探析高校校友工作档案管理

胡爱兰，刘 敏

（湖北医药学院，湖北 十堰 442000）

探析高校校友工作档案管理

胡爱兰，刘 敏

（湖北医药学院，湖北 十堰 442000）

校友档案是校友和母校之间沟通的纽带，是高校档案的重要组成部分，对学校的发展有着重大的意义.随着我国社会的不断进步与发展，高校的校友档案的管理工作也变得更加复杂，具有更高标准的要求.

高校校友；档案；管理工作

高校校友档案这一信息见证了母校的发展过程，相关信息的收集工作是档案建立的前提，作为高校档案的重要资源，做好校友档案的管理工作是确保信息完整的有效手段.但是，目前许多高校对于校友档案的管理工作都不重视，使得档案管理人员的工作较为消极.本文就此展开讨论，找出相应的解决方案.

1 做好高校校友档案管理工作的意义

这里主要对校友档案本身的意义进行分析，因为正是校友档案本身具有重要的意义才使得高校校友档案的管理工作意义重大.

1.1 教育价值

高校校友的学历层次较高，加上在社会上多年的摸爬滚打，往往是兼具科学文化知识和综合素质的群体，他们当中不乏教育、科研等的一线专家，有的则成为了政府部门的中心人物，有的则独领一个强大的企业，他们多可以称为“成功人士”.广大校友与母校之间有着密切的联系，他们对于母校的办学方式方法深有体会，知道其中的优劣[1].学校通过校友档案可以全面的了解校友的情况，邀请相关的优秀校友返校参与母校的建设和管理，聘请校友担任在校学子的专门性辅导员，在学校组织的学生座谈会上，给学弟学妹们提供就业指导、经验传授等，介绍自己当初的创业就业经历，尽可能的帮助学生们解决遇到的问题，帮助学生们摆正心态，积极地面对毕业后的就业、择业、创业路程.此外，学校可以组织在校生到校友的单位进行相应的实习活动，推荐校友录用母校的毕业生，这都极大地发挥了校友档案资源的作用.

1.2 激励价值

通过把历届校友先进的事迹、优秀的专业作品、突出的战绩等进行展示，以各种形式让广大师生了解到优秀校友的风采，增强在校学子成才的信心，激发他们的斗志，更加的热爱校园文化；另外，校友的不懈奋斗的精神、不怕失败的精神、艰苦奋斗的精神等都为在校学子树立了一个好的榜样，激励他们上进，激励他们不断地发展和完善自我，有利于促进广大学子今后的成长和发展[2].

1.3 历史价值

校史不仅是记录学校自身的建设发展的历史，也是记录广大校友的进步的历史.校友的风采、先进事迹、杰出的贡献等丰富了学校的校史，是校史编纂的重要资料来源，是国家与学校宝贵的财富[3].对校友资料全面的进行收集、保存、管理等工作，可以生动的反应出学校的发展历程，是学校历史面貌的再现，有利于更好的继承和发展学校的优良传统.

2 高校校友档案管理工作存在的问题

2.1 档案管理意识欠缺

传统的档案管理思想对档案管理人员的影响深远，再加上档案自身的保密性和低利用率，使得广大师生、管理人员以及学校的领导对于档案工作的认识都不够全面、客观，档案管理意识薄弱.有些领导则认为高校的工作主要在于教学和科研，对档案的管理工作甚至不屑一顾[4].此外，档案馆在高校内往往是定编定岗的，编制过度压缩，档案馆的人手过于紧张，不能很好的展开档案管理工作；有些在编的管理人员则因其工作性质的待遇低、升职空间小等不能正确认识到档案管理工作的重要性和意义所在.而有些高校部门的档案形成一方，则认为档案管理的工作应清除的归到档案部门名下，对于学校的其他工作并无太大的作用和意义，这就导致有关的文件、材料得不到有效的归纳，甚至出现丢失的情况，直接影响了高校档案管理工作的正常进行.

2.2 管理手段落后

据有关的调查表明，有些档案馆的管理工作仍旧以传统的手工方式进行作业.档案管理人员在实际的工作中通过手工作业对立卷归档够的相关文件进行调整和编目，这不仅劳动的量大、用时长、效率低，更使得管理人员没有多余的时间进行相应的编研和科学开发工作.与此同时，有关人员在利用档案时也必须亲自到档案馆查阅相关的档案，这不仅降低了检索的速度，查找的准确性、全面性也降低，更使得案件更易遭到磨损和破坏[5].随着信息化技术的日益发展，它已经深入到人们工作和生活的方方面面，高校的办学条件也不断地得到改善，计算机技术在高校的各个工作活动中得到广泛的推广、应用.高校档案管理部门虽然配置了相应的计算机设备，但是却没有得到有效的利用，无论是数据处理还是功能实现方面都没有最大化的把计算机技术的优势应用到档案管理工作中来[6].

