企业信息化的档案管理研究

张志华

摘 要：随着互联网和信息技术应用的普及，使档案管理不能再以单一的纸质形式存在，各种形式的电子文件成为综合化的档案载体。在档案开发和利用中，如何充分利用各地已有的信息化基础设施，如何充分利用原有的档案资源，如何实现企业档案管理的信息化都是需要深入研究的问题。本文以大数据信息化时代为背景，釆用规范研究和调查研究相结合的研究方法，对企业档案管理信息化的各种因素进行分析，同时借鉴国内外档案管理信息化的相关经验，结合本人的档案管理工作实践，提出企业档案管理信息化的对策和建议。

关键词：档案管理；信息化；知识管理

由于现代化对档案管理的影响，档案管理工作的步骤也都在不断地调整。提供档案管理服务是档案管理的最高目的，档案管理的每一项工作都是为档案服务做准备的，每一项工作都不可缺少，并且环环相扣，相互制约和影响，为整个档案管理工作发挥各自的功能和效用。

1 企业档案管理信息化建设的历程

企业档案信息化是依托于信息技术的发展而发展的，档案信息化发展历程主要分为四个阶段：

第一阶段是公文与档案工作流程有机结合；

第二阶段是电子文件与电子档案一体化管理阶段；

第三阶段数字档案管理及全文检索阶段；

第四阶段是广义数字档案馆建设阶段。

企业档案信息化实践进程受多种因素限制，发展历程比较曲折，与企业其他部门信息化相比，发展速度相对迟缓一些。如今，档案重要性越来越受到人们的重视。现阶段档案信息化的主要目标是尽快实现档案信息存储的数字化、档案信息传递的网络化、档案信息开发的智能化和档案信息服务的远程化，使企业档案信息在企业工作中显现出其潜在的价值，与企业信息化进程、国家信息化进程相互呼应。

2 企业档案管理信息化建设的成就

自 2000 年 7 月“企业上网工程启动大会”全国电视电话会议隆重举行以来，企业管理信息化风暴已经席卷而来，信息化不仅仅局限在企业生产销售方面，在档案管理方面，也取得了突破性进展。目前，大部分企业的档案管理部门已经掌握了信息时代收集处理信息的方法，对已有的硬件设施能够充分的使用，然后以电子形式把信息提供给企业的各个部门进行分析和利用。大部分企业把档案进行信息化管理，利用目录可以方便地检索所需要的信息；企业内部建立了局域网，不同部门之间方便了获取信息，部门之间的协作水平大大提高了，工作质量和工作效率也大大提高了。

3 企业档案管理信息化建设存在的问题

（一）企业档案知识管理者素质薄弱

巧妇难为无米之炊，档案管理信息化的顺利运行，需要具有档案管理方面知识的专业人才，从目前情况来看，许多企业档案管理者素质普遍偏低，有的档案管理者也仅仅懂得对档案进行分类整理，或者把纸质档案录入电脑，这难以满足档案管理信息化的要求，档案管理信息化的涵义也不仅仅是把档案存储信息化。企业档案知识管理需要的人才是信息技术与管理知识复合型人才。

（二）缺乏有效的档案信息知识库

信息化发展带动档案管理水平和模式的进步，信息化使得档案资料获取途径的更加多样、方便，档案管理者不仅仅要收集档案信息，更要把重点放在档案的处理和总结之上。构建档案信息数据库对档案管理人员探索总结企业发展规律，充分利用社会信息，提高企业的生产效率有很大的帮助。档案信息数据库有利于将传统企业零碎的知识，例如员工个人实践知识、专家的理论知识、未经整理的客户数据收集起来，企业成功的关键就是如何对这些隐形知识进行挖掘、整合和处理，利用整合的知识资源结合本企业自身的特点，建立符合本企业特点的知识库。但是，企业在档案信息知识库建设方面发展有限。

