浅析建设项目档案管理存在的问题及改进对策

黄思梅

摘 要：当前我国部分建设项目档案管理过程中存在着“档案管理与项目建设发展水平相脱离”的问题，笔者认为之所以会出现这样的问题，一是由于相关项目建设负责人对于档案管理的重要性缺乏准确的认知，二是缺乏专业的档案管理人才。对此，本文将针对这两方面原因以及由此生成的问题与现象，分别从四个角度提出针对性的解决措施，望能促使建设项目中的档案管理人员充分认识到自身工作的重要性之所在，从细微之处做起，提升档案管理能力和工作水平。

关键词：建设项目档案管理；信息化建设；档案管理进程

随着我国当前社会经济水平的不断提升以及市场经济体制的不断完善，传统建设项目在投资、开发、管理以及建设等方面也出现了一系列的变化，而这些变化也促使相应环节当中的档案管理工作也必须面对社会现状，有所调整和变革，有所发展与创新。

1 脱离项目发展客观实际的问题呈现

（一）缺乏高水平的专属项目档案管理人才

当前我国从事建设项目档案管理工作的人员当中，普遍存在着整体素质不高的现象。因为很多项目领导层对于档案管理工作缺乏清晰和准确的认知，片面认为其只是简单的收集资料、归纳整理类的行政工作，误以为任何人都可以胜任，导致该岗位真正意义上对于建筑学、工程学甚至造价成本管理有所理解的寥寥无几。所以现有的档案管理工作并不能真正意义上服务于项目建设，以至于项目前期开发备案、工程施工、后期竣工验收、试生产使用等环节所产生的大量档案文件，并不能得到很好而系统的归纳和分类，造成后期查找利用的困难；加上有的基层单位档案人员变动频繁，项目资料缺乏持续有效的管理，于是很多项目在最终完成交工的时候，档案资源七零八落、难以收拾，完整性也较差。

（二）档案管理重视程度不足

建设项目管理人员对于档案工作重视程度的缺乏除了表现在人才选择和引入方面，还有在投入和管理方面的不以为然和无所作为。档案管理作为建设项目过程中从头相伴到尾的一项工作内容，环环相扣、关联性极强，竣工验收环节必然会影响到日后的销售或生产使用、项目用地规划必然会影响到后期的建筑规划，土地开发必然会影响到之后的用地规划，如果前一个环节投入的精力不足，那么后续工作必然将会以更加复杂、更加繁琐的状态展开，从而造成难以想象的成本消耗与浪费。例如企业年检或者资质办理时，需要用到大量的建设项目批复、规划许可等文件，如果前期做好扫描件备份，那么后期整理报送材料即便可省时省力，否则临时调档，各种复印、资料收集，繁琐且耗时。

另外，大部分项目从土地批复开始，整个建设期呈现出战线之长，涉及施工队伍之多、人口流动频繁的特点，这就导致了项目建设过程中，档案资料的交接、转移，管理人员直接的交接沟通，时常处于混乱无序的状态，尤其是在没有明确档案管理交接转移流程制度或者相关规定的时候，建设工程中项目对接人员的变动、施工用料、设计图纸和其它用料技术的变化不能够实现快速准确的对接，故而项目建设过程中，因为档案管理权责不明确所引发的大量的工程变动与更改失误，一旦发生，将给整个项目造成巨大的损失。

2 针对建设项目档案管理的改进策略

（一）创新档案专业人才管理机制，加强建设项目档案管理人才的引进与培养。

项目档案管理工作质量如何归根结底要由人来决定。要整体提高现有项目档案队伍的业务水平，可采取“培养现有人才，引进专业人才”的方法。首要环节是加大档案人才的培养力度，努力提高重点建设项目档案工作人员的素质。对现有的档案人员，可以通过培训学习提高档案人员的敬业精神，不断拓宽知识面，优化知识结构，掌握管理项目档案所需要的相关知识和业务技能。同时引进与培养相结合，要加强引进档案专业中高级人才，既要引进有深厚档案理论功底的科班出身的专业人员，也要考虑有项目档案管理实践经验的专门人才。只有这样，才能使企业档案管理部门具有合理的人才结构，以满足新时期档案工作的需要，为项目建设服务。此外，项目档案的管理具有时间跨度较长、连续性较强、专业性要求较高等特点，应制定合理的竞争机制和激励机制，适当提高项目档案从业人才的待遇，吸引人才，留住人才，保证档案从业人员的相对稳定。

