现代企业档案信息化之路探索

周皓然　欧阳骏（11..常州嬉戏谷有限公司，江苏常州，21300013000；22..南京市房产档案馆，江苏南京，21002910029）

现代企业档案信息化之路探索

周皓然欧阳骏
（11..常州嬉戏谷有限公司，江苏常州，21300013000；22..南京市房产档案馆，江苏南京，21002910029）

企业档案全面真实地记录和反映企业管理、生产、经营的全过程，是企业资产和文化的重要组成部分，与企业的经济利益密切相关。在社会主义市场经济条件下，随着企业改革改制的不断深化和产业结构的优化调整，企业转型升级、资产重组、兼并转让等新情况频频出现，企业的管理模式呈现多元化和复杂化趋势。企业档案工作需要转型升级，以适应和满足现代企业发展需求。探索新时期企业档案的信息化管理的发展路径，对于提高企业档案管理水平，强化服务工作，保障企业持续稳定发展具有十分重要的意义。

一、企业档案管理工作现状及存在的问题

1.企业档案信息化管理观念淡薄。企业档案是记录企业经营发展过程的珍贵历史资料，对企业的后期发展具有重要的指导作用，是保障企业持续健康发展的基础。上世纪八、九十年代，国家对企业实施行政管理，在全国范围开展企业升级活动，企业档案管理工作也应势升级，得到了有效的整顿和提升，企业档案信息化建设开始起步。但是，进入新世纪以来，各级档案主管部门对企业的监管力度逐步弱化，加之企业改革改制工作的不断推进，企业管理者无暇顾及档案工作，对档案特别是档案信息化重要性认识不足，企业档案意识逐渐淡漠。认为档案工作就是档案部门的事，有人收管并能应付日常利用即可。为此，档案管理投入严重不足，档案管理制度得不到有效落实，档案不全、集中统一管理弱化，档案信息化建设严重滞后于企业信息化建设，档案作用得不到有效发挥等，这些现象普遍存在，导致企业档案工作地位不稳固,企业档案管理水平停滞不前。

2.企业档案管理部门主动作为意识不强。首先表现为档案管理部门有为有位的关系处理不当。伴随着信息网络技术的飞速发展，现代企业要想在残酷的市场竞争中取得一席之地，需要重视企业信息化建设。但是，不少企业档案部门仅仅满足于企业传统载体档案的收集保管与目录的信息化，对新形势下企业电子文件归档与利用的重要性认识不足，导致企业档案信息化工作滞后，未能及时将企业档案信息化工作纳入企业信息化建设的大盘子同步规划、同步实施，造成企业信息化与企业档案管理信息化的严重脱节。

其次，缺乏档案信息专业人才。现代企业之间的竞争归根结底是人才的竞争，尤其是企业档案管理工作专业化程度较高，对企业档案的管理人员要求更高，他们既要有专业的档案管理知识，熟悉企业在生产经营和管理活动中形成的各项档案，还要熟练掌握基本的计算机技能等。但是目前很多企业的档案管理人员不能达到这个要求，招聘的档案管理人员甚至没有接受过专门的档案管理业务培训，没有档案管理经验，在档案管理工作中很容易造成失误，影响档案的收集整理。总之，企业档案的人才整体素质不理想，老档案人员不熟悉计算机管理,新进人员则不安心于枯燥的档案管理岗位，使得企业档案信息化发展之路缺乏高素质的人才。

3.档案管理信息化建设投入力度不足

企业档案管理信息化建设是一项具体而复杂的工作，需要严格的技术支撑和完备的软硬件设施，后者是加快企业档案信息资源建设、实现档案信息化管理的基础。企业档案信息化建设对所需的数字环境和必要的网络设备性能要求相对比较高，成本昂贵，而企业给予档案部门的经费有限，再加上档案信息化建设进程慢、见效慢，因而难以引起企业管理者的重视，投入档案管理信息化建设的资金不足，严重阻碍了企业档案信息化建设。