2.3 档案信息的利用率较低

为确保进入调质器的蒸汽是干饱和蒸汽，一定要合理设计和操作蒸汽系统，在蒸汽管路中要有能高效去除蒸汽中冷凝水的装置和结构，如汽水分离器等，及时排除储汽包、管道中的冷凝水。

建立高校校友档案的最终目的在于充分开发和利用档案的信息资源，为高校的建设服务.但是目前大部分的高校档案管理人员的观念落后，与时代发展的步伐不相符，不能正确的处理好校友档案秘密与开放、档案信息资源的开发之间的关系.再者，如今大多的查阅资料的手工检索程序繁杂、服务设施落后、阅览环境差、利用方式单一等问题使得档案使用者的积极性受到打击，降低了档案利用的效率，使得校友档案的效用不能得到很好的发挥.

2.4 档案管理人员素质参差不齐

高校中的校友档案管理人员的素质普遍偏低，经过系统化的知识的洗礼的人员较少，部分人员的业务能力和专业素养不高.其次，与现代化技术接轨的人才较少，只有较小比率的人懂计算机、网络技术，大部分人仍局限于手工操作，这与高校对校友档案工作的不重视是分不开的[7].而且，高校中学习档案管理专业的人才较少，档案管理专业一直都是冷门专业.最后，高素质、高水准的人才大多不安于从事档案管理工作，认为其发展前景差、升职空间小，这就造成了人才的大量流失.以上原因就造成了档案管理人员的总体素质不高，严重的阻碍了档案管理工作的发展与完善.

3 做好高校校友档案管理工作的对策

3.1 加强宣传强化档案意识

档案工作是高校工作的重要成分之一，有助于高校的人才培养、文明的传承和大学精神的丰富.就目前而言，主要要做到的就是转变高校校友档案工作的被动性，需要做到以下几点：

（1）学校有关的领导要正确的认识到档案管理工作的重要性，摒弃陈旧、落后的思想，树立新的档案管理工作的思想观念，以适应新形势发展的需要，以发展的、全面的眼光去看待校友档案管理工作，积极地整合校友档案管理工作和学校中心工作，解决档案管理中实际存在的问题，促进校友档案管理工作的完善；

（2）强化广大师生的档案意识.广大师生是高校校友档案形成的直接施力者，他们的档案意识健全度直接决定了高校校友档案的完善程度.高校可以多途径的宣传档案意识，让人们认识到档案管理工作的重要性，如黑板报、校报、广播、微博、微信公众号等对档案管理意识进行宣传普及工作，形成良好的支持档案管理工作的氛围[8].

（3）增强档案管理人员的责任感.档案管理人员不仅要做好日常的档案收集、整理、归纳工作，还应当定时向有关的分管领导回报工作的进度，让领导充分了解档案管理工作的现状，更好的依据现状做出相应的改进对策，促进档案管理工作的发展与完善.同时，要积极地为高校的中心工作提供全面的档案信息提供等服务工作，使领导认识到档案管理工作在高校的日常工作中扮演着重要的角色，使得档案管理工作的地位得到根本性的提高.

从档案形成的规律出发，运用先进的科学技术和现代化的方法，实现档案管理的科学化，同时参照其他科学的、规范的、成熟的管理制度对校友档案管理工作进行优化.要实现高校校友档案管理的科学化、现代化、规范化，须做到如下几点：

（1）制度是保障，建立健全档案管理工作相应的制度，充分体现有关法律法规对档案管理工作的规定，并从高校自身的实际情况出发，建立出一套与高校校友档案管理工作相适应的管理制度，规范档案管理工作，使高校档案管理工作在法制性、严肃性的工作氛围下进行；

（2）做好档案信息的收集工作.校友档案应是一个全面的、最新的、准确的信息档案，这就要求有一支专业的、负责的进行信息收集工作的队伍，各个工作人员之间相互合作、职权分明，形成有效的工作网，实现有效的收集校友档案信息；

（3）系统化档案管理工作.从《高等学校档案工作规范》的内容和精神出发，对档案进行系统性的有效整理，标准化档案的管理工作，满足档案使用日益丰富的方式方法，为信息资源的开发奠定坚实的基础.在档案管理的硬件设施方面，应注重库房管理系统、档案编目系统等软件的引进、开发和利用，加快档案管理工作的网络化进程，为高校的发展和社会主义经济文化的建设贡献力量.

