档案数字化建设中对纸质档案管理的思考

张慧琴

摘 要：本文通过对纸质档案的形成、数字化加工、保护技术等方面产生的新问题进行了分析，阐述了存在问题的原因和导致的后果，并提出了解决的对策。

关键词：档案数字化；纸质档案；管理

随着信息技术的发展，尤其是办公自动化的日益普及，计算机辅助设计和辅助制造在科研、工业领域运用的不断成熟，电子文件数量的激增，研究电子档案已成为当前档案研究领域最为热门的课题，纸质档案管理工作也因此发生了巨大的变化，虽然已有一部分的人注意到这个问题，但却没有真正引起重视，新的管理对策没有相应产生，纸质档案的管理工作正逐渐走向片面化和消极化，在档案数字化建设中怎样解决纸质档案管理存在的问题是当前急待开展的工作。

1 档案数字化建设中纸质档案管理出现的问题

（一）纸质档案具有的特征逐渐消失。唯一性不复存在。纸质档案由于其形成的特殊条件，具有了唯一性，它在形成后就不可能改变，是最有说服力的原始凭证。电子档案产生后，许多纸质档案成为了电子档案的双套制，明显带着电子档案的痕迹，办理过程全部是数字化操作，纸介质上记载的信息也是统一的字体、数字印章，只要有需要就可以输出，而且与所归档的纸质档案一模一样，很难辩别真伪，由于工作流程中在纸介质上留下的易于鉴别的原始记录越来越少，纸质档案以前所具有的唯一性也就会慢慢的消失。真实性被打破。纸质档案的真实性体现在它很难伪造和改动，它的真伪易于判别，而且已经形成了一套成熟的鉴定技术，加固了它在档案载体中的重要地位。对纸质档案进行数字化虽然带来了档案信息的共享，但由于网络安全问题日益突出，数字化后的档案信息容易被改动，纸质档案记载的信息因为载体的改变而成为假信息产生的源泉。

（二）纸质档案数字化加工中存在着安全隐患。容易造成纸质档案的损毁。档案的大量出库加大了对纸质档案的管理难度，而且在扫描过程中因为利用者的利用需求，势必造成档案的再次流动，如果不注意安全难免会导致档案实体的丢失。在数字化加工过程中对纸质档案的拆装，破坏了档案原来的整体性，造成纸质档案的损伤。档案出库使保管环境的发生变化（如温湿度难以得到控制），扫描和拍照中受到光源的照射使纸张加速老化而缩短使用寿命。引起信息被非正常途径传播。目前许多档案部门将纸质档案数字化项目承包给非档案专业人员操作，由于工作人员缺乏档案工作相关的法律法规知识和没有相关的培训，工作人员极有可能将档案信息外泄，引起信息非正规渠道的传播给社会造成不必要的麻烦。

（三）忽视了纸质档案的保护技术。档案数字化建设的不断深入，纸质档案信息实现网络共享，使查阅者不通过实体档案也能查阅到所需的档案，对纸质档案的利用群体将逐渐减少，这样就容易忽视对纸质档案实体的保管。年代久远的纸质档案由于保管不善需要修复的越来越多，而纸质档案保护工作的技术性决定了它必须要由人工操作及在实际操作过程中积累的经验，这些很难用文字表述并把它记载下来，久而久之对纸质档案的保护技术在很多方面可能就会失传，导致纸质档案的病档得不到修复，纸质档案的老化程度不断恶化 ，在不久的将来年代久远的纸质档案的数目会不断的减少，从而重蹈了传统载体档案的遭遇，给人类的文明史诗留下了遗憾的篇章。

2 档案数字化建设中纸质档案存在问题的原因

（一）认为电子档案最终会代替纸质档案。对两者存在的现状不了解。随着电子档案的普及，忽视了电子档案的不安全性和不稳定性，将电子档案与纸质档案完全同化，认为已有电子档案无需再有纸质档案。然而电子档案法律地位无法确定，许多法律案件不认可电子档案的凭证作用。各国电子档案的频繁丢失、无法读出、无法恢复，如1999年6月美国国家档案馆43000件电子邮件因操作失误不翼而飞，前东德共产党政府的包括行政文件、农业文件、劳工统计资料、监狱登记册和党的官员的人事档案等电子文件，由于软硬件系统原因而无法使用①，这些事件的频繁发生都从不同方面体现了电子档案的弱点。如果没有了纸质档案的信息记载，人类这一阶段的历史将有可能会出现空白，信息资源将进入一片混乱的时代。

