水利工程建设项目监理文件资料管理浅谈

2016-04-07庹朝洪

四川水利 2016年4期

关键词：项目法人发包人承包人

庹朝洪

(四川锦欣工程建设监理有限责任公司，四川都江堰，611830)

水利工程建设项目监理文件资料管理浅谈

庹朝洪

(四川锦欣工程建设监理有限责任公司，四川都江堰，611830)

通过分析监理单位作为水利工程建设项目社会监督的角色定位，正确认识监理文件资料在水利工程项目文件管理中的重要性，在水利工程项目合同管理中的作用，提升监理单位管理水平。同时对水利工程项目施工阶段监理文件资料管理中出现的一些问题进行了思考，可供今后项目监理文件资料管理借鉴。

水利工程建设监理监理文件文件资料管理

1 概述

水利工程建设监理是指具有相应资质的水利工程建设监理单位，受项目法人委托，按照监理合同对水利工程建设项目实施中的质量、进度、资金、安全生产、环境保护等进行的管理活动。包括水利工程施工监理、水土保持工程施工监理、机电及金属结构设备制造监理、水利工程建设环境保护监理(此为社会监督)。水利部所属流域管理机构和县级以上地方人民政府水行政主管部门，对其所管辖的水利工程建设实施监督管理(此为政府监督)。在水利水电工程施工过程中，监理人实施建设监理主要是依据发包人的授权，对施工安全生产监督管理、施工合同管理、施工质量控制、施工进度控制、施工资金控制，协调合同相关各方的关系。而监理文件资料的管理是工程项目管理的重要组成部分，是监理工程师执行监理的依据，是实施质量控制、进度控制、投资控制、合同管理、安全监督管理，组织协调各方关系的基础性工作。

由于水利工程建设环境复杂、型式多样、结构复杂、体积庞大等基本特征，决定了水利工程施工具有建设周期长、资源使用的品种多、用量大、空间流动性高等特点，在监理实施过程中会产生大量的文件资料，这些文件资料不仅是实施建设工程监理的重要依据，也是建设工程监理的成果资料。

这些成果资料的取得需要我们做好监理工作，即做好工程建设过程中的各项控制工作，这是监理单位作为水利工程建设项目社会监督的工作重点。通过加强监理文件资料管理，能够有效提高监理工作的标准化和规范化程度，从而提高监理工作质量，实现水利工程项目的监理工作目标。

笔者通过参加我公司监理项目的管理工作，就项目监理机构的角色定位、合同管理、以及监理文件资料管理谈一些认识和体会，并对监理文件资料管理中存在的问题进行了思考。

2 正确认识监理文件资料管理的重要性

2.1 监理文件资料管理的重要性

项目建设工作是一项综合管理工程，它涉及项目前期工作、施工准备工作、项目实施、竣工验收、项目后评价等各项工作，而项目实施工作对整个项目来说是至关重要的，是形成实体的关键时期。监理公司承担建设项目实施过程管理工作，在施工监理服务方面拥有行业优势。

监理公司经过多年的积累，拥有丰富的现场服务工程监督管理经验；同时还拥有一支涵盖技术、经济、管理等相关专业的高素质人才队伍，这些软实力均是监理公司顺利开展工程项目监督管理的有力保障。

例如，笔者所参加的某灾后防洪治理项目，涉及泥石流治理、堤防新建、堤后填高造地等单项工程，从接受业主的正式委托到我公司监理机构、施工单位进场全面施工，时间仅3个月。在这种时间紧、任务重的情况下，我公司调派有经验的总监理工程师、监理工程师和监理员及时组建项目监理机构进驻现场，及时建立档案资料管理制度，指定专人及时做好档案资料的收集、整理和管理工作，从召开第一次工地会议，组织图纸会审到项目的划分、施工单位组织机构、施工组织设计、施工进度计划、施工方案的审查、开工令的签发、充分利用监理规范统一管理表格、水利水电工程施工质量检验与评定规程(SL176-2007)质量评定表格、水利水电建设工程验收规程(SL223-2008)验收表格和执行水利部发布(水办〔2005〕480号)水利工程建设项目档案管理规定，规范操作，在合同工期内按期完工，短期内打赢了一场攻坚仗。后经水利厅稽查工作组到施工现场听取汇报、查看现场、查阅有关文件资料以及与有关人员座谈，对监理文件资料完善情况做出了肯定，事后稽查提出的6点整改意见和建议也未对监理文件资料提出要求，但也从该建设项目稽查报告里看出文件资料的重要性。

