浅议电子信息档案管理的风险控制方法

摘 要：电子信息档案管理的风险控制越来越被相关工作者所重视，本文从电子信息档案的风险控制出发，提出了电子信息档案可能存在的风险和应对措施，希望能为以后的研究者提供一定的思路和启蒙。

关键词：电子信息档案；风险控制；档案管理

在大数据时代发展的今天，很多档案信息都由纸质版向电子信息档案进行转化，电子信息档案固然存在很多优势，但是不可忽略的是电子信息档案的潜在风险要远远超过纸质版的档案信息资源，而如何在电子信息档案管理工作过程中加强风险控制是相关工作和研究人员需要重视的问题。

1 电子信息档案的特点和功能

电子信息档案与传统的纸质版档案相比具有方便、快捷、易于存储、易于传递等特点，并且在查询速度和准确度方面更胜一筹。电子信息档案主要具备以下功能：

1.1 复制

普通的档案信息资源复制过程是十分繁琐的，劳民伤财的同时还有可能对原始的档案信息造成不同程度的损坏，而电子信息档案可以在短时间内完成复制，用户可以得到与原始档案完全相同的备份资料，更具有快捷性和方便性，而且不会损坏原始数据。此外，档案管理部门可以将电子档案信息进行各种格式的转换，方便大众的使用[1]。

1.2 传输

传统的档案信息资源存在传输的障碍，一方面档案资料很难离开档案管理部门，另一方面不同地域的不同用户同时需要查阅档案信息资源时还会面临冲突的问题，而电子信息档案则解决了这一问题，同一份档案可以复制成多份后，通过互联网向每一个需要的用户同时传递，而且档案馆之间还可以建立一个资源共享的平台，互通有无。

1.3 访问

以往的档案资料无法通过有效的途径向大众进行档案资料的展示，而电子档案信息管理部门可以将用户需要的电子档案信息资源直接发布到网络中供用户进行查看，用户通过访问页面的信息技术对所需的内容进行检索和查阅，并且通过互联网查阅档案还可以有效的解决不同时间不同地点的问题，更符合现代用户对于方便快捷的档案信息资源访问的需求。

2 电子信息档案存在的风险不容忽视

如今信息技术蓬勃发展，电脑和智能手机早已在大众范围内完成了普及，而随着时代的发展，人们的阅读和查找档案的习惯也发生了翻天覆地的变化，人们更追求方便高效的查阅方式，因此，电子信息档案也就顺理成章的被广泛的应用。而在日常工作中我们发展电子信息档案在为大众带来方便等优点的同时也存在很多不足之处，尤其是其具有很大的风险性，如果不采取一定的措施进行防范将会为档案管理部门带来不可逆转的损失，因此电子信息档案存在的相关风险是不容忽视的。相关工作人员需要采取一定的措施进行提前的防范，并从根本上寻找方法来加强电子信息档案的安全性[2]。

3 电子信息档案管理中存在的风险问题

随着大数据时代的逐渐成熟，信息技术的越来越完善，而电子信息档案资源的形式也变得越来越多，电子信息档案逐步从单一的文字记录转换成各种格式的多媒体档案信息资源，而这一转变为人类带来方便的同时也存在很多风险问题。

3.1 硬件方面的风险问题

工玉成其事必先利其器，没有好的硬件支持电子信息档案将会失去任何的安全和稳定可言。电子档案管理机构的总机房、管理人员的办公设备和整个档案管理部门的工作环境都会直接或间接的带来一定的影响。因此对于档案管理部门的硬件设施必然会有一定的要求，以总机房为例，针对于总机房的工作温度湿度以及三防工作是否到位，有无专门的人员进行管理，机房出入处是否24小时全程无死角监控，一旦出现危险是否有备用机房承担起电子信息档案存储的任务。这一系列的问题看似平常，但是却是整个电子信息档案管理工作的基础，因此硬件方面的风险对于电子信息档案的管理是是十分重要的[3]。

