浅析农业科研档案信息资源的开发利用

孙祎龙　栾天浩　翟季

摘 要：本文简述了开发利用农业科研档案的必要性，分析了农业科研档案信息资源开发利用滞后的原因。提出了要做好农业科研档案信息资源开发利用必须抓好五方面工作：1、加强领导，健全管理体制；2、加强档案编研，服务与“三农”；3、加强网络建设，拓宽服务渠道，4、提高档案工作者的业务素质；5、加强农业科研单位间科研档案信息的交流和共享。

关键词：农业科研；农业科研档案；开发利用；必要性；原因分析；举措

农业科研档案是对农业科研活动最直接的原始记载。开发利用这些档案信息资源为农业科研、农业科研成果转化和开发推广服务，是检验农业科研院所档案工作整体质量的标准和要求，也是农业科研档案赖以生存和发展的保证，它在农业科研活动中具有不可替代的重要作用。笔者从开发利用的必要性、影响开发利用的滞后原因和做好开发利用的举措上论述了农业科研档案信息资源的开发利用。

1 开发利用农业科研档案资源的必要性

农业科研档案凝聚着广大农业科研工作者的智慧和辛勤劳动及汗水，其中蕴藏着大量的农业科研成果和先进的农业生产技术，积极深入地挖掘和开发利用这些信息资源，对推进农业生产和提高社会经济效益都具有十分重要的作用。其必要性主要体现在以下四个方面：

1.1 促进农业科学研究的发展

农业科学研究具有承上启下相互依存向前发展的特点，其科研活动又是一个连续的过程。农业科研档案信息资源可为农业科学研究的深入提供大量宝贵的信息、借鉴和参考；为新项目的申报提供技术支撑；为农业科研事业的快速发展节省大量的研究时间和人力物力。

1.2 加速农业科研成果的转化

随着市场经济体制的逐步完善，我国农业开始向现代化迈进，向集约型方向转变，农民的科技意识不断增强，这就要求必须把农业科研档案信息资源进行提纯、归纳、总结，提出简单易行、可操作，并能直接用于农业生产实际的新品种和新技术给农民，为地方经济发展、增加经济效益和社会效益服务，进一步加速科研成果的转化。

1.3 对决策部门提供资政服务

农业科研档案信息资源可以使各级决策部门和本单位的领导更好地掌握国内外农业科研成果和农业经济发展状况，提供最新的科研动态、新成果、新品种、新技术等科技信息，为农业发展、农村经济建设和科学决策提供强有利的服务。

1.4 有利于农业科研档案事业的自身发展

档案工作的目的就是开发利用档案信息资源，为社会的经济发展服务，这也是档案价值的体现。通过开发利用农业科研档案信息资源促进了农业科研成果的转化和推广，加速了地方经济的发展，提高了经济效益和社会效益，用最直观的现实证明了农业科研档案工作的重要性，启发了各级领导的重视和更多人从事档案信息资源的挖掘、开发、利用，从而提高农业科技档案工作的地位，促进了农业科技档案事业的自身发展。

2 农业科研档案信息资源开发利用滞后的原因分析

农业科研档案信息资源的开发利用有利于农业科研成果的转化和推广，但目前很多农业院所的档案开发利用跟不上农业经济的发展的需要，分析原因主要有以下四点：

2.1 重“藏”轻“用”开发利用意识薄弱

随着信息化的发展和完善，人们获取信息的渠道也越来越多，导致查阅和利用科技档案信息的意识逐渐淡化。例如，吉林省农科院现馆藏的档案中80%是科研档案，这些科研档案凝聚着全院几代科研工作者的心血和汗水，利用率却很低，年平均借阅人数不超10人次。再加之档案管理部门把主要精力还是放在归档的数量、规模和档案的保管上，而在档案信息开发，提高档案利用率的工作上做得较少，使档案利用与社会需求严重脱节。

2.2 档案收集不完整 失去潜在价值

众所周知，农业科研周期长，少则几年多则十几年，多数是多学科多部门协作研究，科研材料分散在多处和多人手中；在有部分科技人员向档案部门移交的只是成果鉴定和报奖阶段的材料，而大量的原始材料还滞留在个人手中。另外，档案管理部门只注重纸质档案的收集，忽视了电子文件和多媒体等音像材料的收集，致使收集来的档案缺少完整性和系统性，大大降低了农业科研档案的质量和潜在的价值。

2.3 档案编研工作滞后 管理手段陈旧

目前很多单位的档案编研工作没有被重视，一直停留在文献的一、二次加工上，编研层次和质量不高，与实际需求脱节，导致大量的科研档案信息没有得到最大限度的开发利用，这种现象在一定程度上影响了农业生产和农村经济建设的快速发展；档案管理手段基本停留在传统的手工操作阶段，检索速度慢，准确率不高，即使有些农业科研院所在档案管理上应用了计算机，但仅局限于档案目录的单一使用，而在档案的数字化、管理的现代化与利用的网络化方面则相对应用的较少。

