探索江南古典园林档案管理新模式——以常熟市为例

钱晓岚（常熟市城市古迹名胜区管理处，江苏常熟，21155550000）



探索江南古典园林档案管理新模式
——以常熟市为例

钱晓岚
（常熟市城市古迹名胜区管理处，江苏常熟，21155550000）

常熟虞山十八景之一——曾园荷香

中国古典园林是人类文明的重要遗产，被举世公认为世界园林之母，而江南古典园林是中国古典园林的典型代表。江南古典园林历史悠久，集建筑、风光、文化于一身，自然景观和人文景观兼具，有着丰厚的文化遗产和浓厚的历史积淀。江南古典园林在其漫长的发展过程中形成了大量具有保存和利用价值的图文、声像、实物、电子等不同形式的档案资料，真实地记录了园林不同时期的风貌和发展历史，是重要的无形资产和宝贵财富。因此，如何加强江南古典园林档案的收集和管理，使其得到妥善保管和有效利用，是园林旅游管理部门面临的一个重要课题。

一、常熟市古典园林档案管理工作存在的问题

1.古典园林的历史档案缺失

常熟的古典园林均位于常熟古城内，为明清时期的私家园林，仿宋或明清建筑。园林的主人大多为在历史上有一定地位或成就的文人学士或退隐后的官吏，如曾任台湾知府的蒋元枢，两江总督曾国藩的幕僚赵烈文，清末政治家、企业家盛宣怀，晚清四大谴责小说之一《孽海花》的作者曾朴。建国后，这些园林曾一度被用作学校或单位办公用房。上世纪80年代起，常熟市政府开始实施历史文化名城建设保护规划，对古典园林进行保护、修复并对外开放。由于岁月更迭、园林主人的更换以及园林用途的变更，使得留存于世的建筑功能规划的图文史料较少。园林历史档案的缺失对于常熟历史文化的研究、部分景点的恢复以及景点功能的利用都带来了一定影响。

2.古典园林工程档案建管主体分离

近年来，随着现代经济社会的不断发展和旅游需求的快速增长，常熟市逐步加大了对古典园林的规划建设力度，随之也产生了大量具有保存价值的工程档案。但是园林建造由建设单位负责规划建设，工程建设中形成的工程档案没有向园林管理单位移交而分散保管于不同的规划建设单位，造成园林工程档案建管主体分离。例如：1998年和2002年方塔园的改扩建工程、2004年赵园的改扩建工程的工程档案均存放于常熟市旅游局，2008年燕园改扩建后的工程档案资料由常熟市城投公司保存，均没有存放于园林管理单位。园林工程档案建管主体的分离，使工程档案分散管理，容易造成档案缺失，不便于开发利用档案资源。

3.档案资料收集不全

常熟的古典园林与常熟碑刻博物馆、常熟名人馆以及廉政文化主题公园等专题场馆联系紧密，其归档内容牵涉到文物保护、绿化养护、工程建设、园事活动、名人档案等方方面面，收集范围广，来源部门多，形式多样。由于建档时间短，历史存档少，加上近几年归档机制不完备，归档流程不合理，档案人员档案意识淡薄，很多应归档材料未能得到及时归档，造成档案的遗失或不完整。比如园林的照片档案中缺少背景材料、人文故事、文字说明，绿化养护档案中经常出现档案资料不完整、记录不实或描述不清的现象，纸质材料有一定的归档，但视频材料和电子文件却寥寥无几。

4.档案管理制度执行不到位

园林管理部门虽然制订了档案管理各项规章制度，明确了管理责任，加大岗位考核力度，但在日常管理中也存在部分管理松懈、管理制度执行不到位现象，再加上近年来由于园林属地的划分和单位建制的调整变化，档案员更换频繁，造成新老档案员之间缺乏足够时间进行工作交接，致使档案资源有所遗失。

