机关单位文书档案电子化优势及发展探讨

白明山

摘 要：在机关单位中，电子档案相比于传统档案，无论是外在形式还是管理方式及内容方面，均存在着较大的差异，因此对于文书档案的电子化发展必须要有综合认识，明确电子化优势，并积极促进机关单位文书档案的电子化发展。

关键词：机关单位；文书档案；电子化

机关单位人员需要与时俱进的对数据及资料管理方式进行更新换代，在机关单位当中运用电子数字化档案管理系统具有广阔的发展和应用前景，故机关单位在开展档案信息化、电子化建设进程中，需要对一些细微的方式或方法给与足够重视。

1 机关单位文书档案电子化发展的优势

档案信息电子化实质为将馆室藏档案资料纸质或运用机读方式等具体物质对象，利用微机收集档案文献，并对其进行进行不同层次加工及筛选，将其向以微机软件形式为基础的二次文献信息进行转化，以此促使人们更好的给与利用的过程形式。针对机关单位文书档案来讲，对其实施电子化转变所具有的优势在于：1.对现有微机潜能给与充分利用和发挥，促使利用效率得以提升。2.对二次文献信息相应加工时间给与缩短，从而实现档案信息时效性提高的目的。3.将档案信息实施电子化转变，可实现一次性投入，而获取多次产出的功效，可将信息加式工作在具体经费方面所受到的限制状况予以改变[1]。4.对机关单位文书档案进行电子化转变，能够将当前最新应用技术与档案信息进行有效融合。5.当将机关单位文书档案实施信息化转变，能够将具体信息成果实施多份拷贝。

2 机关单位文书档案电子化发展策略

首先，实施标准化、科学化电子文档管理。电子文档管理作为一项具有复杂性的技术项目，尤其是机关单位档案，其在内容上及保密方面具有较高要求，其和使用纸张载体相比差别甚大，因此，应从电子化起步阶段便可对电子档案各项法规、制度及标准的建立给与足够重视。对本单位的电子档案的相关制度及管理规章进行制定，并就统一的工作流程给与制定。

其次，重新界定电子档案的“原始性”概念。就电子文档的自身特点来考量，其促使我们不能运用传统针对纸质文档相应标准及方法，对其所具有的原始性进行判断，则需要根据实际需要结合电子档案特征建立一个全新的“原始性”概念。针对一份电子文档来讲，只要其内容确实为当时所著，并且为原作者所制作或编写，未曾进行修改和删除，则可将其断定为原始性的内容。

再次，就办公自动化系统在安全防护工作方面予以强化。首先应将信息存储载体相应制成材料方面问题抓好。就电子文件制成材料在质量方面的相关要求和标准给与严格遵守，促进电子文件载体在使用寿命上的提升。通常情况下应将文档储存在光盘当中，不宜将其储存在磁盘上；还要对计算机网络系统的运行安全提供保证，可将登录权限进行设置，还可利用文件限制及文件属性等方式。除外，针对重要文档，应将其进行实时备份，从而使信息安全得以保证。将防毒软件安装在计算机系统上，防止病毒感染及木马、黑客入侵，始终坚持不乱、不散、不丢及不坏的基础原则[2]。

最后，坚持以人为本原则，就复合型文档管理专业人才予以培养。针对机关单位电子档案管理来讲，其实质上为一项针对技术工程的管理，从当前电子档案的发展趋势来分析，其对专业档案管理人员提出了更高的要求，不仅要具备从事现代文书处理及档案管理的基础能力，还应从事情报、档案等综合信息进行管理，机关单位文书档案管理管理人员不仅要对文书知识进行掌握，还应具备充足、深厚的档案管理基础知识，就数字通信技术及电子计算机软硬件技术熟练掌握。

3 机关单位文书档案电子化的发展建议

首先，信息内容向数码化发展。电子文档将声音、图像、文字等按照一定要求和格式，将其向符号或数码进行转换，并将转换后结果进行储存和传输。其次，文档处理一体化模式。在电子文档具体生成阶段，需要档案人员参与其中，并就具体格式及要求进行指导，促使所产生文档符合机关单位归档要求，便于日后统一储存和管理，与此同时，还应对具有长期保存价值的电子文档所具有的数据形式、设计思想及产生背景进行了解。最后，文档管理现代化。当文件完成制作后，文书档案管理人员应严格遵循档案标准及文件运行周期理论，将制成完毕后的文档信息录入到计算机当中，并向具有机关单位文档管理特征的信息资源进行转换，然后根据实际需要将其向各种形式进行调整，最终形成融编研、统计及检索为一身的二次档案信息，并实现一次录入便可多次且多种形式输出的目的，为后续立卷调整奠定坚实的基础。此外，相关机关单位管理部门还应对落实管理提供相应物质条件支撑。

当前我国仍无较为完备的法律，对一份电子文件的可靠、完整及真实性的依据给与确认，我国机关单位在档案管理上仍然采用的是双套归档的保管策略，即对电子档案进行归档的同时，还需要就纸质档案进行归档，当归档完毕后，同样的内容有纸质文件和电子文件，并且其状态均为被储存和可利用，电子文件在其中发挥着参考价值，而纸质文档则具有凭证价值。通过双套归档当中所存在的规则失范、浪费与重复及衔接方面的问题，是当前需要首要解决的内容[3]。此外，在当前电子档案管理当中，在信息消失、信息外泄及储设备故障等方面的风险仍然存在。针对法规以及标准的完善及制定，档案管理程序及制度的规范及《档案法》以及相关政策的有效利用及保护等，均需要从政策层面，对电子档案管理进行规范。可通过加大资金投入及增强档案管理基础支撑，构建机关单位电子档案管理系统等方式，对具体档案管理工作进行规范，提高文书档案管理人员的责任心和职业素养，多让其参加技能培训，真正实现机关单位从传统档案管理转变为电子档案管理，实现机关单位文书档案维护及管理的更为有序和高效。

4 结语

机关单位文书档案电子化发展，需要档案管理人员以技术为支撑，从中不断进行探索和求证，促使该工作能够与计算机技术有效融合，实现机关单位文书档案管理科学化、技术化运转。

参考文献

[1] 南剑茜.文书档案管理信息电子化应用[J].商场现代化，2011，（3）：14-15.

[2] 王丽娜.浅议文书档案电子化管理的现状及对策[J].科技信息，2012，（3）：337.

[3] 毛英女.文书档案管理信息电子化应用[J].中国科技财富，2011，（24）：254。