（三）企业档案信息化建设技术水平落后

企业档案管理要实现信息化，必须有相应的信息化技术作为支撑，特别是信息化管理技术，档案管理信息化对技术、设备的依赖性较强。档案管理信息化首先要求保证档案信息的安全，现在的网络环境下，骇客、病毒危将严重危害企业档案管理信息化工作的实施，企业必须具有相应的防止网络危害到档案信息的技术。其次，档案信息化管理不仅仅要求的是拥有几台电脑，把资料录入电脑，更多的是对档案信息的管理，档案信息化是一个漫长的过程，在这个过程中，企业要不断地采用现代信息技术装备档案部门，如今，档案信息化仍处于起步阶段，设备投入和技术发展都比较落后。

4 推进企业档案管理信息化建设的对策措施

（一）提高企业档案者素质

企业档案基本涵盖了企业所有显性知识，如何充分发挥企业的显性知识取决于档案管理人员的专业素质和对知识管理的掌握程度。企业档案管理信息化必须借助于一批具有专业知识、掌握信息技术的档案人才队伍，这更是档案信息化持续发展的根基。企业知识管理者塑造的途径可以分为两类：一是从外部引入具有知识管理专业素质的档案管理专业人才；二是通过对内部员工的培训，使之具备知识管理必备的素质。企业可以组织专家讲座、定时召开通报会、内部出版物的方式进行知识交流，同时组织在线学习、信息交换会议、电子邮件、电子论坛等的手段。对于个人来说，也要养成善于总结的习惯，对自己的经验总结，积极以论文的形式来共享，使企业形成扁平化、通畅化的信息互动渠道。

（二）建立企业档案信息知识库

建立企业知识数据库是信息化发展的需要，信息化的发展，使得传统的档案管理模式退出历史舞台，取而代之的是信息化的管理，信息化管理的涵义不仅仅是实现档案信息化操作，更深层次的含义是利用信息化技术对挖掘档案信息中包含的知识资源。如果说对传统的档案进行信息化是第一过程，那么在对档案进行信息化管理之后的挖掘就是第二个步骤。脱离数据挖掘整合的信息化只是表面的信息化，对于企业利用企业档案的帮助作用有限，信息化是为企业更好的挖掘信息中包含的知识提供基础。如何把挖掘到的知识进行知识共享这就需要数据仓库技术了，数据仓库是实现商业智能的基础，如果没有数据仓库，没有企业数据的融合，更谈不上数据分析了。

（三）推行“图情档”一体化，提供知识服务

“图情档”一体化管理是在强调分工合作的基础上，实现行业、部门在更大范围、更高层次上的资源共享。这是信息社会的必然要求。信息是决定企业成败的关键，保证信息来源渠道的畅通是企业顺利发展的保障，因此信息共享应运而生，它是信息社会发展的必然产物，“图情档”协调发展，通网络共建、资源共享、远程存取等策略，可以为用户提供集成的信息资源服务。“图情档”一体化实际上是将三者作用和属性统一起来，形成一个有机的整体，达到相辅相成的目的，使其整体工作效率超出各部分效率之和，从而实现“图情档”信息资源的高效整合和利用。

（四）实施标准化建设，建立统一的管理制度

档案标准化建设是指在数据采集、档案储存、交换和使用过程中的标准化。《档案著录规则》对企业档案信息在著录与标引做了严格的规定，此外，企业档案管理还有积极参与国际质量认证体系的贯标活动，采用国际规章和标准。实施标准化的过程就是企业在电子文件归档、信息检索、库房管理上实施标准化管理，标准化建设是为了促进档案信息的良性发展，以保障档案信息的安全。

企业在进行档案信息数据库建设时，要充分考虑企业生产经营特点。对企业创造价值的互动，可以利用产品档案专题数据库，为以后技术创新和开拓市场提供参考。同时，为了更好的了解企业信息，企业档案管理部门要对企业信息化过程全方位参与，并对企业信息化过程中的成功与失败之处加以记录。

5 结论

信息化技术的不断发展，使得企业面对的数据呈现几何式的增长，这就给企业档案信息化管理带来挑战，针对这种挑战，基于知识管理的企业档案管理信息化成为企业面对挑战，充分利用企业档案信息资源，促进企业又好又快发展的必然选择。

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