粮食储备企业存货内部控制改进浅析

■/王　岩

粮食储备企业存货内部控制改进浅析

■/王岩

存货的内部控制是企业管理的重要组成部分，粮食存货活动通常贯穿于企业的整个生产与经营活动过程，健全存货内部控制制度，不仅能够降低舞弊行为的可能性，避免存货业务记录出现错误，同时帮助企业降低存货管理成本，提高管理效率，促进企业平稳发展，实现既定的生产与经营目标。

粮油仓储企业存货内部控制

一、粮食储备企业存货内控的现状及问题

（一）收购入库业务控制程序不完善

入库检斤程序执行不严格，入库检斤一般由司磅员一人负责，缺乏必要的监督；抽样程序不规范，粮食属于大宗商品，入库前存在扦样人员执行扦样程序不严，扦样点及扦样分层不合规，导致样品不具代表性，检化验的等级结果与粮食实际品质不一致；检验手段落后，粮食品质检验的主要指标有容重、水分、杂质、不完善粒、生霉率等，从检验手段上看，只有容重和水分是仪器自动检测的，其余三个指标均靠人工分拣后称重计算。人工检化验方式，误差相对较大，存在人为操作的可能性；入库数量缺少二次确认，保管员审核每日计量检验部门出具的卸车磅单、化验单、理货员出具的调入原始记录簿内容，入仓结束后，统计员、保管员、会计员核对粮食数量，以核对一致后的数据确定最终入库数量，缺少对实际库存数量与账面数量的二次确认。

（二）仓储管理监督控制不到位

粮食储备企业存货仓储管理所存在问题主要存在于监督活动中，具体如下：

外租及代储库点选择不严谨。部分粮食储备企业对选点事宜未履行集体决策制度，上级单位对外租库点审核不严，未建立外租及代储库点黑名单制度及备选库点公示制度，导致选点过程中出现腐败现象频发。外租和代储库点选择不规范为储粮安全埋下安全隐患。

存货盘点制度不健全。多数粮食储备企业未建立多部门参与的存货盘点小组，仅在年末由财务人员及仓储人员对存货数量进行抽盘，只重视财务方面的盘点、缺乏对粮油存货品种的合理分析与评测，可能造成品质已严重下降的粮油存货价值被高估现象，这就会导致企业所采集的财务信息问题失真的问题。

（三）销售出库环节审批控制不严

出库通知单未经有效审批，导致粮油擅自动用。对于依据政策文件的粮油出库，存在出库业务缺少政策性出库计划，出库时间早于计划下达时间的问题。

未按照出库通知单出库，由于出库检斤程序执行不严，检斤缺乏相应的监督，部分企业以手工方式开具检斤单，导致实际出库数量大于出库通知单数量的问题。质量检验员未对出仓粮食进行检验，出具检验报告存档备查，填写出库登记检质检斤单。

（四）存货损耗过程记录及审批程序缺失

粮油存货计量不规范。粮油存货具有非标准化特征，从农户收购的每一车粮食的水分、杂质、容重、不完善粒、生霉粒等指标值都不一样，在执行发改委、粮食局、财政部和国家质量监督检验检疫总局《关于执行粮油质量国家标准有关问题的规定》进行扣水扣量时。由于核算细则缺失，财务及统计均未对扣水、扣量及整理业务形成统一的账务处理，导致实际过磅数量，扣水扣杂数量，整理筛下物数量，账面确认数量等数据没有规范的记录，有的企业直接以过磅数量为账面确认的收购数量，导致粮油入库数量按质量标准折算后不足。在出库过程中，没有按照国家统一的质量标准进行增扣量，导致损耗过大。

粮油存货报损程序不严密。目前粮食储备企业，没有对存货损耗处理的程序建立严格的制度规范，也未通过完善的决策制度和严格的审批制度对内部管理问题进行有效控制，导致相关问题的草率处理，从而导致企业利益受损。

粮油存货责任追究机制不健全，目前企业将粮油实际出库数量与账面数量的差额，全部认定为损耗，有企业直接承担。没有准确计区分损耗产生的业务环节，认定损耗产生的原因，没有区分正常损耗及超额损耗，并对超额损耗追究有关人员责任。

二、存货内部控制制度改进目标及原则

（一）存货内部控制改进目标

（1）服务企业战略。存货是粮食储备企业实现企业宗旨的基础，通过改进内部控制制度，强化粮食储备企业对粮油存货的管控力，降低存货毁损灭失、短缺变质的风险，降低购、销、调、运、存等各个环节的商品损耗，提高存货流转及创效能力，提升粮油仓储物流方面的核心竞争力，服务企业战略。

（2）降低存货风险。通过优化存货内部控制：一是降低存货经营风险。降低出现保管不善发生被盗、毁损、事故等，造成存货资产流失。二是降低财务风险，减少由于财务账目记录错误，造成存货数据失真、管理失控的风险；避免存货计价计量错误，导致成本不准、效益不实，账、实不符给企业带来潜亏（盈）。

（3）优化信息沟通。优化现有信息沟通模式，使存货相关的内部信息及时、通畅进行传递；避免沟通的方式不恰当、内容不完整或对外沟通不及时的情况发生，提高信息传递效率，为各级管理层决策提供有力的信息支持。

（4）降低保管成本。通过有效的内部控制，强化员工责任心，提高人员整体素质，强化制度执行，优化粮食出入库、储存环节流程，准确计量核算粮油数量，在保证粮食安全的前提下，减少粮食损耗和搬倒的费用增加；必须通风时，要根据具体情况，制定通风方案，严格按照通风操作规程执行，降低粮油损耗，降低粮油存货保管成本。

