团队协作与机构知识库平台的建设

， ，， ，，晓梅

随着科研投入的不断加大和科研水平的不断提高，科研机构积累的知识资产越来越多。这些机构的知识资产以文本、电子资源等形式或存于档案馆、或散落于各科研人员手中，缺少有效的长期保存手段和方法。

2006年，国内科研单位开始积极利用开源软件DSpace建设机构知识库，收集并长期保存机构的知识资产[1]。机构知识库的建设主要由图书馆主导和推动，收集范围包括期刊论文、学位论文、图书专著、科研成果、档案、科研文档等，比照机构的行政结构进行集中统一存储，并提供检索和浏览，方便科研人员进行下载与使用。

在国内建设机构知识库过程中，遇到的最大问题是科研数据收集困难、人员提交和使用的积极性不高，只能在领导重视的情况下，依靠行政命令强制征集，或者由图书馆根据已发表的论文进行集中下载收集。其原因在于机构知识库是基于Web 1.0的知识管理系统，依靠图书馆工作人员将文献提交到机构知识库，文档的收集与提交独立并滞后于文档的产生过程，无法嵌入科研过程，不能提高科研过程的效率与价值，反而增加了科研人员的负担。

针对机构知识库建设遇到的困境，本文提出了建设基于Web 2.0的团队协作与机构知识库平台，用户可以项目为中心建立自己的项目群组，人员加入项目群组形成项目团队。团队人员的组成既可以是本单位内部人员，也可以包括外地区外单位的人员，从而充分聚集人才和资源优势，形成虚拟团队，为交流和合作提供平台支持。平台将人员、项目课题、文档以项目群组的形式组合在一起。随着项目的进行，人员实时将文档提交到项目群组，群组内成员可分享和下载项目文档，在团队内部进行交流。项目开始后，所有项目文档都随着项目的进行提交到平台中。项目结束时，项目群组与人员、文档一起封存成为机构知识库的组成部分，供用户随时回溯和查阅项目的整个过程，从而在助力团队协作的同时，动态、实时、高效地完成知识资产的收集、有效存储和利用。

1 知识管理与机构知识库

知识资产是每个机构最重要的资产，如何对知识资产进行有效管理是目前普遍面临的紧迫问题。科研机构将大量的人力、物力、财力投入课题研究后，在科研过程中收集和产出了大量的记录文档、实验结果、经验积累、论文等。各种知识资产以纸张、电子资源等形式被碎片化地分散存储在各人各处，无法得到集中有效的管理。项目结束后，大部分文档等知识资产逐渐被人遗忘并遗失，造成了无法弥补的损失。

知识管理是一个动态、持续的过程[2]。机构知识管理需要不断地收集、有效存储、分享一个组织的全部知识。知识管理的3个核心任务紧密相连，收集过程要求完整及时，存储过程要求长久有效，分享过程要求简单方便。机构知识库是基于Web 1.0的知识管理系统，主要由图书馆进行收集、整理、存储和发布，图书馆需要耗费巨大的人力物力收集本单位的知识资产。由于收集活动脱离了原有的项目背景，滞后于项目过程，仍然无法真实完整地反映项目活动。

目前，机构知识库在世界范围内全面兴起，全世界已有数百个大学、研究机构和学术团体建立了自己的机构知识库。根据OpenDOAR[3]提供的数据，截至2015年6月，OpenDOAR收录的机构知识库已达到2 890个。这些机构知识库大多是由图书馆负责建立的，图书馆人员在机构知识库创建的各个阶段都充当着领导者的角色。机构知识库倡导了开放存取的新的学术传播的方式，机构知识库之间通过OAI-PMH协议[4]，可进行元数据的交换。通过建立中心库，对多个机构知识库的元数据进行集中收割，从而实现对资源的集中统一检索。

国内图书馆界长期关注国外机构知识库的建设与发展，并由厦门大学率先建成了国内第一个学术典藏库[1]。之后，越来越多的国内机构参与到机构知识库的建设中。特别是在中科院国家科学图书馆的大力推动和组织下，建成了各研究所的机构知识库，在此基础上，利用OAI-PMH协议按时段集中收割各研究所的元数据，从而建设了中国科学院机构知识库网格，便于用户进行统一检索和利用。国内高校则在CALIS机构知识库项目组的组织下，开始建设各自的机构库，并通过收割建立了CALIS中心库[5]。解放军医学图书馆则面向生物医学领域建设了自己的机构知识库，并增加了档案的管理和借阅及结合文献管理软件NoteExpress进行批量导入导出等功能[6]。

