把握公正性原则，员工和领导都是制度的执行者应该同等对待。

2.2 加大宣传力度，提升相关部门的重视度

目前很多事业单位仍旧没有意识到档案管理的重要性作用，其对档案管理的认识程度不够。在这种思想的引导下具体的工作人员工作认真度下降，仅仅是为了应付而做的工作。针对这种情况，应该提高事业单位内部的主管部门和工作人员的认识，利用现代化的高科技手段（多媒体技术，会议，文件下发）进行大规模的宣传，对于专业的工作管理人员进行相关的培训，让各级不同的工作人员认识到管理档案的必要性，在不断的宣传努力下，各级人员将会把这种管理想法根植在心理，且为日后工作推广奠定好的基础。

2.3 运用先进技术科学的规划，进行信息化档案管理

现代化技能不断的发展和进步，新的观念，新的思想和技术出现，档案管理工作必须不断完善和进步。如今档案在各方面的应用性质不断加强，其使用范围和针对对象不断扩宽，档案资源充分发挥其作用，档案管理工作的进行和档案的保持才能体现出意义价值，应运用科学的手段进行规划整理，将以往的各种历史档案信息转化成可供现代化应用的数字信息。对档案类型等基本状况了解分类，依据事业单位内部的实际情况，相关技术人员制定计划方案，提出具体的实施方案，包括其具体需要的硬件设备需求和购买计划，进行数字化处理进程的详细步骤。相关设备的购买要依据经济情况量力而行，从深远的角度做长期规划，确保所购买东西的实际应用性和完整性，保证设备的整体实用性。详细规划内容应分期计划明确，整体方向准确。档案信息化管理工作具有特点性，工作的资金投入量相对较多，内容繁杂混乱，采用严格监管的方法保证工作的高质量完成。对于数字化过程工作人员应进行全程的监控，控制档案总体的质量性，保证档案的整体完整性和实用价值。平时对于相关的设备进行全方位检查控制，保证设备的完整和应用，对于目录数据库保证与基础档案的相关对应性。同时自行开发相关的软件程序和管理系统，或者对国际化的高科技工作系统进行引进，采用性能系统比较先进的相关设备，包括扫描仪，计算机，服务器，打印机等等。事业单位的人员加强自身的学习，为了保证工作能够有序合理的完成，该部门的工作人员进行专业的知识技能培训，保证部门员工的水准跟上技术发展的水平，注重档案管理者的业务水平提高，共同努力，保证档案管理工作的高质量完成。

2.4 注重档案信息管理系统的维护和更新

档案管理是一项长远而艰巨的任务，其总体过程是不断变化的，不同的时间段将会更新大量的数据信息，档案内容会及时变化和补充，事业单位内部的管理工作人员必须密切的关注内部系统的更新和维护。进行相关的档案更改时候必须遵守我国现有的相关法律规范和手段，比如《建设电子文件与电子档案管理规范》将系统规范合理化，达到影像资料，文件，电子文档等多方面信息和数据的自动化检索，对于系统的问题和漏洞及时的发现并尽快进行专业化的处理。

2.5 事业单位的档案保密工作要加强

事业单位的库房地址选择和建筑应该符合我国具体的规定要求标准，同时保持办公区域和库房的区分，提高防盗意识，在库房管理工作中指定专业的人士进行看管，非允许情况下禁止无关人员进入，对于机密档案和其他档案应该准确区分，机密档案如果出现外漏问题将会对于国家造成不可估计的严重损失，所以应该提升对于档案保密工作的认识层度，严格规范化管理，让档案为事业单位的长久性发展提供数据支持。

总而言之，事业单位内部的人员应该提升对档案管理的认识，加大部门专业化人才的培养力度，档案管理人员运用先进技术科学的规划，加强档案管理实施工作，事业单位内部各级人员共同合作，把握档案规范化管理的总体方向，提升单位的综合文化竞争力。

参考文献

[1]齐菊秀.对事业单位档案管理现状及对策研究[M].北京.光明日报出版社.2014

[2]李莹.做好事业单位档案管理工作的思考[M].上海社会科学出版社2014