电子档案与纸质档案优劣势比较及管理利用

李丽冬

摘 要：伴随人类社会不断的发展和进步，记录人类活动行为的方法和形式也随之不断的发生改变。计算机的普及和应用范围的不断扩大，以及电子文件和档案的产生，使得人类社会的相关活动也因此受到了一定的影响，纸质档案在文档管理工作中的地位受到了挑战。虽然电子档案目前在我国还处于初步发展时期，其在文档管理工作中也没有占据重要的地位，但其未来必然会成为该项工作中主要的管理手段。对此，本文以文档管理工作为立足点，就当前处理电子和纸质档案的优劣势以及管理利用办法进行研究。

关键词：电子档案；纸质档案；优劣势；管理；利用

伴随近些年电子档案在我国逐渐的兴起，使得传统的档案管理工作受到了较大的冲击和质疑。有部分人认为：在电子档案出现的今天，文档管理工作可以完全不依赖纸质档案，因为未来社会将会是电子档案的天下。虽然随着网络信息技术和计算机技术的发展，文件信息的存储和管理工作都会逐渐被转移到网络上，但纸质档案作为人类智慧的结晶，以及当前主要使用的文件信息管理手段，对其进行研究还是具有一定必要性的。

1 电子档案的定义和特点

所谓的电子档案，其主要是通过调用那些存储在计算机磁盘中的文件数据，利用电脑显示屏幕上显示的文字将其存储的介质表现出来，即通过操作计算机来存储和传输文件。一般来讲电子档案主要由三大元素构成：一是其是由计算机生成并读取的，二是其是以数字的形式被保存和记录下来的，三是其拥有自己特定的效率和用途。由此可以看出，电子档案主要具有以下几方面的特点：第一，其存储的文件信息具有非人工的识读性；第二，对计算机系统具有极强的依赖性；第三，载体和信息之间具有可分离性；第四，信息具有易变性；第五、信息存储的密度较高；第六，可以存储图像、声音的等多种信息媒体；第七，信息可操作性强；第八，非永久性和不稳定性。与电子档案不同，纸质档案存储的文件信息对其载体具有一定的依附性，存储的信息具有原始凭证性，并且其可以存储的介质具有耐久性，存储信息的时间长，稳定性高。

2 电子档案的优劣势分析

与纸质档案相比，电子档案既有优势也有劣势。

2.1 电子档案的优势

第一，共享性。电子档案中的所有信息数据可以得到有效的利用，这样一来就能够使资源共享的目标得以实现。并且，其具有的此种共享性，有效的打破了纸质档案在利用时来自时间和空间方面的局限性，提高了档案的利用与服务水平。第二，多样性。与纸质档案相比，电子档案无论是存储的形式还是可以存储的文件信息类型都更加的多样化。就目前来看，电子档案可以存储图像、文字、视频和声音等多种类型信息数据。第三，经济环保性。因为电子档案只需要利用计算机设备就能够完成档案的收集、整理、存储和查阅，不需要使用纸张，这样不仅可以降低档案管理的成本，还可以在一定程度上节约森林资源[1]。第四，保护原件性。电子档案中存储的一般都是原件的复印件，所以人们查阅的也大都是原件；并且，电子档案主要是以数据信息的形式出现的，无论怎样查阅或者是浏览都不会对原件造成损害。第五，便于传输性。伴随互联网技术的不断发展以及其应用范围的扩大，使得信息数据的传输速度也随之提升，电子档案作为一种数据构成，其无论是传递还是转换，其速度都要高于纸质档案。第六，开放性。电子档案的出现不仅解决了传统档案利用方式在时间和空间上存在的局限性，而且还能达到多人在多台计算机上查阅同一份档案信息的目标，使得档案内容更加的开放。

2.2 电子档案的劣势

第一，不稳定性。电子档案中的内容很容易被修改，并且在修改之后不会留下任何的修改痕迹。此外，在利用计算机设备撰写材料时，写作者无法在文件中保留自己的笔记，负责人也无法在已经形成的，装有文件材料的磁盘上进行签售，这使得材料的真实性无法被准确的确认，使得电子档案具有极高的不稳定性。第二，对设备的依赖性。由于电子档案从收集、整理到存储、阅读，都需要依靠计算机设备，如果离开计算机设备，那么电子档案就会变成一堆“废料”，这使得其对于计算机设备和信息技术等依赖性相对较高，独立性较差。第三，不安全性[2]。由于电子档案都是存储在磁盘中，这就使得其安全性受到了极大的危害，一旦存储的磁盘、或者是其使用的信息技术出现问题、或者是遭受到黑客和电脑病毒等的攻击，电子档案中的内容就会被篡改。