又如，笔者参加某水电站工程，该电站已施工6年，工程投资只完成了60%，通过现场实地查看，首先在该项目的档案文件资料就体现出来，问题很大。参建的施工企业9个，组织机构不健全就占8个，而且是标准的三边工程，工程未进行过项目划分，也未进行过图纸会审，属于干到哪里算哪里，工程质量管理体系不健全，原材料、中间产品从未检测，所完成的单元工程未进行过质量评定，外观质量也达不到规范要求，工程建设完全失控，这样的工程项目必须进行全方位整改。我监理机构进场后进行了3次会议，找出了问题的症结：(1)图纸不全。建议发包人完成施工图设计文件的审查。此为施工准备阶段的工作。施工图纸经过监理机构审核签认后，在合同约定的日期前签发给承包人，以保证承包人及时编制施工进度计划和组织施工；(2)原材料和工程设备的检查验收。对承包人提供的材料和工程设备除提供材料合格证明和产品合格证书，在使用前按合同约定和监理机构指示进行材料的抽样检验和工程设备的检验测试；(3)对承包人质量保证体系的管理。检查施工现场承包人的质量检查机构，是否配备专职质量检查人员，是否建立完善的质量检查制度。检查是否编制工程质量保证措施文件；(4)进行工程项目划分，并确定主要单位工程、主要分部工程、重要隐蔽单元工程和关键部位单元工程。上报质量监督机构确认。在质量评定工作中对于单元工程质量经承包人自评合格后，报监理机构核定质量等级并签证认可；重要隐蔽单元工程和关键部位单元工程经承包人自评合格、监理机构抽检后，由监理机构组织承包人、发包人、设计人等单位组成的联合小组，共同检查核定其质量等级并填写签证表，由发包人报工程质量监督机构核备；分部工程质量经承包人自评合格后，报监理机构复核和发包人认定，由发包人报工程质量监督机构核备；单位工程质量经承包人自评合格后，报监理机构复核和发包人认定，由发包人报工程质量监督机构核定。以上问题的提出给建设单位提供了很好的参考资料，使建设单位在今后的建设管理更规范化和程序化，工程建设将顺利展开。

2.2 通过文件资料有效控制投资

监理机构依据现场开挖实际情况通过文件资料上报发包人，提请优化设计，有效控制投资。由监理单位直接承担现场监督管理的角色，将现场实际开挖和地质揭示情况及时反馈给发包人和工程设计人员，在保证设计质量与功能的前提下进行设计优化，有效控制投资。

例如，岷江汶川县雁门段防洪治理工程，在雁门沟支沟左侧开挖重力式挡墙基础时，发现原该处有以前修建的一段重力式挡墙，基础比新建重力式挡墙还深，该原先修建的重力式挡墙完好无损，经汇报业主与设计沟通后，经过设计验算同意在此挡墙基础上修建新挡墙，既减少了原混凝土拆除的工程量，也减少了新浇筑混凝土工程量。通过文件资料进行设计修改完善，既节约了工期，也使工程投资得到了控制。

2.3 索赔管理离不开相关的文件资料

监理单位承担建设过程中的监督管理工作，长驻现场，通过设计交底和现场指导，将设计意图在施工过程中得到较好贯彻。但由于水利水电工程建设规模大、技术复杂、建设周期长，易受自然条件的影响，工程变更不可避免。有些变更能够创造效益，有些变更会增加成本。在履行合同工程中，发生以下情形之一的，经发包人同意，监理机构可按合同约定的变更程序向承包人发出变更指示，承包人应遵照执行：(1)取消合同中任何一项工作，但被取消的工作不能转由发包人或其他人实施；(2)改变合同中任何一项工作的质量或其他特性；(3)改变合同工程的基线、标高、位置或尺寸；(4)改变施工时间或改变已批准的施工工艺或顺序；(5)为完成工程需要追加的额外工作；(6)增加或减少专用合同条款约定的关键项目工程量超过其工程总量的一定数量百分比。

由于地质原因或工程量增减造成的索赔事件比比皆是，而监理机构判定索赔成立的条件为：(1)依据充分。即造成费用增加或工期延误的原因，按合同约定确实不属于索赔方承担的责任。只有符合合同约定的索赔要求才有合法性，才能成立；(2)证据充分。索赔方能够提交充足的证据资料，以说明或证明索赔事件发生时详细的实际情况，并分析证据资料的有效性、合理性、正确性。索赔证据的种类很多，包括招标文件、工程合同、工程图纸、技术规范、发包人认可的施工组织设计等；工程各项经发包人或合同中约定的发包人现场代表或监理机构签认的签证；工程各项往来信件、指令、信函、通知、答复等；工程各项会议纪要；施工计划及现场实施情况记录；工程送电、送水、道路开通与封闭的日期及数量记录；施工日报及工作日志、备忘录；工程停电、停水和干扰事件影响的日期及恢复施工的日期；工程预付款、进度款拨付的数额及日期记录；工程图纸、图纸变更、交底记录的送达份数及日期记录；工程有关施工部位的照片及录像等；工程现场气候记录，有关天气的温度、风力、雨雪等；工程验收报告及各项技术鉴定报告等；(3)有损失事实。事件本身确实造成了成本的额外支出或工期延误；(4)复核程序，满足期限。在合同约定的程序和期限提交了索赔意向书和索赔申请报告。这四项条件同时具备，索赔事件才能成立。

