办公自动化环境下的文书档案管理要点研究

王穗英

摘 要：目前阶段，市场经济快速发展，并且积极带动了科学技术的进步，使得信息产业有了明显的发展与进步。现代化的网络技术逐渐被应用在各领域中，也直接推动了企业文书档案管理工作的变革。在企业长远发展的过程中，文书档案管理工作发挥着重要的作用，所以，其管理的质量对于企业未来的可持续发展也同样具有重要意义。

关键词：办公自动化；文书档案；管理

在信息技术与科学技术不断发展并广泛应用的背景下，为文书档案工作的变革提供了条件。而将计算机技术与网络技术合理地应用于文书档案管理工作中也逐渐成为时代发展需要，也是社会进步与发展的必然趋势。文书档案管理工作的改善有效地实现了办公自动化，提高了工作的效率与质量，为企业管理工作的进一步发展提供了强大的动力。

1 传统文书档案管理工作的问题

在机关团体或者是企事业单位中，管理决策以及信息交流等活动最重要的载体就是文书档案，并且也是档案工作中不可或缺的内容。通常情况下，传统的文档管理需要将纸质文件当作具体的载体进行保管，但是会增加人力物力与财力的投入力度，使得档案分类存档工作更加复杂，工作的效率也很难提高。

1.1 严重缺乏时效性

传统的文档管理，要想查找并借阅相应的文档资料需要在其所属档案室内部办理相应的手续才可以，而且登记的过程比较复杂。若是在本地查阅相对来说比较方便，如果在异地，就需要花费较多的时间，同时还需要消耗大量的人力物力与财力。除此之外，信息资源不能得到及时分享，严重的还会影响其正常使用，很难实现文档自身的重要价值，严重缺乏时效性[1]。

1.2 保存时间较短

在传统文档管理工作中，文档材质大都是纸质文件，很容易受到损坏，也无法进行长久地保存。特别是在借阅的过程中，必然会出现损坏的情况。然而，大部分重要档案文件材质都是纸质的，所以，一旦在传阅中损坏，很难修复，进而无法将原始档案信息完整保留，而无法再生的重要原始档案在损坏后也是无法弥补的。由此可见，纸质文件的保存时间较短。

1.3 文档管理工作极为复杂

传统文档管理中，要想借阅文件需要详细地登记。然而，档案本身的种类与形式具有多样化的特点，所以在整理与归类的过程中比较复杂，并不适用于长期地使用。在此基础上，保管流程也同样复杂，不仅需要投入大量人力实现分类的整理，同时还需要对其进行维护。归还文档的时候仍然存在复杂的登记流程，这种重复的工作形式导致工作效率低下[2]。

2 办公自动化环境下文书档案管理特点分析

2.1 文档整理更有序更容易控制

传统纸质的文档管理工作，其纸质文件密度比较大，必须按照相应的规律，人工整合并保存文件才能实现文件转换成档案的目标。然而在办公自动化环境中，管理工作人员仅需要对系统软件进行正确地操作即可清楚地了解电子文档性质与类型。而在此过程中，文件与档案能够在整合中相互融合，形成一体[3]。这种管理能够实现文档前期地合理规划，并在管理中期存储，在后期进行查找与阅读，整个过程都变得更加有序更容易被控制。

2.2 应用现代自动化技术

传统文档的管理工作通常需要档案室的工作人员手工完成，并且承担档案管理工作的全部责任。但是，在实现办公自动化以后，文书档案的管理工作是在现代自动化基础上进行的。因此，信息技术与网络等多个部门也同样需要协助档案室工作人员开展档案管理工作。

3 办公自动化环境下文书档案管理优势

3.1 提高管理工作的效率

因为传统纸质档案的管理工作需要人工审阅文件，所以，其工作量较大，也直接降低了工作的效率。然而，在办公自动化的环境中，可以使用软件来统一生成文件，进而保证文档类型的统一。一旦出现文件杂乱的现象，工作人员仅需要按照档案管理的具体要求与条件进行搜索即可，而后进行整合，最终完成其归档的工作。

3.2 延长文件的保存时间

传统纸质的文档非常容易受到多种因素的影响而被破坏，像虫蛀、水火或者是受潮等等，进而减少了文件保存的时间。然而，电子文档有所不同，其存储载体的选择性较多，并且存储的时间也比较长，不容易被损坏[4]。由此可见，电子文档本身具备的优势有效地弥补了纸质文档的劣势，使得文件保存的时间更长。

3.3 资源共享更及时更安全

传统纸质档案的异地收发需要通过邮递的方式来实现，并且在邮递的过程中很容易使文档受到损坏或者是丢失，因此，无法保证文件内容的保密性。然而，电子文档能够利用网络来实现异地的传递，并且所需时间极短，还能够科学合理地设置保密的系统，有效地防止在传递中出现文件内容外涉的情况，保证文件资源共享更加及时与安全。