对电子档案和纸质档案混淆不清。大多数人认为两者同是档案没有什么定义上的不同，从而误视了两者各自的特点和相互之间的关系。电子档案形成后就永远离不开它的生成环境，只有技术和设备才能还原、输出，识别内容，它具有对系统的依赖性、与载体的不可分离性、不稳定性、共享性等特点。纸质档案自它形成后就于载体无法分离，载体、结构形式、原始信息成为档案不可分割的重要组成部分，它具有原始性、真实性、安全性、稳定性等特点。两种档案在形成过程上、载体上、阅读方式、保管条件上都不相同。

（二）纸质档案保护工作环节薄弱。纸质档案保护工作经费紧张。据了解全国各地的档案馆中已存在众多急需抢救的受害纸质档案，而且形势十分严峻，很多“病档”如果不及时开展抢救，将成为一堆废纸而失去使用价值。虽然国家和省级每年都有专门抢救经费项目，但审批手续繁杂，数目不大，而且大多数的地方财政没有将保护经费列入部门预算，平时的保护工作很难开展。即使争取到了国家、省级的抢救经费由于档案部门整个经费紧张也不能保证专款专用，给纸质档案的保护工作带来了困难。纸质档案保护技术人员缺乏。近几年，档案馆人员的学历、职称都有明显提高，但具有理论知识，又有丰富实践经验的档案保护专业技术人员却相当匮乏。纸质档案保护技术是一门综合性的应用技术，档案专业人员虽有一定的理论知识，实际操作技能却很有限。像县级档案馆，虽然有专门负责档案技术保护的人员，但都没有接受过这方面的正规培训，不熟悉档案抢救业务，档案保护技术水平低，档案修复方法单一，对档案破损严重及档案抢救工作中遇到的其他问题往往缺乏经验，难以应付。

3 档案数字化建设中加强纸质档案管理对策

（一）对纸质文件实行核对签署制度。如果我们就单一的将纸质档案作为电子档案的硬拷贝来保存，对档案管理工作来说还行不通，我们只有继续保持纸质档案的原始凭证作用，才能弥补电子档案的缺点，不给这一阶段的档案工作划下错误的符号和成为后人拿来说教的材料。笔者认为我们可以采取以下的措施：对办公自动化中形成的文件可以在公文办理单的格式上增加一栏核对签署栏，要求签发人或者经办人对归档文件的内容进行核实，并在签署栏上写上“经核对无误”等字样，署上姓名和日期。这样，形成的纸质档案的原始性和凭证性就与以前的纸质档案毫无区别，在法律效力上毫无异议。

（二）电子文件与纸质文件实行同步对应归档。电子档案的不稳定性和易改性，很难确保电子档案在近段时间内不被病毒破坏和被人篡改。我们只有及时对电子文件进行归档，在电子文件归档后，同时也对纸质文件进行归档，就是目前档案界所说的采取电子档案与纸质档案同步归档的方法。这样即使电子档案遭受破坏，还有同步归档的纸质档案作为凭证，并可以对电子档案进行恢复，暂时弥补了电子档案的不足。

（三）加强对纸质档案的保护工作。首先要加强对纸质档案保护工作的领导，对新领域的保护工作开展研究，解决专项经费，将抢救经费列入地方财政预算，开设培训课程提高档案保护专业技术人员的纸质档案保护管理技术水平，提高保护技术工作人员的相关待遇。其次要对现有的“病档”进行全国性的调查统计，并制定出一套合理的抢救方案，解决相关的技术问题，分阶段对“病档”进行抢救，确保纸质档案的安全完整，为后人留下宝贵的财富。

参考文献

[1] 《电子档案与传统载体档案之比较研究》，汤卫新，《浙江教育学院学报》 2007年1月第1期

[2]《新技术下档案整理历史原则的发展》，崔杰、王福亮，《浙江档案》2008年 第5期

[3]《电子档案与纸质档案》http：//blog.sina.com.cn/s/blog_74ddcb700100xigm.html2013年

[4] 《电子档案与纸质档案的比较研究》，李孟女，《辽宁科技学院学报》2013年