例如，笔者通过泗洱河电站隧洞施工过程中，原设计隧洞洞挖Ⅲ类围岩，后经过设计地质人员和地质监理工程师根据现场开挖和地质揭示情况，原设计隧洞洞挖Ⅲ类围岩实际为Ⅴ类围岩，承包人依据施工合同相应条款和现场施工日志、照片等资料，以及由此造成隧洞临时支护工程量和隧洞回填工程量增加了施工成本，并及时提交了索赔意向书和索赔申请报告进行费用索赔，监理机构及时上报发包人并对承包人上报的依据、证据进行分析论证后继续上报发包人，由于该事件仍在继续，监理机构要求承包人进一步补充索赔理由和证据。如果没有这些文件资料作为支撑，索赔要求是不能成立的，索赔事件将终止。

又如线碉沟电站，由于项目工程量超过工程总量的15%以上，按照合同专用条款约定进行费用索赔依据充分，与施工合同相对照，造成了承包人施工成本的额外支出，承包人提出费用增加和工期延长，我监理机构鉴于事件发生仍在进行，要求承包人进一步提交索赔的证据资料。如果没有相应的证据(包括日志、记录、照片、会议纪要等)，工程索赔无法进行，所以说文件资料在水利工程建设中是非常重要的。

3 监理单位的角色认识和定位

在水利水电工程建设项目中，参与工程建设的主体主要有项目法人、承包人、设计单位和监理单位等。其中，项目法人在项目的实施过程中占据主导地位。项目法人与设计单位、监理单位、承包人之间的责、权、利的划分比较清楚明了，对各自的角色定位不准、认识不清，给工程管理带来诸多干扰和不便。因此，认识项目法人与监理机构之间的关系，有助于监理机构的角色认识和定位以及工作开展。

监理机构与项目法人的关系。我国现行建设管理制度下，项目法人责任制、招标投标制、工程监理制三项制度是独立运行的。监理单位与项目法人是合同关系，从合同上来说，监理合同的标的是为项目法人服务，而我国的监理规范明确监理机构是公正的第三方。

从范围上讲，项目法人责任制和工程监理制，都是工程项目管理的范畴。工程监理管理是项目法人管理的延伸。一般而言，项目法人通过招标方式选择施工监理，与监理单位签订委托监理合同，因此项目法人与监理单位是委托与被委托的关系。监理单位在项目法人授权范围内开展工作，主要为项目法人提供施工期间与承包人施工有关的一系列监督管理及服务工作，它的监督管理行为是对项目法人管理行为的一种补充或辅助。在项目法人责任制模式下，监理人着重施工安全管理、施工质量、投资和进度控制。监理单位要全面、正确地认识和理解与项目法人的关系，以合同为准绳，明确自身的责、权、利，提供让业主满意的服务。

4 有关问题的一点思考

4.1 前期与设计单位的沟通还需加强

目前，工程建设过程中，由于设计单位对工程项目的设计深度不够，造成设计文件修改比较多，引起承包人和建设单位在工程建设过程中索赔事件较多，增加了监理机构监督管理难度，需要监理机构加强现场事件发生的文件资料管理。作为监理依据的设计图纸发生大的改动，也延长了工程建设的工期，对工程建设十分不利，工程建设施工准备阶段需要延长图纸会审的时间和审查力度。

4.2 项目资料、档案管理不规范

项目法人与施工单位签订的施工合同不规范，也造成监理机构监督管理的难度增大。项目业主技术资料收集不全；部分文件未经收发传阅签批处理；文件的收集归档工作较差等不符合《水利工程技术项目档案管理规定》。这就需要监理机构将工程建设的程序化和规范化灌输给业主，监理机构在规范好自己的文件资料管理的同时，向项目业主献言献策，按有关规定落实专人、专责，加强工程档案资料收集管理。

4.3 工程质量与安全

在工程建设过程中，很多建设单位对工程项目划分需提交质量监督机构确认往往忽视，很多建设单位未能将政府监督和社会监督区分开来。在工程开工前未按《水利工程质量监督管理规定》到质量监督机构办理质量监督手续，未签订水利工程质量监督书，在工程建设接近尾声才到质量监督机构办手续，政府监督形同虚设，不利于工程建设的长期发展。

质量评定工作的组织与管理不规范。监理规范规定质量评定只有分部工程可以委托监理机构组织进行，但项目法人需认定。而其他法人验收，包括单位工程和合同工程验收由项目法人组织进行，项目法人验收后往往未报质量监督部门核备(定)，对单位工程验收也有未进行外观质量评定的情况发生。

工程建设完工后，往往由于决算和送审时间较长，事后很少提请行业主管部门进行竣工验收。

4.4 监理单位的文件资料管理水平及从业人员素质有待提高

目前监理行业既懂技术、经济，又懂管理、法律的复合型人才很少。进行从业人员培训，制定相应的人员聘用、考核激励、培训机制，加大从业人员素质培养的力度，使监理行业文件资料管理水平提高到一个新的台阶，并由此提高监理从业人员的综合素质，增强企业的核心竞争力。