浅谈物资贸易企业应收账款的控制与管理——以广珠铁路物流开发有限公司为例

■//孙　丽

浅谈物资贸易企业应收账款的控制与管理
——以广珠铁路物流开发有限公司为例

■//孙丽

因国际和国内经济持续低迷，中国企业应收账款总量逐年递增，特别是物资贸易企业逾期应收账款居高不下，已成为经济运行中的顽症，物资贸易企业应收账款如不能及时收回，长此以往将严重影响资金的流动运转，加大企业资金成本，甚至关系到企业的生死存亡。文章以广珠铁路物资开发有限公司的财务工作为例，分析了物资贸易企业应收账款控制不力的危害性，并提出相应的控制对策，以期能最大限度的减小企业财务风险。

物资贸易应收账款控制

近几年国内经济持续在低点徘徊，形成了明显的买方市场，中国企业面临的市场竞争日趋激烈，物资贸易企业之间的竞争更是白热化。随之带来的是，物资贸易企业库存不断加大，应收账款随之居高不下，逾期的应收账款屡次发生，甚至形成呆账、坏账。因此，物资贸易企业必须构建应收账款管理体系，通过对应收账款采取科学规范的控制管理，切实加强事前、事中和事后控制，降低应收账款的风险，确保企业良性发展。

一、应收账款定义

在2015年制定的《企业会计准则》中设有应收账款科目，科目编号为“1122”。《企业会计准则》对应收账款的定义是：企业因对外销售产品、材料、供应劳务等而应向购货或接受劳务单位收取的款项。主要包括企业销售商品或提供劳务等应向有关债务人收取的价款及代购货单位垫付的包装费、运杂费等。

广珠铁路物流开发有限公司，是一家综合性的物流企业，主要经营建材批发零售、多式联运、仓储配送、供应链管理和物流信息服务等。因公司占地3100亩的珠海西站物流园正在陆续开发建设中，目前公司经营建材批发、零售的物资贸易额占公司经营额的90％以上，故文章着重分析物资贸易部分的应收账款，对多式联运、仓储配送、供应链管理和物流信息服务等方面的应收账款暂不讨论。

二、应收账款的产生原因

（一）商品销售和收到货款的时间差

在物资贸易商品销售中，商品销售发出的时间和收到货款的时间一般是不一致的，这就直接导致了应收账款的发生。这是因为销售合同中规定了一定的免息时间或是月结时间，再就是收货数量的签认核对、开具发票、货款结算支付也需要一定时间的原因。由于销售发出商品和收到货款的正常时间差而造成的应收账款不属于商业信用范畴，则是应收账款的一种基本形式。

（二）商业竞争是应收账款产生的最直接原因

物资贸易行业因为大众化程度高，市场竞争呈现白热化状态，信用销售即赊款销售是促进销售的一种重要方式。市场经济发展为买方市场时，企业为了扩大市场份额、提高市场知名度和增加销售收入一般都会采用信用销售的方式。因此，在竞争激烈的现实市场环境下，如果企业不采用这种信用销售方式，那么市场就会萎缩，市场份额和销售收入相应会减少，最终可能导致企业失去竞争力、导致商品销售不出去而亏损倒闭。

（三）减少存货的需要

根据权责发生制原则，应收账款是可以确认为收入的债权，而存货除占用货物资金外，存货持有的维护管理成本还相对较高，诸如仓库租赁费用、保险费用、储存保管费用、清理费用、偷盗、破损损耗、变质损耗等等。物资贸易企业花大量资金采购物资商品存放在仓库里显然是不明智，也是让人匪夷所思的，除了是易于变现的紧俏商品或是算准了市场价格趋势囤货待售。另外，存货的流动性相对要比应收账款的流动性差得多。这些应该就是企业愿意持有应收账款而不是存货的理由。

三、应收账款控制不力的危害

（一）应收账款控制不力影响企业流动资金的正常周转

应收账款是企业在赊销物资商品时，由于种种原因货款不能及时收回，而企业对逾期不还款的客户未能及时采取相应措施，致使企业流动资金被客户长期占用甚至是长期无偿占用，如果占用的金额多了，长此以往必将影响企业流动资金的正常周转，使企业出现资金短缺，从而影响企业的正常开支和生产经营活动。