国内建设机构知识库都是在DSpace[7]的基础上进行二次开发。厦门大学的机构典藏库系统对DSpace系统的修改主要体现在表现层的汉化和美化；中科院机构知识库在保留原持久层和业务逻辑层基础上进行了大量的修改和功能强化，增加了SOLR分面、增强了OAI-PMH自动收割等功能[8-10]；解放军医学图书馆考虑原有DSpace业务流程比较复杂，在持久层上用SOLR完全重构了业务逻辑层，并提供了全新的界面进行检索和浏览[6]。

利用DSpace建设的机构知识库基于发布-使用模式，是基于Web 1.0的知识管理系统。其内容主要由图书馆进行收集整理和发布，然后由用户进行浏览和查询使用，收集过程与科研数据的产生过程是隔离的，无法嵌入到科研过程中，无法实时、完整、准确地收集机构知识资产。

2 团队协作平台的设计

基于Web 2.0的知识管理平台的建设已成为当前知识管理发展的必然要求。基于Web 2.0的机构知识库指的是利用Web平台嵌入科研过程，由用户主导生成平台内容的互联网模式通过开放的网络平台，用户以项目为中心，聚集在项目群组下形成项目团队，伴随着项目过程，用户实时地、动态地与群组内的人员交互，不断将文档提交到群组中用于交流和共享，整个文档收集在真实准确自然的过程中完成，并通过网络得到有效存储。项目完成后，相应的项目群组和文档全部封存冻结，但仍开放给用户进行查阅利用，用户可任意回溯项目完成的过程和时间节点。

传统的团队组织形式主要是师生团队和行政团队。师生团队是以教师为中心，团队组成人员是该教师所带研究生；行政团队是按行政编制组织项目团队，以教研室为基本单位。师生团队或者行政团队往往承担了多个项目，各个项目下的不同人员有不同的分工，承担在项目下的任务。

随着科学研究的复杂性越来越高，科研合作的规模也越来越大，跨组织、跨地域、跨学科的科学合作越来越普遍，将不同地区、不同组织的人员组织到一起的虚拟团队已经成为当前科学研究的重要形式[11-12]。虚拟团队围绕研究项目、课题组织，可以在现有的师生团队、行政团队之上建立，将各个不同专业背景、地域、组织的人员，通过互联网技术联结起来，在同一个网络平台上进行交流合作，通力协作完成项目课题。

现有的知识管理系统存在的问题是未深入到项目一级，与项目团队结合起来。如机构知识库就是先建立部门结构，然后将不同的知识资产按部门、专题进行存放，适合于传统的行政团队下的知识管理。

虚拟团队在Web 2.0环境下的协作模式提倡在科研实践过程中围绕项目建立群组，以项目团队为组织形态，项目人员将实验记录、实验数据、实验过程和项目成果放到开放的交流平台上。其核心思想是创造开放、互动、共享的知识管理平台。

基于Web 2.0的团队协作平台需要将知识管理的三要素(人员、项目、文档)作为3个独立而互相联系的实体，在互联网环境下按事件发生的时间统一组织起来。团队协作平台功能模块(图1)主要包括个人主页、项目主页、文档主页，个人主页包括个人信息、所参与的项目、所提交的文档以及事件与消息，项目主页包括项目信息、团队人员、项目下的文档、日历与事件；文档主页包括文档内容、文档作者、所属项目(1个或多个)。

图1 团队协作平台功能模块

3 团队协作平台的建设

团队协作平台采用B/S架构，开发工具包是XAMPP，基于开源软件Drupal[13]进行开发，用户使用浏览器进行访问。Drupal平台采用模块化的设计，可以通过各种模块轻松扩展平台功能，并提供强大的后台管理与搜索功能，所有内容都可以被自动建立索引和搜索。平台可以自动生成基于浏览器的用户访问报告，提供分析、跟踪和统计功能。

