档案数字化平台建设的定位及措施

章　瑾（江苏省档案局，江苏南京，210008）



档案数字化平台建设的定位及措施

章瑾
（江苏省档案局，江苏南京，210008）

［摘要］根据国家“十三五”规划提出的大数据时代到来和国家档案局文件精神，针对当前档案馆数字化建设与有关各行业相比的差距较大，就档案部门如何履职尽责，加快档案数字化平台建设，从档案形成规律提出数字化平台建设应具备远程分散建设、分布存储、统一检索、资源共享的功能定位。

［关键词］档案数字化平台规律职责

［分类号］G271

1　建立档案数字化资源共享平台的依据及平台功能定位

2014年5月，中共中央办公厅、国务院办公厅印发了《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》，对档案部门档案信息资源共享，提出了两条建设性的指导意见。文件第九条指出，建立以档案行政管理部门为主导、各行业主管部门密切配合、档案馆（室）集中统一管理的档案资源管理架构。档案行政管理部门要统筹规划，支持和鼓励打破部门和条块分割，整合同一单位内不同部门、同一地区各档案馆（室）及不同地区档案馆（室）的档案资源，推动档案资源科学配置和高效利用。文件第十四条指出，各级党委和政府要以实现档案信息资源社会共享为目标，统筹协调，充分利用已有的信息传输网络和平台，积极推进城乡档案信息资源共享，支持档案馆（室）把可公开的各类档案、信息上传网络，开展远程利用。国家档案行政管理部门要搭建全国开放档案平台，并与政府公开信息系统对接，实现资源共享，逐步把各级综合档案馆已开放的档案以及各级政府的公开信息上传到平台上，建立起方便人民群众的档案利用体系，使档案公共服务惠及广大人民群众。

笔者认为，今后国家档案部门应该重视并强化在信息化时代整合所有档案资源数字化，实现社会共享，真正建立方便于民的档案利用公共服务体系，打破部门和条块分割，充分利用已有的信息传输网络搭建全国开放档案平台。国家档案行政管理部门要尽早搭建一个科学的适合各级档案部门档案数字化工作的开放平台。全国档案开放平台的功能定位应把各部门各地区开放档案以数字化形式传输到国家公共信息开放平台，并应具备数字化加工、数据分析处理等功能，以适应时代发展的要求。

十八届五中全会的“十三五”规划建议提出：“实施国家大数据战略，推进数据资源开放共享。”大数据不仅是一场技术革命，一场经济变革，也是一场国家治理的变革。大数据时代，互联网是政府施政的新平台。单纯依靠政府管理会使政府在面对规模大而复杂的数据时应接不暇、不堪重负。政府机构要提高服务水平，就要推进政府和社会信息资源开放共享，提高政府运用大数据的能力。档案馆是政府服务型事业单位，又是重要的档案信息资源中心，更应解放思想，及早进入角色，承担和履行自身职责，建立能适应和应对大数据时代需求的档案数字化平台。

2　从档案形成规律看加快档案数字化平台的意义

根据国家档案局8号令的规定，机关文件材料是机关工作活动过程中形成的各种门类和载体的历史记录。机关文件材料归档范围包括：本机关起草形成的文件材料；本机关需要贯彻执行的上级机关、同级机关的文件材料；下级机关报送的重要文件材料；其他对本机关工作具有查考价值的文件材料。从这四种文件来源和文件去向，可以看出存在着档案内容部分重复或完全重复的情况。根据文件运行规律及归档要求，机关有长期保存价值的档案最终流向是国家级、省级、市级、区级档案馆，无论从横向还是纵向来看，档案部门档案实体的内容必然出现许多重复。如果按照全部档案都数字化的要求来做，并且各自进行数字化工作，特别是今后可能需要全文数字化，必然是许多实体档案的重复数字化，这将造成人力物力等浪费。因此尽早搭建全国或全省数字化平台，是档案行政部门建立科学统一的档案数字化标准、分散任务、整合资源、资源共享，加快档案数字化效率和节省资源的有效手段。

3　社会文献数字平台的开发运用对档案馆数字化平台建设的启示

档案馆与图书馆都是国家文化事业公共服务单位，承担着收集保管和提供信息服务的重任。但因保管主体的差异性，利用者群体数量、受众面、数字化内容、数据开放程度都有较大差异。相对于档案馆的管理利用开放体系，图书馆的发展更加成熟，值得档案部门学习借鉴。

（1）跨库共建，资源共享。如：2010年文化部建成SAP6.0数字资源分布式建设与共享平台，解决了全国公共图书馆特色数据库建设过程中存在的缺乏统一的组织与检索平台等问题，实现了分散于各地的特色数据库之间的全文检索，实现了特色资源数据库“分散建设、分布存储、统一检索、资源共享”。其功能包括：第一，特色资源数据库的跨馆联合共建。可以方便地实现跨地域图书馆间特色数据库的联合在线编目，统一保存、审核。第二，异构特色数据库资源的网络共享。不但可以检索本地的异构数据库资源，还可以实现跨地域的透明检索。第三，充分利用分散在各个图书馆的存储资源，解决了由于存储空间不足，无法实现海量特色数据库资源建设的问题。第四、实现了各种多媒体资源的统一检索与单独检索，保证了海量数据快速、准确的检索和使用。