（二）提高对于档案管理的重视程度，管理好与档案产生的每一个项目环节的收、归工作

建设项目档案管理工作贯彻项目建设的始终，因此对于项目管理者而言，要充分重视对其的管理工作，充分把握好项目“从无到有，从有到终”过程中所生成的所有重要文件的管理工作。而对于具体的管理人员而言，要基于建设项目的具体特征，根据其建设的固有规律，对整个建设过程做好统一、完整的规划，对于能够预料到的资料、文件及时收集、妥善管理；对于建设过程中非正常流程所形成的档案，也要尽可能地收集、做好分类保管，因为这些“始料未及”的资料很有可能会成为日后项目验收或者项目改扩建的重要资源，且与后续项目流程亦存在一定的关联性。从细节来说，档案管理工作者首先要从项目建设的初始阶段介入到工程的各个方面，对项目文件进行全生命周期的管理，做到“四同步”；其次，应在合同中明确各方在基建档案管理中的责任，以便其能够准确予以配合；再次，由于施工与检查同步、收集与管理并存，档案资料的收集是一个不断丰富、不断补充的过程，因此管理人员必须随时随地做好盘点整理、定期进行抽查检验，保持档案的完整性、及时性和快速更新，以备不时之需。

（三）制定档案管理制度，对项目进程中各个环节的档案生成与管理进行有效规定

以笔者所在的石油化工行业的项目为例，其整个建设过程涉及到项目的提出、调研、可行性研究、评估、决策、计划、勘察、设计、施工、调试、生产准备、竣工、竣工验收、试生产使用等多个环节的工作过程，而且多数情况下这些工作流程分属于不同的团队，整个建设过程中，用料的更换、设计图纸的调整、方案的选择与实施，都不是仅靠一个团队就能决定或选择的，而当不同的团队共同来进行一项内容的变更和选择时，就会产生新旧档案之间的交替，在这个过程中就需要制定完善的档案管理制度，将交接人、经手人、接收者进行明确的安排以及工作内容的说明，将档案产生以及交接过程中所涉及到的方方面面进行严格而明确的规定以及权责的落实。例如在项目档案管理当中，勘察、设计、施工单位在收齐工程文件并整理立卷后，建设单位、监理单位应根据城建档案管理机构的要求，对归档文件完整、准确、系统情况和案卷质量进行审查。由于项目建设活动具有动态性，项目档案就要相应的进行不断的修改和补充，设计、施工及监理单位要建立有效的控制措施，以确保在工程建设过程中文件版本的有效性。这样做一来是保证对于项目建设的严谨负责，二来是避免个人决策失误为项目建设带来难以预估的损失。

（四）加强档案管理的信息化进程，提升工作效率和质量

随着当前项目建设节奏频率的不断提升，档案管理必须随时保持一种便捷高效的状态才能适应快速发展的建设工程需求，加强档案管理的信息化建设成为了顺势之举。传统纸质档案管理最不便捷之处在于存储需要占据大量的空间，以及查找使用时的不便，鉴于此笔者认为，当前建设项目的档案存储可以充分引入电子介质，广泛采用电子档案、数字存储、多媒体记录、网络查询以及电子调阅等。比如国外诸多发达国家，项目建设的电子化档案管理已经成为一种全面普及和使用的管理方法，我国的建设项目可以与此进行充分借鉴，在保障档案信息安全的情况下，逐步实现信息化进程，推动项目建设的后勤后备工作更加快速、便捷地开展。

3 结论

综上所述，项目档案管理工作是辅助日后各项生产活动展开的重要基础，而为了使其能够更好地服务于项目建设工作，档案管理人员必须充分认知其重要性，认真跟踪项目建设的每一个环节，让不同步骤的档案环环相扣、有效统一，依托现代化的科学技术以及网络设备，逐步推行档案管理的现代化与信息化，在不断推行和落实档案管理制度的过程中，让其真正意义上成为推动项目建设的有力保障。

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