3.2 电子信息档案管理制度存在的风险问题

再好的管理者也需要一套完善的管理制度，电子信息档案管理也不例外，没有完善的电子信息档案管理制度作为参考，那么将会给整个电子信息档案管理工作带来风险，一套严格的制度和软件系统会辅助电子信息档案工作者更好的对电子信息档案进行管理，消除由于管理的缺失而带来的风险，除此之外，电子信息档案管理制度还会对已经发生的风险提前做出预示，并给予合理的解决方案，而目前很多档案管理机构并没有出台一套标准化的电子信息档案管理制度，因此，这一不完善将会为电子信息档案管理带来很大的风险[4]。

3.3 互联网环境存在的风险问题

互联网的出现方便了人们的生活，没有互联网的存在，电子信息档案也失去了它的意义，但是互联网环境下存在的风险问题是不容忽视的，如今病毒、木马比比皆是，并且很多黑客的网络技术也十分卓越，这些情况都给电子信息档案的管理安全带来一定的隐患，例如存在病毒毁坏原始的信息资源，木马盗取涉密的电子信息档案等种种问题，因此在互联网环境下电子信息档案的安全存在很多的风险。

3.4 信息技术存在风险问题

电子信息档案数据数字信息资源范畴，因此传统的档案管理技术无法满足电子信息档案对于信息技术的需求，而档案管理机构的工作人员大多数是档案管理专业出身，并没有掌握专业化的信息技术，因此在信息技术方面，电子信息档案管理也存在很大的风险，例如工作人员缺乏一定的安全防范意识，对登录帐号保护意识淡薄，对于杀毒软件等使用不熟练等等，有时可能一个工作人员的简单的操作失误就会导致整个信息系统的崩溃，从而给不法分子可乘之机。

4 针对电子信息档案管理存在风险的控制方法

风险一旦出现势必会造成或多或少的损失，因此防范于未然是首先要考虑的问题，同时事前防范也能最大限度的降低其风险控制的成本。而对于电子信息档案而言，档案工作者需要依据其自身的特点进行全面的分析，制定出合理的方法进行风险的控制，具体措施主要包括：

4.1 档案管理部门要引进先进的信息技术作为支持

互联网中的风险主要是黑客和病毒造成的，这就需要档案管理部门的工作者具备一定的防御能力，而先进的信息安全技术的学习是必不可少的，如何对电子档案信息资源进行加密保护，如何对访问和内部页面进行安全方面的防御等问题都是档案管理部门需要应用信息技术解决的问题。

4.2 完善电子信息档案的相关制度

电子档案信息虽然不同于传统的档案资源，但是仍然需要相应的管理制度作为指导，因此需要对互联网电子档案信息的相关制度进行完善，与此同时对于各个不同的档案管理部门的操作系统也要有一套完善统一的标准和制度，对于管理人员和访客设置不同的权限，只有这样才能从根本上确保信息资源的安全，规避可能存在的风险。

4.3 对于已经出现的问题及时进行消除

千里之堤毁于蚁穴，在电子信息档案管理工作中，经常会出现一些对于安全影响不大的问题，但是小的问题如果不及时处理就会累积成大的问题，从而导致出现更多的安全隐患，因此消除潜在风险就必须对一些不起眼的小问题进行及时的处理，例如对硬件设施进行及时排查，定期维护，针对可能发展的风险提前做出预判，并制定应对措施。而由于互联网具有一定的开放性和复杂性，因此在互联网环境下针对电子信息档案的风险防控更要细微而严格，不能放过任何一个小问题，只有这样才能真正的达到风险提前控制的效果。

5 结论

电子信息档案的管理工作是十分复杂的，看似平凡的工作中存在很多的风险和问题，这就要求我们档案管理工作者要及时的对风险进行控制，本文虽然提出了一些风险控制的方法和措施，但是对于电子信息档案管理工作而言这是远远不够的，未来还需要更多的档案管理人员对电子档案信息的风险控制加以研究和重视。

参考文献

[1]吴宏宾. 电子档案管理系统研究与实现[D].山东大学，2014.

[2]李玉娟. 远程学习者情感信息档案袋的研究[D].山东师范大学，2010.

[3]李竞博. 浅议电子信息档案管理的风险控制方法[J]. 才智，2015，36：267.

[4]张玉. 试论电子信息档案管理中存在的风险及控制方法[J]. 办公室业务，2013，19：161+163.

作者简介

韩晓敏（1972-），女，汉族，河北省石家庄市平山县人，政府办公室职员，研究方向：利用馆藏档案编写地方志。