二、企业档案信息化管理的重要性

1.加强企业档案信息化建设是现代企业管理的需要。档案作为宝贵的信息资源，是企业的无形资产，在企业的生产、经营和科研活动中具有不可替代的作用。随着社会生产力的不断发展，企业信息化建设的步伐加快，办公自动化系统和局域网已成为企业工作必不可少的一部分，为了适应现代企业经济发展的需要，档案管理信息化建设势在必行。

2.加强企业档案信息化建设是企业规避风险、建立诚信、维护权益的需要。现代企业管理活动中形成的档案种类丰富、介质多样。除了文书档案、人事档案等传统的纸质档案外，还有相当数量的电子档案，大量不同载体的档案给档案信息资源管理增加了难度，不利于档案部门对档案进行统一整理和归档，而且如不及时对档案进行数字化处理，一些宝贵的档案资源就会因此而流失。当下企业市场竞争激烈，各种经济纠纷和法律诉讼难以避免，如果企业的原始档案完整系统，就能有效地利用档案资源来规避市场风险，化解经济纠纷，维护企业的经济利益。在这种情况下，企业档案就可以成为企业的重要资产。

三、加强企业档案管理信息化建设的对策

1.确保档案信息化与企业信息化建设同步规划、实施和发展。基于信息时代社会发展的要求，企业档案管理工作迫切需要进行信息化建设，而这项建设不是孤立的，应当融于企业整体信息化建设之中，档案管理系统应实现与企业办公自动化系统、各种业务数据和技术数据系统等的无缝衔接，完整、准确地实现企业信息数据的在线归档，使档案部门真正成为企业信息源的集聚地和储能池。

2.实现企业存量档案和现行传统载体档案的数字化。企业原有的传统纸质档案和其它载体的档案，是企业发展历史进程的结晶，也是当下企业各项管理活动的重要保障，为提高企业工作效率和质量，方便企业管理者和员工高效利用有价值的档案资源，同时也为了更好地保护档案原件，减少对档案原件的使用频率，必须对存量档案进行数字化。

3.实现企业档案信息资源的网络共享。通过对企业存量档案和增量档案的数字化，建设完整记录企业历史和现行经营管理活动的档案数据库。如何将档案资源转变为企业的财富，使之为企业提高工作效率、提升企业形象、促进企业文化、化解企业风险、维护企业权益、提增企业效益等方面发挥更加独特的作用和价值，对企业档案管理部门来说，应该积极努力作为，让企业管理者和员工都能方便快捷地充分利用档案资源，使大家既是档案的形成者，更是档案的利用者，做到资源共享。让沉睡的“死档案”变为企业发展求之不得的“活资源”，让“档案库”成为推动企业发展的“智慧库”。

4.加强档案人员队伍建设。新的社会形势对企业档案管理工作人员提出了更高的要求，要切实做好档案信息化建设工作，要求企业档案工作人员不仅需要有丰富的档案管理专业知识，还需要熟悉计算机应用技术。因此，为了实现企业档案管理信息化，相关部门应加强对档案工作在岗人员的培训，丰富其数字化知识，提高其档案管理专业技能水平，不断提高其综合素质和档案管理工作水平，促进新时期企业档案管理信息化建设工作的全面推进。此外，企业还要积极引进高水平的档案管理人才，重视掌握现代档案管理专业知识和操作技能的高校档案专业人才，为企业档案管理信息化建设工作储备人才。

实现企业的档案管理信息化是现代企业以及社会发展的必然要求，企业管理者要充分认识到档案信息化管理的重要性，采取积极有效的措施，加大对档案信息化建设的投入。档案部门要不断提高档案管理工作人员的素质，主动作为，完善相关制度建设，加强宣传，提高档案资源的利用率，使得档案资源更好地为企业的发展服务，企业档案工作才能得以健康有序可持续发展，才能真正树起自己的“腰杆”。

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［4］王星匀.企业档案信息化管理探析［J］.中国管理信息化，2014，16:60-61.