基于现代信息化视阈中的医院档案管理研究

摘 要：随着社会经济的发展和医改不断深入，医院的各项工作都在朝向科学化、规范化、标准化、信息化方向发展，为适应社会发展和医院建设的现实需要，加强医院档案信息化建设势在必行。本文基于现代信息化视阈下，对医院档案信息化建设的现实必要性、存在的问题以及完善措施进行了相关探讨。

关键词：医院档案管理；档案信息化；信息化建设

医院档案是在行政、医疗、科研、后勤、资产管理及其他各项工作中直接形成的，是具有保存价值的文字、图像、音像等不同载体的历史记录，是医院发展历史的缩影，它在医疗改革、科学研究、提高管理效能、维护医院权益等方面发挥着举足轻重的作用。所谓档案信息化就是在档案管理活动中全面应用现代计算机技术、网络技术、信息技术，对档案资源进行处置、管理、开发并提供利用，从而提高档案信息资源对经济社会发展的贡献率，达到为社会发展提供服务的目的[1]。对医院来说，它是科学高效地为医疗、科研等各项工作服务的有力保障。

1 医院档案信息化建设的现实必要性

自进入信息社会以来，信息化逐渐成为各行业在市场中竞争的重要手段，成为提高自身经营绩效和管理质量、增加经济效益的重要工具，成为信息共享与传输的重要保障。对于医院档案管理而言也不例外[2]。档案作为医院拥有的一项重要资源，其管理质量高低决定着档案资源的利用程度，而现代化信息技术在医院档案管理中的运用，能显著提高档案管理的效率、质量，提高档案资源的利用率。在当前信息社会快速发展的背景下，医院信息化建设也在不断发展，以计算机及档案管理软件等管理应用为主，利用计算机、扫描仪、缩微设备等对档案进行搜索、存储、利用和管理，是医院档案管理方式发展的必然方向。

1.1 计算机技术和网络技术的发展促使电子文件大量产生，档案数量剧增，同时随着人为和自然因素的影响，以及保管不当和条件欠缺等因素，档案损坏程度日益加剧。目前医院日常行政事务中来自本单位、上级和有关部门的文件、报表、通知等大多通过网络传达，传统的档案管理建立在手工管理基础上，已不能适应新形势下档案存储、收集、管理和利用的要求。

1.2 新型信息介质和记录方式的不断出现及信息网络技术的发展，使得多数医院在日常医疗业务流程中广泛采用网络信息系统管理方式。患者从入院挂号开始便进入网络化管理之中，信息化从根本上改变了医院的管理模式，这一转变也要求医院档案信息化建设必然要改变传统的管理模式，适应全方位信息交流的客观形势[3]。

1.3 随着科学技术的不断发展，人们对获取信息的时效、范围、深度与广度的要求也随之提高，传统的档案利用服务方式已经无法满足人们对档案信息的主动需求，民众对档案信息数字化利用的需求日益高涨。档案信息化有利于档案信息资源的整合和共享，进一步扩大档案资源的使用范围，更有利于医院各部门、各医疗科室按需浏览，并保持随机存取，进一步提高档案原件的利用率，是顺应社会信息化潮流的趋势所在。

1.4 由于经验不足，加之受传统档案管理模式、管理理念的影响，使得当前医院档案信息化管理存在诸多问题。档案管理人员缺乏对信息化管理建设的重要性认识，信息化建设所需设备配备不齐全，业务能力与信息技术水平较差，部分医院档案管理不集中、不规范，使得档案管理分散、凌乱，给其信息化建设造成了极大的影响，严重降低了信息化建设的程度[4]。

2 医院档案信息化建设中存在的问题

2.1 档案信息化建设意识不足、层次较低。档案部门在医院各部门中长期处于隐形的弱势地位，某些单位领导对档案信息化作用的认识不到位，还没有将其作为重要的业务工作纳入医院岗位责任和目标考核办法之中。档案信息化建设还普遍停留在简单的录入、查询和利用层次，难以满足更多利用者对档案信息的利用需求。