4 办公自动化环境下文书档案管理工作要点

4.1 将档案管理系统纳入办公自动化系统中

现阶段，大部分单位在办公自动化系统设计与开发的过程中，档案部门是无法及时参与到设计规划当中的，所以，文件管理系统同档案管理系统之间是相互独立的，并未实现统一规划，在此环境下，文件管理系统所设计的功能很难满足档案管理系统归档的具体要求，并且该系统在实际投入使用时无法发挥其真正的作用，同时上述两系统也无法实现兼容[5]。因此，应充分认识文档一体化的重要作用与可行性。与此同时，在设计办公自动化系统的过程中，需要全面考虑前期文书处理及后期归档管理，进而实现两种不同阶段与性质工作的有效结合。在此基础上，应该积极树立前端控制的理念，在文件处理流程设计的过程中，全面考虑后期归档管理工作的具体需求，并将归档管理的功能适当地纳入到系统中，进而在档案管理模块设计的过程中提出相应的要求。

4.2 操作流程应统一规范

要想在办公自动化环境中做好文书档案归档的管理工作，最重要的是将文书档案管理体制作为出发点，进而制定出具有规范性的管理制度。此外，应确保操作流程统一规范，并严格要求文件处理与管理工作，尤其要重视字体的大小与段落格式等细节内容[6]。在此基础上，需要定期培训管理工作人员，提高其业务能力，使其能够全面熟练地掌握自动化管理工作的流程，并不断提高其文件档案管理与分类的能力。

4.3 全面培养档案管理工作人员综合素质

文书档案的管理要想真正实现办公自动化，最重要的就是提高管理工作人员自身的素质，所以，应定期对其进行培训。在我国现代化进程不断深入的当下，先进的科学技术已经被广泛应用于各领域当中，所以，也必然会提出技术性的要求。办公自动化环境下的文书档案管理工作，在提高实际工作效率的同时，最重要的就是对管理工作人员进行培养，必须具备专业知识，并且能够熟练掌握计算机的网络技术，进而与时代发展的步伐相适应。与此同时，工作人员该应该不断更新自身的知识，积极拓宽本身知识面，并全面了解文书档案的管理工作，将计算机技术、网络技术同文书档案管理工作相结合，更好地实现办公自动化环境下文书档案工作与管理工作的一体化[7]。

4.4 保证电子文件安全

现阶段，网络技术发展的速度越来越快，并且逐渐被广泛应用，而在此背景下，档案信息的安全性与电子文件就显得更加重要。如果在实际运用的过程中，电子文件的数据信息丢失就会导致档案保存具有不完整性。而站在安全性的角度上分析，要想使网络不受到黑客或者是病毒的攻击，或者是要在使用过程中设置相应的权限，防止人为因素对电子文件造成破坏，最重要的就是重视文件的安全问题。要想确保电子文件信息的安全，首先需要保证系统软硬件功能的完善，并将其作为重要的基础，通过充分利用加密技术、计算机病毒的防治技术以及防火墙技术等等来保证系统功能的安全性与完整性。其次，应积极制定安全管理规章制度，将其作为重要的保障，与此同时，应将文书档案工作人员、保密部门以及相关部门结合起来，共同组成档案信息安全的保密组织，将安全责任制积极贯彻并落实[8]。再次，应不断强化管理工作人员自身安全意识，保证其操作的规范性，仔细维护，同时积极建立并健全身份认证的制度，也可以通过用户权限的设定等方法来保证文书档案信息的安全。最后，应定期开展安全教育与培训工作，保证系统使用人员对其功能、使用以及实际操作的规程全面掌握，保证使用的正确性。由此可见，电子文件信息的安全问题值得注意，不仅应对技术因素予以重视，同时还应对人为因素给予关注，进而有效地建立其全方位的安全防护体系。

4.5 制定合理的档案管理法律

我国是依法治国的国家，所以，任何事情都应有法律的保障，档案管理工作也如此。因为电子档案很容易被修改，并且难以发现，所以，必须要制定出档案管理法律，对电子档案管理的细节进行规范，推动其进一步的发展。一旦出现违规行为，应予以严格地惩罚。

5 结束语

综上所述，文书档案管理在企业或者是单位中的作用越来越明显，同时也逐渐成为社会未来发展过程中档案管理重要的需求。在信息技术快速发展的背景下，企业办公自动化的趋势明显，一定程度上带动了文书档案管理的自动化发展。因此，在办公自动化的环境下，应积极探索并深入研究，全面分析并总结，确保操作流程的规范性，并在信息传递与使用中保证其安全。与此同时，还应该积极培养高素质文书档案的管理工作人员，进而更好地推动企业文书档案管理工作的顺利开展。

参考文献

[1]秦伟.有关办公自动化在文书档案的运用浅议[J].办公室业务，2014（21）：63-63.

[2]王颖.办公自动化在文书档案中的运用[J].华章，2014（21）：330-330.

[3]秦伟.有关办公自动化在文书档案的运用浅议[J].办公室业务，2014（11）：63-63.

[4]赖琳琳.文书档案管理的办公自动化研究[J].魅力中国，2014（24）：243-243.

[5]栾惠岚.试析办公自动化环境下的文书档案管理[J].商，2013（16）：337-337.

[6]王琼.办公自动化条件下文书档案归档整理的问题探讨[J].企业文化（下旬刊），2015（6）：251-251.

[7]卢竹兰.关于文书档案管理办公自动化应用的几点思考[J].管理观察，2013（22）：92-92，93.

[8]褚海燕，贾树行.办公自动化在文书档案管理中的应用浅析[J].商业经济，2013（15）：35-36.