试论高校档案编研工作的建设与发展

韩建华

摘 要：高校档案管理工作作为衡量高校教育管理水平、科研管理水平的重要依据，同时对于高校的建设与发展具有重要意义。但是长期以来，高校档案管理并没有受到社会以及高校管理者的足够重视，在高校档案管理过程中，无论从社会还是到高校管理者以及教育体系的相关部门没有真正认识到高校档案对于高校建设和可持续发展的意义，因此高校档案管理的发展速度和管理水平远远落后于高校的实际发展水平。高校档案管理在实际应用和发展中存在管理意识薄弱、管理手段相对比较滞后、高校档案的利用效率较低等诸多问题。

关键词：高校档案；编研管理工作；社会服务；科研管理

1 高校档案编研工作的指导意义

关于普通高校档案编研工作的重要性，可从国家明确规定的《普通高等学校档案管理办法》中看出端倪。《普通高等学校档案管理办法》明确规定高校应当将档案管理工作作为高校基础管理工作，并应当将高校档案管理工作纳入高校管理整体体系之中。高校档案管理主要包括高校教学档案资料、学生个人信息档案资料以及科研档案资料、党政工档案资料。这些档案资料从某种程度上是高校教育、科研管理的缩影，对于高校的发展和规划具有重要意义。

在开展教学活动的同时开展科研活动是高校建设的主要目标之一。高校档案管理对于科研档案的管理是提升高校科研水平的重要手段。高校的科研档案记录了高校在进行科学研究过程中的实验数据、实验方法、科研成果、科研目的、科研经费等关键要素。通过科研档案的记录，能够充分反映高校教研工作的水平，能够全方位检查高校科研过程中存在的问题，提升高校科研水平，获得更好的科研成果。

2 与资源建设同步，扩大档案编研的服务范围

高校档案编研工作是为了能够使在校学生更适应社会需求、提高档案信息服务水平、构建开放式高校档案馆的必然选择。从目前的情况看，社会对高校档案信息资源的共享需求主要体现在以下几个方面。

（一）高校档案编研工作是高校进行学生管理的重要手段

高校档案的编研工作很重要的组成部分之一就是学生档案资料的整理，记录高校学生的个人资料、学习成绩、身体状况、家庭背景等重要档案资料，这些档案资料一般会伴随学生终身。高校学生档案资料对于高校管理学生有重要作用。通常高校学生都多大数千甚至上万人，学生的整体状况，包括学习状况、身体状况、家庭背景状况都是高校在实际管理过程中必须掌握的原始材料，通过对学生档案的管理、分类，对于学生的家庭状况了解，可以按需为学生申请特困奖学金；通过了解学生的学习成绩状况，给学生分发奖学金；通过了解学生的特长与爱好，有针对性地培养学生的特长；通过对于学生档案的掌握，为学生未来的升学、就业提供帮助。这些都是高校档案对于高校学生管理的意义。

（二）对高校校史、校情了解和研究的需求

高校档案是历史的真实记录，收藏着高校不同历史时期发生的重大事件、重要活动、重大工程、重要组织等文献资料，以文字、图片、影像、实物等形式展现着学校的成长、发展历史，富含着一所高校的记忆元素，构成了高校在特定历史条件下的真实场景。无论是专业人士对校史的研究，还是社会各界对校史、校情的了解，都离不开对高校档案的查阅，自然离不开对高校档案信息资源的共享。

（三）高校相关资料甄别鉴定、查证咨询的需求

对高校相关资料进行甄别鉴定、回复查证咨询是档案管理部门的重要工作内容。有了档案信息资源共享，社会用人单位可以通过网络平台核实毕业学生的学籍、学历、学位、在校成绩与获奖等资料的真伪，了解欲聘用人员的真实学业水平，办理证实材料。在校生、毕业生因考研、出国、找工作需学校提供学习成绩、学历学位等证明材料，也可以在档案信息资源共享的条件下，先自我查询，从而顺利办理。

（四）高校科研成果转化和科研合作的需求

高校既是传播科学知识的殿堂，也是科学研究的基地，每年都会产生大量的科研成果，并以科技档案的形式记录备案。通过档案信息资源共享，社会生产企业能够及时发现所需要的科研成果，促进了高校科研成果有效转化为生产力。同时，企业为了开发新产品、提高劳动生产率，也需要通过档案信息资源共享了解高校的科研优势，与高校展开科研合作，实现企业与高校的互惠共赢。

3 高校宣传推介、扩大社会影响的需求

宣传推介、扩大社会影响是高校发展进程中不可或缺的经营举措。在信息时代，越来越多的人通过网络了解社会、认识社会。高校必须立足这一现实，通过档案信息资源共享展示本校的光辉历史、优美环境、特色文化、教学科研实力和成果，让社会全面地掌握学校的各方面信息，吸引更多的优秀学子，获得更多的社会支持。

4 高校档案编研工作的创新发展

（一）注重基础工作

在进行高校档案编研工作时，需要依据所在高校的自身情况以专业性、服务性以及学术性的特点，将收集范围适当的增加，保证信息收集的全面性、多样性，同时，对于收集完成的信息进行有效的整理和存储。高校档案数字化的建设需要与国家的法律法规相符合，并实现规范化管理，保证分类的科学性，主题标引的准确性。对高校档案进行管理时，建立完善的管理制度，提升档案管理工作的科学性，保证档案的完整性、系统性与安全性。

（二）加强网络化建设

高校在进行档案编研工作时，需要利用信息技术，档案编目、检索、统计、借阅等均需要利用此项技术，同时，档案收集和登记也需要利用信息技术。通过信息技术的利用，实现复杂立卷程序简单化，利用网络的优势，可以将数字化资料传送给各个部门，各部门依据自身的要求完成档案管理。在档案领域中，网络技术的应用促使数字化技术的应用越来越深入，并且应用效率也越来越高，传统单一的收集、整理和保存档案工作变得更为多元化，信息服务管理层次也更加深入。

（三）充分开发利用资源

开发与利用是为档案编研建设的最终目的，通过档案数字化资源的开发与利用，促进图书馆及其他各项工作的发展，也因此使得档案的作用充分发挥。档案数字化建设中，依据计算机技术建立档案管理系统，提升了档案信息的查询速度，促使使用者随时随地利用档案信息资源，发挥档案的服务作用。

（四）高校档案管理对于高校党政工作开展

党政工作也是高校的生存与发展的必不可少的重要工作之一。党政资料作为高校档案管理的重要组成部分，对于高校的人事管理和各个教育、组织、科研、院系的管理具有重要意义。高校党政工作档案主要记录高校教职人员的人事档案资料，高校党员档案资料，高校政务资料等。高校党政工作档案对于高校教职工队伍的管理，对于高校教职工、高校党团组织、党团活动的开展以及高校整体政治生态具有现实意义。高校党政工作是保证高校科学发展观的理论依据，高校党政档案管理则为高校党政工作的开展提供了理论基础，记录了党政工作开展状况。通过党政档案管理，提高了高校行政机构改革，高校院系设置与调整，高校教职工绩效考核，高校人事调动管理等提供参考与评定依据，有利于高校党政工作的顺利开展。

参考文献

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