2.4 自我宣传不够 管理人员素质偏低

农业科研档案信息的宣传工作做的不深不广，使科技人员对科研档案开发利用在农业科研和成果转化中所起到的重要作用认识不足，导致有限的科技投入创造出的科技成果很多闲置在档案馆（室），仅成为科研人员获奖晋职的一纸证明，没能充分发挥科研成果档案应有的作用。再加之农业科技档案管理队伍大多是转行而来，其知识结构、技术能力、创新意识等综合素质普遍偏低，很难适应档案信息化管理的需求，极度缺少即懂档案业务知识，又懂农业科研、网络技术、计算机技术的高复合型人才，这种现况制约着农业科研档案工作向高水平、高层次方向发展。

3 做好农业科研档案信息资源开发利用的举措

为了适应社会经济发展和新农村建设对农业科技档案信息资源的需求，更好地实现农业科技档案信息的自身价值，应重点做好如下几方面工作。

3.1 加强领导 健全管理体制

档案管理人员应积极宣传档案工作的重要性，引起本单位领导的高度重视，把档案工作列入领导的议事日程。要结合单位的管理体制成立一把手挂帅，各部门主要负责人参加的档案管理领导小组，并把档案管理工作列入负责人的目标责任绩效考核体系。同时，把档案的收交工作纳入农业科研人员的考核评价体系。这种至上而下的立体管理体制，可极大地加快农业科技档案管理规范化的进程，为档案信息资源的开发利用提供高质量的保障。

3.2 加强档案编研 服务与“三农”

农业科研的最终目的是要为“三农”服务。农业科研档案所记载的信息，大多带有区域性、地方性和适应性的特点，这正是农业、农村、农民所需要的。档案工作者应根据社会和农民的需求，对馆藏农业科研档案信息进行科学系统的整理和分析，经过提炼和加工，把分散的档案原始信息集约化，汇集成简明、可操作的农业实用技术，为农业、农村、农民提供新成果、新技术、新方法、新工艺等项服务。还可以利用我院的“农友”网站，发布大量农业科技信息，促进农业科学技术的推广与利用，使广大农民能及时、快捷地获取先进的实用科技知识和农业技术，从而大幅度提高农业科研档案开发利用率，促进农村经济的发展，加速农业科技成果转化，为农民实现脱贫致富奔小康提供坚实有效的科技支撑。

3.3 加强网络建设 拓宽服务渠道

在互联网络不断发展和完善时代，档案管理部门要利用其灵活、迅速、便捷、高效的特点，加强农业科研档案信息网络化的建设。通过我院网络平台，把最新的农业科技信息和编研成果及时向社会发布；通过网络与基层农技工作者、农民和农业专家等建立咨询平台，快速沟通，并及时调整服务内容和服务形式，以此提高服务质量，加速农业科研档案信息资源的开发利用。

3.4 提高档案工作者的业务素质

档案工作人员工作和服务的好与坏取决于档案管理人员政治涵养、文化底蕴和业务素质的高低。农业科研档案管理在新时期必须要求档案管理者即要懂信息技术、电子政务知识，又要懂档案管理知识和农业基础知识。在培养政治上可靠、乐于奉献的同时，还要注重知识结构的调整，文化知识、专业知识、网络技术应用能力的提高和学习；转变管理理念，提升开拓创新能力、档案管理、保护和开发利用能力；掌握农业科研档案建设方面的最新研究成果等，才能开发一系列科研档案编纂、专题研究分析等含有高科技的信息产品，充分发挥农业科研档案信息资源在农业科研和农村经济建设中的作用，为社会创造出更大的经济效益。

3.5 加强农业科研单位间科研档案信息交流和共享

受农作物生理特性和生长习性的影响，每个农业科研单位拥有的科技档案都有局限性、封闭性和自用性，只有把它融入到全社会庞大的档案网络系统中，才能发挥出更大、更广的应用性和影响力。要把本单位整理编研好的科技信息链接到全国的农业档案管理系统或农业科研兄弟单位的农业科技档案管理系统，通过采集、吸收和并入，做到农业科研单位的档案信息资源的交流和共享，最大限度地发挥农业科技档案的经济和社会价值，同时可以减少农业科研的重复性研究和试验。

总之，农业科技档案在农业科研活动中有其不可替代的重要作用，这就要求农业科技档案管理者，要做好农业科技档案信息资源的开发利用，快速实现档案资源共享和农业信息化，为现代农业的快速发展、农业增产、农民增收提供强有力的科技信息支撑。

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作者简介

孙祎龙（1960—），男，北京人，吉林省农业科学院档案馆，硕士，研究员，从事档案管理工作。