（二）应收账款控制不力加大融资成本

如果应收账款被长期拖欠，不但影响企业流动资金的正常周转，反而使企业不得不垫付现金来缴纳各种应缴税金和发生费用，同时增加了企业的利息支出和为催收欠款而发生的各种费用，迫使企业加强融资以增加现金流，加大了企业的融资成本，造成了企业财务费用的增加。如果应收账款最终成为坏账，企业将蒙受更大的损失，甚至导致企业被迫拖垮倒闭。

（三）应收账款控制不力造成管理更加复杂化

企业赊销物资商品后，就必然要建立应收账款台账、各种对账台账、应收账款明细表等，容易造成物资贸易部、配送结算部、财务部等部门之间的矛盾，增加了正常工作之外的大量额外工作量。同时要组织专门人员或兼职人员去定期或不定期的催收应收账款，除了增加企业员工工资支出外，还要增加员工的加班费、差旅费、通讯费等相应开支，本来物资贸易利润率低的基础上进一步加大了企业的管理费用。

（四）应收账款控制不力片面夸大企业利润

中国企业现阶段确认收入时基本都是遵循权责发生制原则，发生赊销物资商品时，将赊销物资商品的收入全部记入当期营业收入。企业产生了较多的收入，增加了利润，但企业本期利润的增加并没有实现本期的现金流入。根据财务处理的谨慎原则，企业可根据实际情况对应收账款自行计提坏账准备，一般为3‰～5‰。如果企业应收账款大量存在，坏账的可能性会很大，即实际发生的坏账损失可能远远超过提取的坏账准备。这样片面夸大了企业利润，却对可能发生的损失并未能全部覆盖，实际可能产生很大的经营风险。

鉴于以上列举的因应收账款控制不力给企业生产经营所带来的很多危害，因此采取措施加强应收账款管理，尤其是逾期应收账款的管理控制势在必行。

四、应收账款的控制对策

广珠铁路物流开发有限公司历来十分注重对应收账款的管理，从管理制度、组织机构、事前事中事后控制等方面采取了相应的对策措施，在物资贸易业务每年销售额持续增长的情况下，努力做到最低限度的货款拖欠和最小的坏账损失，确保了公司可持续健康发展。

（一）强化制度建设，绩效考核挂钩

广珠铁路物流开发有限公司成立后，除制定了《广珠铁路物流开发有限公司财务管理制度》外，针对应收账款的控制，陆续制定了《广珠铁路物流开发有限公司应收账款管理制度》、《物资贸易风险防控制度》、《物资贸易逾期垫资费用收取办法》。从制度建设上统一了公司各级人员对应收账款重要性的认识，完善了责任人员绩效与应收账款挂钩的考核办法，保证了各级员工能够按章办事，通过强化应收账款管理制度来降低了企业经营风险。

（二）健全组织机构

公司在物资贸易业务方面，除设立物资贸易部、配送结算部、财务部、企业管理部等常规部门外，还设立了风控调查员、营销总监、分管物资贸易的副总经理等专门岗位，并在此基础上融合成立了由董事长担任组长的风控小组，定期召开风控小组会议，完善科学决策机制，确保公司正确运用赊销，加强应收账款的科学管理，提高财务风险防控能力。

（三）事前事中事后全过程的控制管理

1.事前。由物资贸易部风控调查员对客户进行实地考察，多渠道收集客户的基础资料、客户特征、业务状况、交易现状、公司背景、公司资信及市场口碑等资料，对客户进行细致严格的信用调查，分析评估客户按期偿债能力，并填写《客户评级基本情况表》和《客户信用等级评定表》，为每个客户建立一个信用档案，综合计算信用得分大致分为A、B、C、D四个等级，根据公司管理制度针对性地授予相应的信用额度及信用期限，报物资贸易部主管、销售总监和分管总经理核批，建立每个客户的大数据让公司各部门信息共享。物资贸易部风控调查员根据公司与客户的物资贸易交易、货款收回等情况，每季度评估更新客户信用等级，并及时报物资贸易部主管、销售总监和分管总经理核批。

