以服务为中心的机关文书档案管理路径分析

吴梦洁

摘 要：本文主要以机关单位文书档案管理相关概述作为出发点，分析了我国机关单位文书档案管理在实际工作中存在的问题，并针对问题提出了优化机关单位文书档案管理的途径，以期为提高机关单位文书档案管理工作效率和质量提供一些参考和意见。

关键词：文书档案管理；问题；途径

作为服务单位档案管理体系重要组成部分之一的文书档案管理，在提高单位服务管理水平、规范档案管理体制方面占据重要地位。21世纪是一个市场经济时代，市场经济的竞争性和开放性特征促使企业之间不断竞争与发展。作为单位管理体系的重要组成部分之一，加强文书档案管理体制的有效性和针对性是时代发展的趋势。

1 服务机关文书档案管理概述

文书档案管理不仅记载了一个企业或者单位的文化背景与理念，还记载了一个企业或者单位的历史经验与教训。因此这些文化理论与经验教训为现在的领导在决策、经营管理方面提供了坚实的理论基石，在促进单位经济发展方面具有积极的推动作用。不仅如此，对于单位基础管理系统而言，文书档案管理是其中的重要组成部分之一，其不仅能够对单位经济的发展起到助推作用，还可以实现管理的可持续，使机关单位的文书档案管理逐步实现科学化、制度化和标准化的发展建设。如今，信息化和全球化的趋势不断加剧，在信息技术和网络技术的带动下，机关单位的文书档案管理工作不得不进行调整和优化，如此才能适应社会发展的根本趋势。从而有效提升机关单位在文书档案管理工作中取得的成果，使得其能够成为机关单位发展进步的基础。

对于机关单位而言，文书档案的管理工作能不能按照相关的工作计划落实下去，其和领导的重视程度具有直接关系。不仅如此，是否有效将计算机技术运用到管理工作中也是影响其管理工作的重要因素。长久以来，对于机关单位的文书档案管理，外界一直微词颇多，不少人认为这项工作不仅没有发挥任何实际的效用，还造成了各类资源的浪费。然而随着社会的不断发展以及现代信息化脚步的加快，创新单位文书档案管理制度、更新文书档案管理模式是现代信息化时代的发展趋势。由此可见，文书档案管理工作是否有效很大一部分因素取决于单位领导者的重视度以及工作人员的服务指数。

就文书档案现代化管理而言，传统的文书档案管理主要以纸质管理模式为主，文书档案管理部门的工作人员不仅工作强度大，而且花费在文书记载方面的时间和精力较多。这种管理模式不仅大大降低文书档案工作的效率，还会导致单位管理体系得不到有效发展。伴随着信息技术和现代网络技术的进一步发展，以计算机作为文书档案管理的有效载体是当今单位促进管理工作发展的关键因素。

2 文书档案管理存在的问题

2.1 文书模块与档案模块得不到有效整合

就单位文书模块与档案模块之间的关系而言，文书模块与档案模块之间是具体与总结、促进与发展的关系。一方面，在机关单位的相关工作中，文书档案能够起到一定的参考作用，甚至为某些决策提供必要的支持，这在一定程度上能够对相关工作起到助推作用。同时在另一方面，管理工作实质上是对文书管理工作进行的总结归纳，其能够使计算机和文书管理之间形成有机衔接。一般情况下，文书管理工作与档案管理工作是分开进行的，从而导致档案管理工作人员在对文书信息进行归纳与总结时会忽视文秘工作人员，导致档案管理人员与文秘工作人员之间的联系与沟通逐渐减少，进一步增加两者脱节的地方。比如公文格式不规划、档案整理不标准等。

2.2 领导没有将焦点问题放在档案管理模块

一直以来，由于社会各界对文书档案管理存在一种偏见，认为文书档案管理工作很简单，因此不需要花费大量时间和精力在文书档案管理模块。另外单位管理工作人员没有树立科学合理的管理意识，以传统纸质的记载模式作为文书档案管理模式，没有将计算机作为文书档案管理模块的有效载体，从而进一步阻碍了文书档案管理工作的效率。一般情况下，文书档案管理工作包括整理文件、记载信息、写作公文信函等。伴随着社会经济的快速发展和计算机网络信息技术发展脚步的加快，文书档案管理工作不只是简单地整理文件或者写作公文信函，而是运用计算机设置信息数据和模块，从而加快档案信息提取速度，进一步提高档案目录工作效率。

2.3 管理人员文化素质不高

相较于国外发达国家而言，我国的文书档案管理工作起步较晚，其管理体系和制度还处于发展的初级阶段，还需要单位管理工作人员积极引进国外先进文书档案管理理论和模式，为提高我国文书档案效率和质量提供坚实的基石。但是在实际管理过程中，文书档案管理工作系统性不强、领导重视度不高、工作人员科学管理意识不够、管理人员整体素质不高等因素仍然是造成档案工作效率低下的原因。这些因素进一步阻碍了我国文书档案管理体系与制度向标准化和制度化方向发展。我国很多单位在招聘人员时没有对工作人员进行岗前培训或者专业技能培训，从而进一步导致工作人员没有坚实的理论基础和专业技能知识。

3 文书档案管理水平提升策略探讨

3.1 改变落后的管理思维模式

改变落后的管理思维模式是当前单位考虑的焦点问题之一，也是提高文书档案管理工作效率和质量的有效措施。因此，在经济全球化和信息化时代，单位要创新管理模式和理论，从根源上解决大部分机关单位对文书档案管理工作的片面认识。

3.2 制定合理科学的文书档案管理体制

就管理体制而言，首先，创新文书档案管理体制的前提条件是创新管理理论，并根据创新理论和单位实际情况制定科学合理的文书档案管理制度。其次，单位工作人员要根据对应的管理制度认真落实工作每一步骤，切实执行，为改革创新工作提供制度保障。

3.3 加大对文书当前管理工作的资金投入

针对我国文书档案管理工作系统性不强、领导重视度不高、工作人员科学管理意识不够、管理人员整体素质不高等等情况而言，单位领导人要加强对文书档案管理工作人员的素质培养和专业技能培养，为社会培养专业技能强、个人素质高的管理性人才提供理论支撑。与此同时，随着计算机技术在文书档案管理模块的普及与发展，单位应该注重培养工作人员的计算机技术知识，提高管理人员的计算机技能。

3.4 保证人员配备

目前，就我国机关单位文书管理人员素质而言，招聘制度不够健全、人员配置不合理是导致单位档案管理模块缺乏具有专业技能水平强、个人综合素质高的管理人才的重要因素。根据对机关单位文书档案管理人员的年龄进行调查显示，管理人员的年龄平均在四十岁左右，年龄较大，文化素质偏低。因此单位要根据单位创办理念有针对性地招聘具有创新意识的大学毕业生，为机关单位注入新鲜的血液，保证单位管理人员管理思想的时代性和创新性。

4 结语

总而言之，创新单位文书档案管理工作、实施文书档案管理的现代化管理是当今社会和单位探讨的焦点问题之一。因此单位领导者需要树立科学正确的档案管理意识，改变管理思维模式，创新管理体制，从而为文书档案管理工作的创新之路提供科学的理论基础。如此才能不断提升机关单位的文书档案管理工作，同时促进相关工作不断发展进步。

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