基于Excel的辅助生产费用计划成本分配法数据处理

□文/邹伟娟 卢 呈

（广东海洋大学寸金学院 广东·湛江）

随着市场竞争的日趋激烈，工业企业的压力越来越大。成本管理效率关系到企业竞争力水平的提高，而如何正确及时地归集分配生产成本一直是成本核算和管理所关注的重点问题。辅助生产费用的分配是工业企业产品成本核算与管理的一个比较关键的环节。辅助生产费用分配方法主要有直接分配法、一次交互分配法、计划成本分配法、代数分配法，以及顺序分配法。其中，计划成本分配法计算手续较为简单，各种辅助生产费用只计算分配一次，且可考核各辅助生产车间的实际与计划成本的差异情况，以便于管理者进行成本管理。EXCEL软件给会计和财务工作带来很多便利，利用EXCEL进行数据处理更加及时准确。只要完成前期较为繁琐的建模工作，日后做核算处理时便可重复运用，大大减少会计人员的工作量。

一、计划成本分配法简介

计划成本分配法是指在分配生产费用时按事先确定的产品或劳务的计划单位成本和各个车间、部门耗用的劳务数量，计算各车间、部门应分配的辅助生产费用的一种方法，即根据辅助生产车间为各受益车间或部门提供产品或服务的数量，按照计划单位成本计算出应分配给各受益车间和部门（包括受益的其他辅助生产车间）的费用，再将各辅助生产车间直接发生的费用，加上其他辅助生产车间分配过来的费用，减去根据计划单位成本计算出的分配数，从而得到按计划成本计算的分配额和各辅助生产车间实际发生费用之间的差额，针对该差额的处理，可以对辅助生产车间以外的受益单位再一次进行分配，也可以将该差额列入“管理费用”科目中，目前采用后者居多。

采用计划成本分配法进行辅助生产费用分配时，因为辅助生产车间的产品或劳务的计划单位成本都会有现成的资料，只要有各受益部门耗用辅助生产车间产品或劳务数量的相关资料，即可完成分配，各种辅助生产费用只需要进行一次计算并分配，简化和加速了计算工作。按照计划单位成本分配，排除了辅助生产实际费用的高低对各受益单位成本的影响，可以用于考核和分析各受益单位的经济责任，还能反映辅助生产车间产品和劳务的实际成本脱离计划成本的差异。这些优点是其他几种方法无法比拟的，尤其在考核车间成本控制的情况这方面，便于管理者作出适当的生产调整决策，把成本尽量控制在计划的范围内，不产生过多的资源浪费。但如果计划成本制定得不准确则会直接影响辅助生产费用分配的准确性，所以采用这种方法要求企业计划单位成本制定要比较准确，企业必须建立良好的计划成本核算与管理制度，避免成本差异较大时转入管理费用影响当期的损益。

采用计划成本分配法分配辅助生产费用时计算公式如下：

各车间、部门应分配的辅助生产费用=该车间、部门的耗用的产品或劳务量×辅助生产车间提供的相应产品或劳务的计划单位成本

某辅助生产费用分配的差异额=（该辅助生产车间直接发生的费用＋其他辅助车间分配转入额）－按计划成本的分配数额

二、EXCEL模型设计

EXCEL模型设计，简单来说，就是建立数学模型，用于解决实际问题。应用广泛，单纯的数学问题、金融、财务等领域都可以使用，主要包括EXCEL表格的设计、文字的录入以及公式的编制等。使用EXCEL进行数据的处理，处理结果将在原始数据录入后即产生，较为快捷。如采用EXCEL模型进行辅助生产费用计划成本分配法数据处理，只要公式准确无误，原始数据录入准确，则随之产生的结果就不会出错，能大幅提高数据计算的准确性和及时性，同时也可以采用EXCEL的等量关系自动完成相关会计分录，在实际工作中方便会计人员操作，缩短工作时间。

图1

图2

图3

在EXCEL建模时，应考虑到界面的适用性，包括提高界面的可辨性与可操作性，界面应该简洁明了，做到能让初次使用者可以尽快上手。笔者认为可以将界面分为“原始数据录入”与“分配结果显示”两个基本区域，并用醒目字体对两个区域进行标识，方便初次使用者根据文字提示完成原始数据录入工作。

