制约企业档案服务水平提高的因素及解决对策

黄韵佳

【摘要】在当前信息化时代，企业档案工作发生了较大的变化，档案利用率也不断提高，这有效的确保了企业档案作用的发挥。在这种新形势下，传统的档案服务已越来越无法与当前对档案的需求相适应，所以需要努力提高档案管理水平，使企业档案能够更好的发挥其利用价值，为企业带来更优质的服务，确保企业经济效益的提升。文中分析了制约企业档案服务水平提高的因素，并进一步对提高企业档案服务水平的对策进行了具体的阐述。

【关键词】企业档案；服务水平；制约因素；对策

在当前很大一部分企业中，在其档案工作中都存在着重藏轻用的现，一些有保存价值的档案归档后，在保密性要求下，许多档案都很少对外进行开放，再加之企业档案还与企业自身的经济利益息息相关，这就更导致大部分企业档案被束之高阁，这就导致档案对企业经济效益促进的作用无法发挥出来。由于企业档案开放受到诸多制约，用户对档案信息的需求得不到满足，同时企业馆藏较为丰富却得不到有效的利用，企业档案服务与利用者需求之间存在着较大的矛盾，这不仅给企业档案的利用带来了较大的制约，而且还不利于企业经济效益的稳定提升。所以需要针对制约企业档案服务水平提高的因素进行深入分析，从而找出切实可行的解决方法，确保企业档案利用率的提升。

一、制约企业档案服务水平提高的因素

（一）企业档案人员素质不高，缺少服务意识

企业档案管理人员，多来自于企业其他部门，部分档案人员由其他部门人员兼任，经过专业系统档案知识学习的人员较少。档案人员自身观念较为陈旧，对档案对企业的发展的重要性缺乏认识，每天只是简单的对档案进行保管，对档案工作创新意识较为薄弱，缺乏服务意识，从而导致企业档案服务水平较低。

（二）基础设施不完备

在部分企业中，并没有设计档案管理部门，没有设置档案室及档案存储的库房，档案没有统一进行存放，由各个部门进行独立管理，当需要利用某种档案时，则需要到相关的部门进行调取，部分档案当无处存放时则会被直接销毁，给档案利用工作带来了较大的不便。

（三）档案部门经费严重不足

在企业发展过程中，更注重生产和销售部门的发展，而对于企业档案部门一直较为忽视，这就导致档案部门的经费严重投入不足。由于经费较少，不仅一些前沿技术无法在企业档案管理工作中进行应用，也无法引进信息检索技术和工具，对档案服务效率带来了较大的影响。

（四）宣传力度不够，档案得不到有效利用

企业档案主要是面对企业内部、同行业、其他企业及社会公众提供利用服务。但在实际工作中，为了避免企业档案中商业秘密被泄露，企业档案只针对本企业进行提供服务，多数情况下都是被束之高阁，将企业档案有效的保护起来。再加之长期以来我国社会公众对档案缺乏深入的认识，意识不到企业档案的价值，这就导致档案被孤立起来，档案得不到有效的利用。

（五）效率低下，档案服务缺乏统一规范

企业档案管理工作中，长期以来一直存在着重管理轻服务的思想，这就导致企业档案服务水平受到较大的制约，企业档案服务也一直没有统一的标准，再加之档案人员对档案服务具有较强的随意性，利用者要对档案信息有需求时，在利用时需要履行一些额外的手续，导致利用过程较为繁琐，不仅影响了档案的有效利用，而且还对其服务效果带来了较大的影响。

二、提升企业档案服务水平的对策

（一）提高档案人员素质及服务意识

企业在选择档案人员时，应当考虑其是否具有一定的专业基础或者实践经验；对于在职的档案工作者，可以通过在职培训、继续教育等方式，提高档案工作者的业务素质、心理素质、职业道德修养。加强档案工作人员的计算机应用技能，加快转变档案人员的服务观念，主动与利用者及时沟通，积极解决利用者遇到的问题，更好地提供档案服务。

（二）完善企业档案基础设施建设

顺应时代的发展，将企业档案信息数字化，并尽可能地向利用者提供档案复制品，以此来降低档案原件的使用频率，延长档案实体的寿命；建立企业档案网站，将可以开放的档案信息最大限度地呈现在利用者面前，以主页方式提供相关服务，提高利用者所需档案信息的可获取性。

（三）加大投入，更新企业档案服务的相关技术

要克服以往企业对档案管理和提供利用服务投入过少的缺陷，加大人、物、财的投入，建立计算机检索系统，并开发或引用行之有效的检索工具，建立合理的检索体系，满足用户不同角度的需求以及对查全和查准的要求；加快档案数字化进程，运用网络安全技术保证上网档案的安全。确保用户方便、快捷地获得准确、安全的档案信息。

（四）适当宣传，激发社会档案意识

档案的利用率在很大程度上取决于社会档案意识，而档案服务水平的高低又受档案利用频率高低的影响。在不违背企业档案保密性要求的前提下，对可以对外开放的档案适当地进行宣传，通过各种传播手段，宣传企业档案与档案工作，使现实利用者和潜在利用者认识到企业档案可能对其发挥的作用。

（五）提高企业档案服务效率

利用者能否及时查到他们需要的档案，是衡量企业档案服务水平的标志。为了克服传统服务方式程序复杂的问题，建立规范化服务流程，简化利用程序，使具体的档案服务工作有章可循，确保用户的信息需求能在最短时间内得到答复。

三、结束语

在当前信息化环境下，企业需要充分的加快档案的开发利用，向档案利用者提供优质的服务，从而使企业档案的价值更好的发挥出来。企业无论是档案人员，还是档案部门，也需要努力提高自身的素质和档案服务意识，从而邓得社会各界对档案事业的支持，确保企业档案能够为单位、社会和国家的各项事业提供优质的服务。

参考文献

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