（2）自主建设，有偿进行社会化利用。北京爱如生数字化技术研究中心成立十多年来，自主研发了十余项古籍数字化软件、独立创编了百余种古籍数字化产品，其中15个大型数据库，构建起涵盖全部中国历史与文化的数字源，开发的各类数据库被世界各大图书馆及著名大学图书馆等文化机构购买。它的发展过程值得我们档案部门借鉴学习，同时其中的一些数字产品可以丰富档案馆馆藏，以避免相同资源重复加工。

各级综合档案馆是集中统一保管各级政府机关、团体、企业、事业单位档案资料的基地，是社会各方面利用档案信息资源的中心。目前全国许多有条件的档案馆正在紧锣密鼓地对馆内档案分批分量地进行数字化加工，对准备移交进馆的机关档案要求在馆外完成数字化后实行实体档案与数字化电子档案双套制移交。各地档案部门在注重自身馆内数字化平台建设同时，开始构建省、市级以上的档案数字化平台。

档案数字化平台上的应收录的数据应该不仅有2007年国家规定的已公开信息内容，还应有大量经过鉴定可以开放的档案信息。本文强调国家档案行政部门搭建的档案数字化平台不应只有信息资源开放共享功能的数字平台，还应具有档案数字化前期加工整理等功能的数字平台。

4　加快档案数字化进程实现资源共享的措施

随着大数据时代的来临和社会对档案部门需求的加大，今后将有更多的档案需要全文数字化，这是一项任务繁重、耗资巨大的工作，需要档案部门分工协作，避免重复性工作，实现资源共享。如中国第一历史档案馆在十多年前依托最新信息技术和古籍数字化技术，有计划、分步骤地建成了最具规模的清代档案文献专业数据库。该数据库完成了全文数字化《大清历朝实录》3645万字，原文图像127971页，全文数字化《大清五部会典》2610万字，原文图像85582页，实现了字字可查、句句可检、即检即得等功能。目前各档案馆、机关档案室投入大量人力、物力对其所藏的绝大部分非电子政务下形成的老档案进行图片扫描、加工、挂接。仅这类档案的数字化就需要档案部门花费大量时间与财力，更不可想象全文数字化的代价。这就需要档案部门本着对党和国家档案事业的高度责任心，本着有利于社会经济科学发展的理念，提前全盘规划档案资源共享模式与数字化平台的功能架构，充分利用已有的图书文献等各类数字平台建设经验，结合档案部门的实际，建立科学高效的档案数字化平台。

（1）解放思想，充分履行档案行政部门的职责。国家档案行政管理部门强化对档案事业实行统筹规划和宏观管理，加快推进档案工作的科学化管理和现代化建设。国家和省级档案行政管理部门在档案数字化平台建设中，要全盘考虑，统筹规划，调研摸底，系统开发，合理利用。数字化不是急着上马就能做好，也不是国家财政投入越多越好。省级国家级档案部门在档案数字化工作中应发挥好率先示范、指导、监督和协调作用，应在使用数字化平台、档案数字化专业技术人才队伍、科学适用的各类标准和运用软件等方面给予保障。

（2）加快推行电子政务，提前规划应对大数据时代的到来。电子政务可以使现行文书档案实现数字化管理，避免今后不必要的浪费。对于没有实现电子政务的单位，必须强化现行电子数据归档，为实现档案信息全文检索，档案大数据库的建立提前做好信息储备。笔者认为，有关项目上报的电子数据也应归档保存，这部分电子数据可以作为今后档案全文数据备查部分，如果项目档案的利用率不大，则全部档案全文扫描数字化的必要性有待研究；在完成大量的扫描工作后，要重视区域内馆际档案资源的共享，力图避免或减少重复性的经费投入与劳动。

（3）突破定式，搭建档案数字化平台，实现资源共享。搭建国家或省级档案数字化平台，具有在档案行政管理部门统筹规划下，实现同级、上下级分工、联合运作，进行前期数字化加工处理的功能。如可以根据文档责任主体合理分工，完成档案数字化及整理过程中对各类文件进行必要项标注及不同权限的共享设置（根据需要可以对一份完整的归档文件标注，也可以对一份归档文件的不同画幅标注），这些标注及共享权限设置内容就是平台上的数据重新整合后需要自己抓取的内容。

（4）处理好档案数字化的保密与开放关系。档案部门不能只担心泄密而把到期应该开放的档案不及时开放，也不能为了开放轻易把没经过严格鉴定的档案提供开放。总之，档案部门要随着国家大数据建设需求，档案开放程度的提高，认真研究和制定数字化环境下档案信息资源的安全保护策略，定期鉴定开放档案，统筹规划，合理分工，建立档案信息资源共享和数字化加工的平台。

章瑾，江苏省档案局征集接收处副研究馆员，从事档案征集接收工作研究。

Some Thoughts on Speeding Up the Construction of Archives Digitization Platform

Zhang Jin
（Jiangsu Archives，Nanjing，Jiangsu，21008）

Abstract：According to the national " The thirteenth five-year development planning" plans to put forward the big data era and the arrival of the National Archives of the spirit of the document，the gap between the demands of the current at all levels of the National Archives Digitization Construction and relevant industries compared and the era of big data larger files can be assumed responsibility for the performance of their duties，speed up the platform of the digital archives construction，also from agency documents and other files form of digital platform construction should have the remote scattered construction，distributed storage，unified retrieval，resource sharing function.

Keywords：Archives；Digital Platform；Law；Duty

［作者简介］