3 如何扬长避短管理和利用好电子档案

要管理和利用好电子档案，就要扬长避短，充分发挥电子档案的优势，避开或克服电子档案的劣势。具体应采取如下措施：

3.1 迎接档案工作从纸质到电子的变革

目前，电子档案这种管理形式正在逐渐的应用到个人、社会组织和国家机构记录文件信息的工作中，成为了一种与纸质档案共存的原生态文件信息记录体，并将人类社会生活活动的真实情况全面的记录下来，成为了记录人类社会实践活动众多体种中的一个伴生体。并且，伴随计算机技术的发展，计算机文件也在逐渐取代手写文件的作用、E-mail在逐渐的取代信件、CAD正在取代人工绘图、电商在取代货单与合同、信用卡在取代存折等，这些发展趋势的出现，已经表明了电子档案在社会发展中的重要作用[3]。因此，提升对电子档案相关管理工作的重视度，并采用正确的方式处理纸质档案已经成为我国档案管理部门相关管理人员必须要解决的一项问题。此外，随着电子文件信息发展趋势的不断增强，利用电力档案对这些信息资源进行管理，制定长期有效的管理制度已经迫在眉睫。

3.2 做好认定电子档案原始性和真实性的工作

因为电子档案记录文件信息的形式同传统文件信息载体的记录形式之间存在着一定的差异，所以，在确定其原始性与真实性时，需要以新的概念和认识为指导，通过新方法来确认。传统文件载体记录形式，文件中的内容同其依附的载体之间是不能够分离的，所以，文件的原始性指的就是附着在原文件载体上的信息，即原件。而所谓的真实性，则是因为在传统记录方式中，记载信息的原件上需要有具有法律效益的印章和签章，并且还需要是特定的作者在特殊条件下制作完成的一种实体纸质材料，只有满足以上所有条件，才可以确定其真实性[4]。然而，与纸质档案不同的是，电子档案存储的文件信息同载体具有可分离性，其物理和逻辑结构之间存在着一定的差异性、相对独立性与可变性，这使得其原始性变成为了档案需要具备基本档案学的属性；并且，电子档案从形成到归档需要一定的时间，这使得认定电子档案真实性的关键因素则变为了：档案在形成过程中没有被删改过。由此可以看出，电子档案的原始性和真实性就是：文件是原作者制作者，内部信息内容没有改动且真实有效。由此可以看出，一些对原始性和真实性要求较高的文件信息不可以按照电子档案的形式来存储；反之则可以。

当前，电子与纸质两种档案存储模式已经形成了共存的局面，所以，对二者进行共同的管理便成为了档案管理部门亟待解决的一大问题。

3.3 处理好电子与纸质档案之间的关系

二者处理方式的特点存在一定的差异性，这使得其在管理文件信息的过程中，既是由相对且独立的，也具有一定的统一性，所以，在利用这两种形式管理文件信息时，需要坚持档案管理的相关原则，按照二者的管理特点制定不同的管理方式。并且，随着科学技术的不断发展，档案管理部门也应该要按照电子档案的特点创建出适合的管理理论和方法，既不可以生搬硬套纸质档案的管理手段，也不能够直接将纸质档案制作成电子副本即可[5]。而是应该在重视并做好电子档案相关管理工作的同时，正确处理纸质档案的管理措施，使得二者都可以在档案管理室的相关工作中最大化的发挥出其作用，提高档案管理工作的管理水平和服务质量。

由于目前我国已经形成了纸质和电子档案共存的文件信息管理模式，在很长一段时间内，我国都会处在纸质档案与电子档案共存的局面。第一，无论是电子档案还是纸质文件，其都属于一种文件的存储方式，所以都具有物理性质；第二，二者都形成为人类社会生存活动中，都具有传输和存储指导现实工作中文件信息的作用，在一定范围内二者具有的效用是相同的；第三，二者记录的都是人类社会真实的生活活动，具有相同的参考价值，都需要存档，以便日后核查[6]。然而，由于这两种由不同通过载体来存储文件信息的档案管理手段还拥有不同的特点，所以，相关人员在实际工作的过程中，既应该坚持传统的档案室管理原则，还需要学会变通，以电子档案的特点来制定具体的管理方案。与此同时，为了减少浪费，降低电子档案管理的成本，相关人员还应该以科学技术为基础，通过创建电子档案具体管理方法和技术的方式来提升电子档案的管理质量和水平，使得纸质档案和电子档案在文件信息管理工作中的作用可以被全面的发挥出来。

4 结束语

总而言之，在目前这个电子和纸质档案共存的时代，即在同一个档案管理室内，在对同一种文件档案信息进行归档管理时，既需要保存纸质档案，还需要保存电子档案。在这一阶段，档案管理者要想处理纸质和电子档案这两种管理形式之间存在的矛盾，应该要对二者在管理方面存在的特点和优势进行全面的研究，并结合不同档案的管理要求来选择适当的方式对其进行有效的管理。

参考文献

[1]任天琪.天津城市建设学院文档一体化管理系统分析研究[D].天津师范大学，2011.

[2]肖凤英.在档案管理中，如何正确处理电子档案与纸质档案[J].科技信息，2010，12（05）：579.

[3]王茹熠.数字档案信息安全防护对策分析[D].黑龙江大学，2009.

[4]白鹏.科技应用背景下档案信息安全的哲学思考[D].太原科技大学，2014.

[5]李雪梅.论后PC时代档案利用中的问题及对策[J].兰台世界.2015（29）

[6]曹敏.我国档案资源优化配置运行手段与保障机制探究[J].云南档案.2015（11）