浅谈水利档案信息资源的整合

王　平（江苏省太湖水利规划设计研究院有限公司，江苏苏州，21155112288）



浅谈水利档案信息资源的整合

王平
（江苏省太湖水利规划设计研究院有限公司，江苏苏州，21155112288）

水利档案是指水利系统各单位，在从事水利工作及相关活动中直接形成的，对国家、社会和本单位具有保存价值的不同形式的历史记录，是国家档案资源的重要组成部分。水利档案资源不仅反映了水利工作历史的真实面貌，而且是水利建设的重要依据和科研活动的可靠保障，对水利事业的长远发展起着重要的作用。加快水利信息化建设步伐，用水利信息化驱动水利现代化，这是“十三五”规划确定的目标。作为水利基层单位的档案室要瞄准这个方向，坚持“统一规划，协调推进；需求牵引，应用主导；平台共用，资源共享；基础先行，分步实施；实用先进，发挥效益”的基本原则，逐步整合基层水利单位档案室的水利信息资源，做好档案工作。

江苏省太湖水利规划处（江苏省太湖水利规划设计研究院）隶属江苏省水利勘测设计研究院有限公司（原江苏省水利勘测设计院），于1983年成立，2004年改制设立江苏省太湖水利规划设计研究院有限公司。公司从成立开始，就注重人力、物力、财力的投入，开展水利信息资源建设工作，并取得一些成效。然而，信息化建设是技术性较强、牵涉面较广的系统工程。要实现水利档案资源信息化，必须充分认识水利档案信息资源的特点，客观分析基层水利单位信息资源整合的障碍，更新管理理念，转换管理模式，努力探索水利档案信息资源整合之路。

一、基层水利单位档案信息资源的特点

电子档案是基层水利单位档案信息资源的重要组成部分。随着信息技术的迅速发展，档案数字化进程不断加快，基层水利档案信息资源管理模式正在向以网络传递为主要手段，以数据媒介为主要载体，管理环境数字化、管理手段电子化的模式转变。电子档案将是未来基层水利档案信息资源的主体，具有以下特点：

1.信息资源载体电子化

目前，太湖水利规划设计研究院档案室室藏包括了文本、表格、图片、影像等各种格式的电子文件。档案的储存形式从纸质向电磁介质转变，以U盘、光盘、移动硬盘等存储设备作为主要存贮介质，其占用空间小、储存容量大的特点不仅可以节省档案库房空间，节约大量的人力、财力和物力，还可以显著提高档案管理工作效率。

2.信息传输网络化

传统档案的整理和归档主要以手工方式进行，进入信息化时代，档案的查阅和利用方式产生了根本性变化，档案管理软件实现了传统档案管理过程中编目、归档、查询检索等工作，实现了档案信息资源建设的自动接收、传递和存储。太湖水利规划设计研究院档案室借助档案管理软件对档案进行过程管理、借阅管理和信息发布，为实现本单位水利档案信息资源共享提供了渠道。

3.查询检索自动化

水利档案在实际工作中，需要提高资源的利用率，只有及时有效地发布已有的科技成果和技术，才能够充分开发和利用水利档案信息资源。本单位实现水利档案信息资源共享后，启用数据库系统管理，改进检索方式，实现了引导和自主查阅，提高了档案信息的查全率和查准率。

二、基层水利档案信息资源整合面临的问题

1.原始档案利用率低

长期以来，档案管理活动中轻“用”重“藏”观念突出，重视实体档案的管理、库房设备的齐全和档案管理硬件设备的投入，评价档案工作者的业绩主要看案卷归档的数量、装订案卷的美观程度，却忽视档案信息资源的根本目的是开发利用。导致档案工作出现“死”档案低产出，同时又高积累的怪现象，让有利用价值的水利档案尘封在档案库房中，难以被开发利用并转化成生产力，不能为发展现代化水利事业提供服务。

2.原始档案信息资源归档标准不统一

太湖水利规划设计研究院从成立到改制多年来，档案室一直是半封闭式管理，档案管理以保管为主要目的，而在不同阶段对不同历史时期的档案，对整理质量有着不同的要求，历史的痕迹比较明显。