在正确评估应收账款风险的前提下，物资贸易部执行严格的信用等级授信标准，根据公司物资销售合同范本局部填充修改，草拟出针对性的客户物资贸易销售合同，经财务部、审计法律事务部和分管副总经理把关审核后，由物资贸易部组织与客户签订物资贸易合同，有力地杜绝了客户蓄意欺诈。

2.事中。物资贸易部业务员在签定合同和组织发货时，必须参照审批的信用等级和授信额度来决定销售方式。在物资发货前，必须正式签订了销售合同，且发货量严格控制在授信额度内。供货过程中，物资贸易部实行完善的销售服务流程，业务员负责跟踪商品的收货地、用途，及时收回客户签认单。并定期、不定期的走访查看，防止客户违反合同骗货倒卖，强化风险把控。

3.事后

（1）建立台账并定期更新。物资贸易部和配送结算部建立相应的物资销售台账，财务部根据配送结算部提交的销售结算信息，每周及时更新应收账款台账，加强对应收账款的日常监督和动态监控管理。由于销售物资贸易商品涉及多品种、多规格、多型号、多批次及多个回款期限，财务部联合物资贸易部必须每两个月定期与客户核对一次账目，避免因退货、换货或代付货款等原因引起的账务数据差，对数据有出入或不一致的，及时查出原因报分管总经理批准后更新账目，避免出现呆账或坏账。

（2）业务员催收基础上成立清收小组加强催款。财务部每周一上午将应收账款台账信息定期反馈至核算贸易部、营销总监和分管副总经理，严格监督每笔账款的结算和回收情况。物资贸易部根据财务部应收账款台账及时提醒各业务员跟进应收账款的催收工作。对未能按期收回的应收账款，财务部对物资贸易部和营销总监及时发出应收账款的催收提醒通知，由物资贸易部业务员跟踪催收。

广珠铁路物流开发有限公司积极推进信息化建设，公司正在开发利用互联网和手机平台建立应收账款的管理系统，届时所有应收账款信息及时在员工自动化办公系统平台上实时更新，自动计算应收账款的各个关键时间点。到达催款的各个时间点时，系统平台自动编辑信息发送给相关的业务员、营销总监和分管副总经理手机上，减少或消除人为操作误差，真正实现全面网络实时监控。

（3）对逾期应收账款成立清收小组加强追收。对应收账款超过授信额度或超过授信期限30日的，财务部及时通知物资贸易部停止对该客户的一切供货，并同时由公司分管副总经理牵头联合物资贸易部、营销总监和财务部成立催收清算小组，负责对该客户的催收清算工作。对逾期的应收账款，公司专门研究制订《物资贸易逾期垫资费用收取办法》，明确物资贸易逾期垫资费用谈判原则、优惠谈判基本流程、优惠金额审批权限，根据贸易纠纷类、经营遇到困难类、恶意拖欠欺诈类等不同的客户类型，由公司分管副总经理牵头负责综合，分析客户逾期的原因，分别采取约谈、物品抵押或第三方担保直到法律诉讼的手段全力追讨应收账款。

（四）审计监督检查，确保内部控制的外部监督到位

广珠铁路物流开发有限公司的母公司——珠海交通集团公司审计部门，每年初对公司上一年物资贸易业务内部控制的制度建立、审批执行情况和应收账款的财务结算情况进行监督审计，有针对性地提出审计意见和相关建议，并安排专人跟踪进行督促整改落实，确保了应收账款内部控制的外部监督到位，努力做到财务风险可控和公司可持续经营。

五、结语

综上所述，物资贸易公司应收账款是企业内部控制管理的核心内容，可以说直接关系着企业的生死存亡。物资贸易企业只有统一思想认识，从制度、组织、风险控制、内外监督等方面加强应收账款的全过程控制管理，采取有效的防范措施，尽量规避或减小坏账损失，让企业不断步入良性循环轨道，为企业赢得最大价值，使企业不断发展壮大。

［1］英双蓉，王东岗，黎子民，庞丽佳.高级会计实务〔M〕.北京：经济科学出版社，2014.

［2］张志宏.财务管理〔M〕.北京：中国财政经济出版社，2009.

［3］贺晓卫.浅谈企业如何加强应收账款管理〔J〕.企业家天地，2010（10）.

◇作者信息：广珠铁路物流开发有限公司

◇责任编辑：罗敏

◇责任校对：罗敏

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