（二）存货内部控制改进原则

对粮食储备企业存货内部控制的改进主要遵循以下原则：

（1）合法性原则。粮食行业，一方面涉及保护农民利益，一方面涉及国计民生，国家每年都会针对粮油购销行为出台不同的政策，粮食企业必须在符合粮油收购政策及国家有关法律法规的前提下开展业务。

（2）有效性原则。在修订了内部控制管理制度之后，应注重对全体员工行为的引导，促使其自觉维护与遵守该项制度，从而有效发挥内控管理制度的作用。此外，企业管理者还需要实时监控内控制度的执行情况，一旦发现其中存在问题，则需要采取措施加以解决。

（3）成本效益原则。在建立了有效的内部控制管理制度之后，应当将其落到实处，对成本进行有效权衡，在确保内部控制管理制度作用得到充分发挥的情况下，尽可能地降低控制管理工作过程所耗费的资金成本。

三、存货管理内部控制改进建议

（一）存货收购入库环节改进

（1）规范存货入库检斤程序。粮油存货进入库区大门后，检斤环节必须全部通过业务信息系统自动检斤，自动生成检斤单据，杜绝司磅员员手工开票，严禁手动修改检斤数据。同时检斤环节加装图像采集设备，同时抓拍每一车入库粮油的检斤环节的图像档案，作为付款依据并存档。

（2）严格执行粮油存货抽样及检验程序。入库粮油的扦样工作应由仓储人员与质检部门人员共同组成，确保扦样工作的内部控制，避免扦样点位及深度不规范，样品代表性不足。同时应尽量采取具备自动检化验功能的机器设备，减少检化验环节手工操作可能带来的误差及舞弊的可能性。提高粮油质量检验结果精确度，确保粮油数量的计量相对准确。

（3）严格入库数量的确认。统计、财务、仓储部门要根据入库单及时准确的处理账务，并定期进行核对，对入库前整理导致的数量减少要如实处理账务，确保账实相符。一仓或者一批次粮食入库结算后，统计、财务、仓储、质检等部门要对粮油存货的数量及质量进行二次确认，出现因水分、杂质等原因导致数量不实的，盈余的要及时进行账务处理，数量不足的要予以补足。

（二）存货仓储管理环节改进

（1）强化安全管理。严格执行《安全生产管理暂行办法》及《粮油储存技术规范》的要求，确保粮油存货储存地点符合安全规范，不管是在粮油储存区内组织开展各项活动，还是存放相关物品，都不得污染粮油或者威胁粮油的储存安全。强化责任追究，出现粮油储存事故，需要依法给予相应的处罚。

（2）完善外租库选点制度。目前的外租库点及代储点的选择主要采取企业内部决策加上级单位审批（或备案）的方式，建议在确定需求后，采取公开招标的形式选择外租或代储库点。同时建立黑名单制度，将信用低、仓储条件差、出现过安全事故的企业纳入黑名单，严禁进入租库及代储范围。

（3）落实巡查和盘点制度。落实盘点制度，盘点小组由仓储、购销、财务、质检等部门组成盘点组，每月对租仓及代储库点粮油存货进行盘点，每季度要对所有粮油存货进行全面盘点，对数量、质量、粮情、安全等各项存货情况进行认定，并形成盘点记录及盘点报告。健全巡查制度，在严格执行企业内部巡查的同时，要建立上级单位不定期巡查制度，不对下通知具体时间、地点及货位，采取突击检查的方式开展粮油巡查。

（三）存货销售出库环节改进

（1）改进存货出库的管理与审批制度。实行不相容职务分离制度，明确粮油存货出库管理人员以及审批人员的职责。在手续符合相关政策文件要求的情况下，才能允许存货出库。销售出库当由购销以及财务等部门联合审批，仓储管理人员应当负责对出库单的审核，检查粮食质量，以签字形式进行确认。

（2）严格实物出库控制，改进出库检斤程序，避免人为更改检斤数据，采取业务信息系统自动检斤并产生数据的方式，加强实物出库监督。

（3）出库数量确认，一笔合同结束后，应与购买方签订结算协议，对粮油发出数量，合同确定的价格，费用、损耗承担等事项进行确认，保证销售出库的存货得到准确计量。

（四）降低存货损耗管理改进

（1）建立规范的粮油存货计量制度。企业财务和统计准确记录和核算粮食在收购过程中过磅数量、扣水扣杂量、折算后的标准数量，以及实际水分、杂质率等；如果进行烘干和整理的，要记录烘干的水分减量以及整理筛下物的数量；粮油出库时，按检化验的水分、杂质指标，和实际过磅数量折算为标准出库数量。这样就可以准确的区分粮油损耗的原因，判定责任，避免入库前应计入成本的损耗顺延到保管环节，保管环节损耗无法合理计量，从而形成大额损耗无法追责的问题。

（2）实行严密的粮油存货报损程序。建立粮油存货报损程序，粮油存货损耗处理必须提供上述的分环节计量数据，区分是符合粮油储存规范的正常损耗还是超额损耗。如果出现超额损耗，必须提出责任追究的具体措施，企业履行内部决策后，上报上级部门审批，审批通过后，方可处理损耗。

［1］樊行健，肖光红.关于企业内部控制本质与概念的理论反思〔J〕.会计研究，2014（02）.

［2］杨羽宇.我国粮食储备管理制度建设研究〔D〕.成都：西南财经大学，2014.

◇作者信息：中国储备粮管理总公司兰州分公司

◇责任编辑：张力恒

◇责任校对：张力恒

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