EXCEL建模的关键在于公式的编辑。公式编辑需要把数量计算和等量关系等数学逻辑转换成EXCEL公式，一般具有一定EXCEL操作基础的人员均可完成工作。但由于EXCEL公式编辑的灵活多样性，其输入方式也多样，可以通过插入函数和编辑栏输入等方式录入，即使在相同的界面，不同人员设计出来的公式也会存在一定的差异，但基本思路是一致的。

三、基于EXCEL的计划成本分配法数据处理

本文以两个辅助生产车间、两个基本生产车间的规模建模，企业可根据自身情况进行调整。新建EXCEL工作簿，将其命名为“辅助生产费用计划成本分配法EXCEL数据处理”，打开该工作簿，按如下步骤进行编辑：

（一）“辅助生产费用汇总表”的设计。（图1）打开sheet1，按图1所示建立表格，该部分主要用于原始数据的录入，具体操作如下：在A1单元格输入“原始数据录入区”，输入完成后拖动鼠标至F1单元格，此时已经选定了A1：F1区域的单元格，点击“开始”下的“合并后居中”，单元格即合并完成并且文字居中，然后可右击行数“1”，选择行高，把行高设置为30左右，以凸显该区域是原始数据录入区。同样，点击A2单元格，输入“辅助生产费用汇总表”，点击鼠标拖动至F2单元格后合并并居中。如下操作大同小异，如图1所示，在相应的单元格输入文本即可，A11单元格的内容可根据企业实际的情况自行添加或修改。

图4

图5

图6

完成以上文本录入后，在合计栏中，使用SUM函数来计算所选区域内数字的合计数。其中在C12单元格输入“=SUM（C4：C11）”，即表示计算C4到C11内数字的合计数，用于计算各车间耗用甲辅助生产车间提供的产品或劳务的数量合计，以此类推，在 D12 单元格输入“=SUM（D4：D11）”，在 E12 单元格输入“=SUM（E4：F11）”。此处可与原始数据中消耗总数相核对，以检查录入的数据是否正确。

（二）“辅助生产费用分配表”的设计。（图2）按图2所示，建立表格，该部分主要用于显示分配结果，全部数据均经过EXCEL公式编辑后自动得出。表格制作完成后，进行EXCEL公式编辑。

1、基础数据公式录入。在D20单元格输入“=E4”，表示引用E4单元格的数据；E20单元格输入“=E5”；D21单元格输入“=C12”；E21 单元格输入“=D12”；D22 单元格输入“=C15”；E22单元格输入“=C16”；E23单元格输入“=D4”；D25单元格输入“=C5”；D31 单元格输入“=C10”；E31 单元格输入“=D10”。以上公式利用等量关系，结合原始数据录入区中“辅助生产费用汇总表”相对应的原始数据，用于相关计算处理。

2、计算公式录入。在E24单元输入“=E23*C16”，表示把E23单元格的数据乘以C16单元格内数据求积；D26单元格输入“=D25*C15”；D27 单元格输入“=C6+C8”，表示把 C6 单元格内数据加上C8单元格内的数据求和；在E27单元格输入“=D6+D8”；在 D28单元格输入“=D27*C15”；在 E28单元格输入“=E27*C16”；在 D29单元格输入“=C7+C9”；在 E29单元格输入“=D7+D9”；在 D30 单元格输入“=D29*C15”；在 E30 单元格输入“=E29*C16”；在 D32单元格输入“=D31*C15”；在 E32单元格输入“=E31*C16”；在 D33 单元格输入“=D20+E24”；在 E33单元格输入“=E20+D26”；在 D34单元格输入“=D33-D21*D22”，即表示用D33单元格的数据减去D21单元格数据与D22单元格数据的积，用于计算实际发生于用计划成本计算的差异；在E34单元格输入“=E33-E21*E22”；在F20单元格输入“=SUM（D20：E20）”，完成 F20 单元格的公式后，可以利用EXCEL填充柄功能快速完成其余区域的公式编辑，具体操作为点击F20单元格，把鼠标指到单元格右下方，此时鼠标变为“+”号，然后点住拖动至F34单元格，EXCEL软件会自动填充F20：F34 区域对应的求和公式，然后把 F21、F22、F23、F25、F27、F29及F31单元格的公式清除，因为这些合计数并无意义，我们只需要算出费用的合计数即可。如图3，完成公式的录入工作后，模型将可以自动进行数据的计算，并与原始数据录入区中的“辅助生产费用汇总表”联动，当“辅助生产费用汇总表”的原始数据资料进行变动时，该区域中的数据也自动予以调整。（图3）