3.1 项目群组主页

每个项目群组都有自己的群组主页，项目群组是平台的核心，文档与人员都紧密围绕群组进行组织。项目群组之间可以存在父子关系，即项目可以有自己的子项目。项目基本信息包括名称、负责人、批准号、起止时间、任务等，项目群组主页下列出了所有的项目文档、子群组关系、以及群组成员列表(图2)。平台利用了Drupal的OG模块用于创建和管理群组，OG Subgroups用于建立子群组关系，OG Statistics对群组进行统计分析。用户可建立自己的项目，设置项目名称、编号、任务、起止时间等信息，将项目申请书、任务书、研究计划等文档提交到项目中长期保存。

图2 团队协作平台项目主页

3.2 个人主页

平台为每个人员生成个人主页，如图3所示，个人基本信息包括姓名、性别、出生年月、所在单位、职称、电话等，个人主页主要列出了个人参加的项目群组及项目群组下的文档列表。用户可以在不同的群组担任不同的角色，如一般人员、管理员、负责人。人员之间可通过发送站内消息和邮件互相联系，人员可申请加入或被邀请加入群组向自己所属的群组提交文档，群组管理员和负责人可以批准人员加入群组。

图3团队协作平台个人主页

3.3 文档管理

项目从开始到结束全过程的文档，如项目申请书、任务书、实验记录、发表论文、进展报告、结题报告等，都可提交到项目群组中，在群组内部进行长期保存和共享，一份文档可同时提交多个项目群组。

3.4 消息模块

即提供快速便捷的站内沟通工具。群组管理人员通过消息群发向群组内人员发送通知，其他人可为内部一人或多人发送消息，当用户登录时，平台会告知该用户有未阅读的新消息。Drupal的主要模块包括Messaging用于站内消息，Mimemail用于发送邮件。

4 结论

作为Web 1.0的知识管理系统，现有的DSpace机构知识库可比照部门结构存储机构知识资产，解决了长期保存的紧迫问题，但仍无法解决资源收集困难和利用率低的问题。解放军医学图书馆在承担军事医学科学院机构知识库建设时[6]，投入了大量的人力收集和整理军事医学科学院人员产出的知识资产，却仍然无法做到实时与完整。厦门大学总结机构知识库建设经验，提出以科研团队为单位进行存储管理[12]。

本文建设的团队协作与机构知识库平台，以项目群组为中心，在互联网上将人员组成虚拟团队，人员可以跨地区、跨组织边界聚集起来，不断将文档提交到项目中，在群组内部交流合作，形成项目、团队、文档三位一体的团队协作环境。项目结束后，所有项目群组、团队和文档封存为一个整体，成为机构知识库的一部分，实现团队协作过程与知识管理过程的高度统一。该平台具有以下特点。

第一，使用开源软件Drupal建设的机构知识库。国内从2006年开始建设机构知识库，目前已经有很多单位在运行自己的机构知识库系统，但这些平台都是以开源软件DSpace进行建设的，本文以Drupal建设机构知识库系统。

第二，嵌入科研过程的Web 2.0知识管理系统。现有的机构知识库系统都是基于Web 1.0的知识管理系统，该建设平台通过助力团队协作，将收集过程嵌入到科研数据的生产过程，实时、准确、真实地在科研过程中，持续收集用户形成的实验记录、结果结论等文档记录，并归类到所属的项目群组，同一份文档可同时提交到所属的多个群组，群组内实时共享。

第三，建立项目群组，实行课题组长负责(PI)制。现有的机构知识库系统是以部门为单位进行科研数据的存储，与传统的部门主任负责制的科研管理体制相对应。该建设平台是以项目为中心进行科研数据的存储，对应于项目负责人制这一新兴的一种科研组织管理模式。用户可自由建立项目群组，组长作为项目负责人对群组具有管理权，全面负责项目的进度、人员、考核、检查等工作。人员可以同时参加多个群组，在不同的群组具有不同的身份，人员之间通过站内消息、评论等功能及时沟通、交流。

第四，将团队协作和机构知识库平台结合起来，团队协作完成后自动存档为机构知识库。项目完成后，将项目全过程形成的各类文档、团队人员与项目群组作为一个整体，封存成为机构知识库的一部分，可供查阅和回溯项目的整个过程。