首先是实体档案的归档标准不一，导致档案实体的形式不统一，档号编制不规范，案卷标题不规范，造成了卷内文件内容难以在案卷标题中体现出来，卷里有些文件就很难检索到，影响档案利用率。而且组卷方式也不规范，既按时间排列，又以职能部门管辖权限为序排列。随着档案整理工作的不断发展，档案整理开始以“件”为单位，但又出现了“卷”和“件”分不清的现象。如文书档案、质量检测档案、合同档案等，均可以“件”为单位进行整理，但在实际工作中还是有牵强组卷、按案卷整理的现象，这种情况的出现既不方便利用，也不利于档案资源的信息化管理。

其次是档案数字化后电子文件的归档标准不统一，同种类型的电子文件归档的数据交换格式各不相同，难以对其进行标准化管理。例如，水利档案的特点导致其归档时有大量的技术设计图纸、照相和摄像形成的图像信息，这些图片文件的处理、电子文件格式转换、档案数据压缩等都是水利档案工作者面临的难题。

信息化档案管理系统

三、基层水利档案信息资源整合的原则

针对水利档案整合中面临的问题，档案部门需要积极开拓档案信息资源整合的新模式、新方法，建立完整的水利档案信息资源体系。在资源整合过程中，需要遵循以下原则：

1.综合性原则

综合性原则主要是根据服务目标或主要对象，保证整合资源的学科和内容的综合性。比如，一个水利设计项目的信息资源在物理上可能不是一个完整整体，有若干子项目，是分布资源，存在着内部关联，要揭示数据对象间内在联系，在逻辑上形成整体，这就要求档案管理人员在信息资源的开发利用工作中综合性整理开发，使项目间的内容科学合理关联。

2.实用性原则

实用性原则主要是根据实际情况进行合理规划，调研服务管理对象，从实用角度进行科学组织，利用有限资源确保整合后系统在知识和信息交互接口上能无缝链接。从实用角度整合各类资源。水利工作中形成的合同、文书、会计、基建等不同种类档案，数字化后转换为统一标准格式的电子档案，存储于电子档案管理系统，或者使用规范化档案信息交换平台实现各类档案的数字化管理，实现水利档案信息资源共享。

3.价值性原则

档案信息资源具有现实价值和长远价值，在档案信息资源开发和利用过程中，需要重视发掘这两个价值。水利档案对现行工作具有现实利用价值，而经过保存和二次开发的档案信息资源的利用价值和时效性经过拓展，对未来的工作具有长远的保存和利用价值。

4.独立性原则

独立性原则是整合的信息资源有一个完整的结构。要强化文件管理的前期指导，归档范围明确、分类准确、整理规范、档案编号设置合理、电子文件交换格式符合国家标准，确保文件交换格式与档案管理系统紧密衔接，归档时可以让各部门档案协办人利用本单位的局域网，将规范的电子文件全文自动传送到档案室或者专用服务器进行归档，利用时能在规定的权限内单独调阅、查看档案，保证整合后的水利档案信息资源独立性。

以上为档案信息资源整合时需考虑到的主要原则，在进行信息资源整合过程中，还应根据一定方式逐个量化，科学评估，以提高档案信息资源整合的质量和效率。

四、水利档案信息资源整合的对策

整合基层水利档案信息资源，必须以应用为需求。要依托水利档案信息资源业务系统共享交换机制，将水利档案信息化管理全面应用于基层水利单位的日常业务工作中。重点加强对信息密集、经济社会效益明显、社会公众关注度高、实时性强的农村水利、防汛防旱、水利行政管理、水资源管理等业务系统建设，提高水利行政管理效率，提升水利管理能力。

整合基层水利档案信息资源，必须一切从实际出发。要对信息资源整合的理论基础、整合方法、整合技术进行探索，在协议标准、数据库、检索方式等方面进行研究。在信息资源整合过程中，借鉴先进理论，指导整合实践，优化整合流程，提升整合水平。

基层水利单位档案信息资源整合是一个全新的课题，要实现基层水利单位电子文件归档标准化，遵循信息资源整合原则，更新信息管理理念，转换信息管理模式，就一定能做好信息资源整合工作，最终实现档案信息资源共享。