（三）费用分配分录的设计。使用计划成本分配法进行辅助生产费用的分配后，除完成费用的分配之外，一般各辅助生产车间的实际发生额与按计划成本分配的数额会存在差异，可将差异额列入“管理费用”科目中，因此需要两笔分录才能体现整个分配过程。

1、费用分配的分录

借：生产成本—辅助生产成本（甲辅助生产车间）

—辅助生产成本（乙辅助生产车间）

—基本生产成本

制造费用

管理费用

贷：生产成本—辅助生产成本（甲辅助生产车间）

—辅助生产成本（乙辅助生产车间）

2、结转差异额的分录

借：管理费用

贷：生产成本—辅助生产成本（甲辅助生产车间）

—辅助生产成本（乙辅助生产车间）

3、把分录录入EXCEL表格中。如图4所示，编辑EXCEL公式，即在F36单元格输入“=E24”；在F37单元格输入“=D26”；在F38单元格输入“=F28”；在F39单元格输入“=F30”；在F40单元格输入“=F32”；在 G41单元格输入“=D21*D22”；在 G42单元格输入“=E21*E22”；在 F44单元格输入“=F34”；在 G45 单元格输入“=D34”；在G46单元格输入“=E34”。联动“辅助生产费用分配表”中的数据，自动完成分录。（图4）

四、试运行

某企业设有供电、供汽两个辅助生产车间和第一、第二两个基本生产车间，2012年8月份供电车间本月发生费用为352，360元、供汽车间本月费用为340，000元，合计692，360元。供电车间9月供电383，000度（其中：供汽车间用电22，200度，第一生产车间生产产品耗用210，000度、一般耗用11，200度，第二生产车间生产产品耗用97，500度、一般耗用14，800度，管理部门耗用27，300度）；供汽车间9月供汽6，800立方米（其中：供电车间耗用510立方米，第一基本生产车间生产产品耗用3，500立方米、一般耗用400立方米，第二基本生产车间生产产品耗用1，500立方米、一般耗用200立方米，管理部门耗用690立方米），每度电的计划单位成本为1元，每立方米的蒸汽计划单位成本为55元。

如图5所示，把案例资料输入“辅助生产费用汇总表”，资料录入后，可见“辅助生产费用汇总表”中合计数与案例中消耗总量的一致，表示输入的数据无误。（图5）在原始数据录入区输入完成后，分配结果显示区的数据也随即产生，进而形成会计分录，如图6所示。（图6）

笔者将该案例进行了计划成本分配法的手工核算，并将手工核算的结果与上述EXCEL模型运行得出的数据以及相关会计分录相核对，发现结果一致，说明模型并无错误。

五、结语

利用EXCEL软件进行辅助生产费用的分配，一方面可以用于会计教学之中，使得课堂更加生动；另一方面对财会人员解决实际工作中的一些具体问题有所帮助。

［1］赵小丽.计划成本分配法存在的问题与对策［J］.财会月刊，2015.1.

［2］戴华江.辅助生产费用交互分配的EXCEL模型设计［J］.财会月刊，2013.5.

［3］党晓峰.制造业企业辅助生产费用代数分配法的EXCEL设计［J］.财会月刊，2013.10.

［4］吴婷.浅谈辅助生产费用的计划成本分配法［J］.中国外资，2013.10.

［5］孟燕萍.对辅助生产费用分配方法的比较分析［J］.中国证券期货，2013.7.