3.3 转变高校校友档案服务方式

档案管理工作的根本目的就是提高档案的利用效率.应多渠道的对校友档案进行利用，为广大在校师生、高校建设和社会经济文化发展服务是高校档案管理工作的终极目标.高校校友档案管理要从学校的中心工作出发，一切为了社会主义社会的经济文化发展，充分开发校友档案信息资源，提升档案服务工作的深度和广度.具体做法如下：

（1）提供校友档案的陈列、展览服务.针对校友中优秀的、突出的一部分人的档案，进行展览，可以给在校的学子们一个借鉴、参照的作用，在不如社会后可以少走弯路.档案管理者可以充分利用丰富的馆藏优势，定期举办各种类型的校友档案展览，充分发挥档案的宣传与教育功效.

（2）做好档案编研工作.档案管理人员应从馆藏档案的实际出发，充分发挥其特色、特点，有目的、有方向的进行档案编研工作，赋予“死档案”生命力，发挥其应有的功能，为学校的人文、大学精神的建设和丰富做贡献.如编写校史、大事记录、年鉴、杰出校友资料等[9].

（3）完善档案报导、检索功能.档案馆可以多元化公布档案目录、档案馆的实时动态等，通过电视、校报、互联网、公众号等提供档案信息的检索、查询等功能，提起广大师生和校友对档案馆的关注度，实现档案资源的分享与运用.

（4）提供档案的阅览、翻译复制、传输等服务.为提高档案资源的利用率，档案馆可以开辟对外的服务窗口，配给充足的服务人员，满足人们日益发展的对档案信息的需求.如，档案馆可以建立一个属于档案馆自身的网站，给广大校友和社会上有需要的人员提供校友档案的分享和传输平台，这样既有效的把原有的档案信息送到了有需要的人手中，又能及时更新校友档案信息.[10]

3.4 增强档案工作人员整体素质

高素质的人才是校友档案管理工作日益发展和完善的人员保障.首先，作为档案管理的工作人员应树立正确的工作意识，保持绝对的前瞻性、大局性、责任性意识.校友档案管理人员直接掌握着校友的机密，对于有些不便于公之于众的校友信息坚决不能外泄，树立正确的人生观和价值观，不侵犯他人的隐私，一切以校友和高校的利益为出发点；其次档案管理人员应具备较高的业务水平，要求管理人员的专业知识具有一定的深度和广度，从而能够更好的完成本职工作.为此，学校应广纳人才，积极引进专业知识扎实、综合素质过硬的高级人才，逐步建设出一支能够独当一面的档案管理人才；再次，对于原有的管理人员也应加强其专业知识水平、保密意识、综合素质的培养，提高其业务水平和专业素养，既掌握本专业的档案学知识，又掌握相关的外语、计算机、摄影等专业知识[11].作为校方，也应给档案管理工作人员提供广阔的发展空间，如继续深造等，充分调动广大工作人员的积极性和主观能动性的发挥.

综上可知，做好校友档案管理工作意义深远.但这需要多方合力，共同促进，高校领导者、档案管理人员要密切配合，转变落后的观念，以现代化的、科学的、合理的工作态度去面对高校校友档案管理工作.

〔1〕陈毕晟.高校校友管理信息化探论[J].浙江理工大学学报,2012（03）:461-464.

〔2〕陈惠兰.建立高校校友档案管理体系为校友工作服务[J].科技创新与应用,2012（21）:299-300.

〔3〕胡爱兰.试论高校校友工作档案管理[J].亚太教育,2015（13）:212.

〔4〕刘艳萍.基于就业工作的高校校友档案管理研究 [J].赤峰学院学报 (自然科学版),2015（19）: 130-131.

〔5〕史健.高校校友档案的建立与管理研究[J].中国外资,2014（04）:267.

〔6〕王潇.健全校友档案管理工作,促进校友资源的开发与利用 [J].科教文汇 (上旬刊),2014（04）: 183-184.

〔7〕何树娟.加强高校档案管理工作的探析[J].改革与开放,2010（10）:178.

〔8〕刘萍.新媒体环境下高校档案管理工作的探析[J].新媒体研究,2015（13）:34-35.

〔9〕杨桦.现代高校教学档案管理工作的重要性和必要性[J].兰台世界,2013（S1）:44-45.

〔10〕汪涛.基于JSP的校友档案系统流程分析与设计[J].湖北民族学院学报（自然科学版）,2012,30 (3):296-298..

〔11〕梅龙.高校档案管理工作现状分析及建议[J].湖北水利水电职业技术学院学报，2013（04）:61-64.

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