2.2 缺乏高素质的人才对档案进行综合管理。医院档案信息化管理，需要熟知档案管理技巧与知识的档案专业人才，在此基础上对档案管理进行标准化完善，建立系统的信息化管理模式，并对档案室的各个基础设施和软件进行建设管理。相应的专业人员还应具备计算机使用与管理知识，同时具有网络安全管理技能方面的常识，能够在网络出现问题时，快速处理异常情况。而就目前来看，这样高素质、专业化的技术型人才在档案信息化建设中相当匮乏。

2.3 电子文件普遍出现保密性差的问题。电子文件没有统一的保密方式，可以不同载体形式出现，可以任意复制，甚至重复改变文件的内容和相应格式，并且可以随意加入人为因素，使得信息文件的原始性丢失，保密性能变差。对电子文件来讲，如若被改动，就无法确定是否为信息文件的原件，失去保密性。

3 医院档案信息化建设的完善措施

3.1 建立规范的管理机制。一是健全和完善档案管理业务流程和技术规范，创新档案管理制度，细化电子档案工作环节和步骤；二是明确责任分工，制定必要的安全措施，提高安全防范意识，保障网络及数据的安全运行，特别是对电子文件和电子档案，要确保电子档案的安全性与完整性；三是统一档案管理标准，加强档案信息化建设标准化管理，畅通档案信息网络，实现资源共享。

3.2 建设复合型的管理队伍。信息时代文件的自动登记、辅助立卷、归档、著录、检索和安全利用都是在计算机上实现的，这就要求档案管理人员不仅要具备档案管理方面的专业知识，熟知档案部门的作用、职能及管理范围，而且要掌握电子档案全程规范管理知识、计算机操作知识和网络安全防护技能。医院应对档案管理人员进行计算机方面的培训，帮助他们学会熟练操作计算机，并能够利用计算机快速管理档案信息[5]。档案管理人员应立足本职工作，强化自我学习意识，积极参与信息化教育培训，不断更新专业知识，及时了解档案发展趋势和现代科技在档案工作中的运用，提高自身业务素质和工作技能。

3.3 强化档案信息化建设意识。档案信息化建设水平的高低，取决于领导人的重视程度。领导如能将信息化建设提高到医院发展战略的高度去对待，充分重视档案管理信息化建设及信息化具体建设方案编制工作，定期开展医院档案信息化管理工作报告会议，加大档案信息建设力度，改进管理手段，将对促进档案信息化建设起到极大的推进作用。

3.4 完善相关设施配备。医院档案管理信息化的建设既离不开现代化信息技术的支持，也离不开信息设备的使用，只有同时具备现代化信息技术与设备，并在档案管理信息化实际建设过程中，将两者有效结合起来，信息技术与设备所具有的信息化功能才能得到有效发挥，进而提升医院档案管理的信息化水平[6]。这就需要医院在引进现代化信息技术的同时，加大资金投入力度，不断完善相关设施配备，如计算机、打印机、扫描仪、多媒体及各种先进医疗设备等。

4 总结

基于现代信息化视阈下，充分认识医院档案信息化建设的必要性和独特性，正视医院档案信息化建设中存在的问题，对加强医院档案信息化建设尤为重要。

参考文献

[1]许桂青，王志.信息化变革档案管理探索[J].中国档案，2006，3：7

[2]李琳.现代信息化视阈中的医院档案管理研究[J].中国社区医师，2015，29：168-169.

[3]于秀珍，陈春玉.医院档案信息化建设初探[J].北京档案，2009，9：29

[4]叶李芳.试论现代信息化技术在医院档案管理中的应用[J].城建档案，2015，11：21-22.

[5]王晓坤.档案信息化建设在医院档案管理中的价值及地位[J].现代养生，2014，24：142.

[6]赵爽.如何加强现代医院档案管理的信息化建设[J].电子世界，2014，02：16.

作者简介

赵旱霖，烟台市北海医院助理馆员，研究方向：医院档案管理。