新时期项目工程档案管理的发展现状及其存在的问题

张晓娣

摘 要：进入新时期，随着社会主义现代化建设速度的加快，各类工程项目的数量不断攀升。如何优化新时期项目工程档案管理的效率成为一个十分关键的问题。本文立足当前项目工程档案管理的现状及其存在的问题等内容，在此基础上重点分析应该通过哪些措施来完善新时期项目工程档案管理。

关键词：项目工程；档案管理；信息化

项目工程档案是整个工程活动过程的内容记载材料，它不仅包括一些基本的项目工程信息，还有关于工程造价、工程施工等重要内容信息的记载，是对于工程项目建设来说非常重要的一个凭据。加强项目工程档案管理，对于工程施工、竣工验收、工程档案信息存档等都具有十分重要的管理意义。新时期，伴随着各类工程项目数量、规格的不断提升，加强对工程项目档案管理的重视具有非常强的实际应用价值和意义。

1 项目工程档案管理的现状及其存在的问题

一般来说，建设工程项目具有很强的实践性和技术性等实践性特征，尤其是和技术有关的部分一般都是依照相关设计图纸来操作的，这个过程中对图纸、数据分析等档案资料的管理就显得十分重要。只有进行有序的档案管理，才能使其在项目工程建设过程中发挥良好的指引效应。目前，各类在建工程项目数量十分惊人，而随着项目工程技术水平能力的提升，各类工程建设技术越来越精密，许多图纸文件内容都属于高度保密状态，但是，从目前国内不少项目建设的工程档案管理现状来看，其在管理内容、管理方式、管理过程等诸多方面都存在非常很大的问题，不少建设项目因为滞后的档案管理而造成许多额外的经济损失。笔者综合自身的经验以及调查研究，综合目前我国项目工程档案管理存在的最主要问题，具体包括这几个方面的内容：

（一）项目工程档案内容不够完整

项目工程档案管理最重要的一条原则就是要保证资料内容的完整性。工程档案内容是否完整关系到其能够对整个项目工程进行有效的指导，也关系到是否能够保证工程竣工验收是否有据可循。而目前许多工程项目的规模比较大，工程施工环节大多分散到具体各个施工组织部分，尤其是工程管线施工、主体施工等都是由各个专门的施工单位负责的，各个部门的档案资料内容等都比较分散，加之不少工程建设项目的建设周期长、工序也十分繁琐，各个施工环节的施工、竣工时间都得不到统一，在这个过程中就极易造成部分工程档案丢失的状况，不少档案资料随着部分工程竣工而不知所踪。这不仅影响到了工程档案管理内容的完整性，同时也对工程建设单位带来许多不必要的麻烦，对于工程后期的验收、改建、扩建以及相关单位的质量检测等程序都带来了很多不便。

（二）工程档案管理缺乏规范性和准确性

对于工程项目档案管理来说，除了要保持档案资料的完整性之外，还应该保证档案的准确性。所谓的准确性主要体现在这些方面：一是要确认工程施工是否需要进行区分，要保证工程区分评定方法选择的正确性；二是要把握工程施工结构设计数值等具体施工环节内容的准确性；三是保证项目工程质量验收时的各类工程材料数据的规范性和准确性；四是对于工程施工项目内容尤其是主体施工项目内容材料填写要保证具体和准确。由于不少工程项目内部管理的缺失，使得项目工程档案管理的材料内容总是会出现这样或那样的错误，工程档案内容填写不规范，有些归档的档案资料甚至都不是原始资料。尤其是在工程竣工验收之前整理档案时会发现不少档案资料填写极为不规范，甚至出现不少缺项漏项的问题。工程档案内容记载的情况与工程实际施工状况存在比较大的差距。档案管理的内容不能真实地反映工程施工内容，不利于工程项目质量管理的实施。

（三）项目工程档案管理范围不明确

不同的工程项目建设单位对档案管理的选择方式都各不相同，不同的工程性质和内容都会使得工程档案搜集管理的范围不太一样，不少项目部门会根据自身的实际需要来调整工程档案管理的内容及范围。但是，也会出现不少工程项目档案管理人员因为对工程施工环节以及项目工程的性质等内容不太了解，而出现在工程档案管理中致使一些非常重要的档案内容没有能及时归档或者出现更严重的档案丢失等问题。工程档案管理的范围得不到确认，就会出现档案管理内容缺失等问题，就会对后期项目工程的改建、扩建以及工程审计等环节造成一定的阻碍。

2 加强新时期项目工程档案管理的对策分析

针对目前我国工程项目档案管理存在的诸多问题，加强相关解决措施的实施显得尤为重要。具体来说，加强新时期项目工程档案管理对策的实施，应该从以下几个方面着手：

（一）加强项目工程各个部门关于档案管理的工作衔接

加强项目工程档案管理工作，首先必须积极构建项目工程各个建设单位及部门之间的工作衔接关系，通过将各个工程建设部门之间的工作关系进行梳理，以此来保证项目工程各个部门的档案能够实现统一，确保档案管理内容的完整性。具体来说，为了确保项目工程档案管理内容的完整性，首先，应该加强工程监理单位与各个工程施工部门的工作衔接，以此来确保工程施工过程与项目工程档案管理的同步性。其次，各个工程建设部门在各自的施工环节竣工之后，应该做好相应的档案资料交接工作，将与其相关的所有工程档案都移交到项目工程档案管理部门。在此基础上，还应该在项目工程建设过程中积极加强工程施工、工程监理等各个部门的沟通、协调，以此来为项目工程档案管理创造一个良好的管理环境。

（二）不断提升项目工程档案管理的标准化水平

在现代化工程项目的档案管理工作的开展过程中，最重要的一个工作指标就是工程档案内容的标准化。这个所谓的标准化就是指在工程档案填写过程中，要做到填写内容的标准化，对档案填写过程中的各方责任予以明确，在此基础上还应该保证档案资料填写的完整性，不要缺项漏项，要能够完整地呈现项目工程施工的全过程。此外，还要积极构建完善的项目工程档案管理制度体系，要根据项目工程的施工周期、工序、工程档案的种类等具体内容来划分工程档案管理的结构层次，积极采用互联网等电子信息技术来实现项目工程档案管理的标准化和现代化。

（三）积极构建新的项目工程档案管理的组织文化体系

完善新时期项目工程档案管理工作内容，还应该从构建一支高效、灵活的工程档案管理人才队伍方面来着手，即应该加强项目工程档案管理的组织文化建设。首先，明确项目工程档案管理的目标内容。在明确工程档案管理目标的前提下，推动项目工程档案管理部门的组织成员都能够积极发挥个人所长，明确各个岗位的工作职责，将敢为责任制落到实处。同时，明确档案管理目标，也有利于良好工作氛围的实现。其次，要加强对项目工程档案管理部门的组织激励工作，使部门成员能够更好地投入到档案管理工作当中去。第三，还应该不断提升项目工程档案管理的工作效率，通过协调档案搜集、整理、归档、调用等环节来实现优化工程档案管理工作效率的目的。建立一套统一的档案管理细则，使得各个部门都能够按照标准化细则来落实具体的档案管理工作，实现档案管理工作的标准化和统一化。

总而言之，加强新时期项目工程档案管理工作的落实，还必须立足于对当前我国项目工程档案管理工作开展的现状及其存在的问题的分析和了解，在此基础上积极采取相应的解决措施来完善项目工程档案管理工作体系，以此来实现项目工程档案管理的现代化。

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