二、加强古典园林档案管理工作的对策思考

1.多渠道多元化地开展园林历史档案收集工作

园林历史档案展示了一座城市厚重的城市记忆，是不可再生的宝贵资源，我们应充分发挥内外优势，多渠道多元化地开展园林历史档案的收集工作。

一是征集。可通过网络、广播电视以及报刊等媒体向公众发出通告，征集园林旧影或有关园林的诗文、字画、手稿、音像等档案资料。还可以通过与收藏者沟通、协商等方式获得捐赠。比如近期，已故常熟籍著名花鸟画家陆抑非的子女向方塔园捐赠了百余件陆老生前的手稿、书画作品以及生活用品，为陆抑非书斋充实了展陈内容。

常熟虞山十八景之一——方塔风铃

二是复制。可到图书馆、档案馆等查找关于园林主人的生平经历、文学创作、政坛业绩等人文史料以及有关园林各个时期的影像、图文资料，然后通过复印、扫描等方式复制保存。美国普林斯顿大学收藏有翁炯孙（目录学家，清末曾任四川通省大学堂总办，相当于当时的四川大学校长）给曾朴先生的信函；台北故宫博物院收藏了赵烈文的《能静居日记》原稿，记录了当时大量重要人物与著名历史事件，是研究太平天国和晚清历史的极好材料。对于这些名人的作品、信函、手稿等，可以与保管单位协商复制，丰富档案收藏。

三是收购。对散存于社会团体和民间，收藏者不愿捐赠或寄存的，可根据其价值和经济能力，有选择性地购买。

四是建立口述档案。园林管理单位通过成立口述历史组，主动寻找园林主人的后裔或了解园林历史的人，进行有计划的访谈，建立口述档案，抢救这些具有珍贵史料价值的“活历史”“活档案”。

五是建立拓片档案。对于民间散存的金石碑刻等文物，如果对方不愿捐赠或出售，也可以通过拓片副本等方式保存。

六是建立测绘档案。对于园林原有建筑以及地下管道、排水系统等图纸的缺失，可以组建专业技术人员队伍，通过测绘记录或拍照、录像等方式进行弥补。

七是制作模型档案。对于已经毁损或不复存在的历史遗迹、园林建筑，可利用保存的原始图片、文字记载以及口述档案等资料按比例制作模型进行历史复原，然后通过展陈的方式向公众展示。

2.强化现有档案收集和管理

一是明确归档范围。档案的收集是档案工作的起点，也是整个档案工作的基础。随着旅游需求的持续快速增长和古典园林管理的不断发展，形成的资料逐年增多，再加上园林档案涉及面广，这就要求园林管理部门根据单位工作实际，不断完善档案管理机制，明晰归档范围，完善归档内容。比如可将原来未列入归档范围的景点讲解词、名人手迹、视频等材料列入归档范围，并把归档范围和收集整理计划发放至各部门。只有归档范围明晰才能确保科学合理的归档。二是落实归档责任。要保质保量完成单位档案的归档，只靠一个部门、一个档案员的力量是无法应对的，应依靠完善的组织和制度。管理部门可增配1名兼职档案人员，除完成本部门的工作任务外，还需负责收集本部门的档案材料，兼职档案员的档案收集完成情况列入年度考核。

3.集中式管理园林档案

目前，常熟市古典园林的档案分散保管于常熟市城投公司、旅游局、城市古迹名胜区管理处等单位，档案员均为兼职。这样的管理模式造成档案分散，不利于统一规划和管理，难以发挥档案的价值。因此园林管理部门应集中式管理园林档案，明确专职档案员，设立综合档案室，建立统一的库房，统一制定科学的档案管理制度。

4.发挥古典园林档案资源服务效能

档案保管的目的是为了利用，做好档案的开发和利用是档案管理自身价值的重要体现。因此，档案人员要解放思想，转变观念，创新工作思路，进一步发挥档案信息资源在文化旅游建设中的服务功能和“信息库”“聚宝盆”作用，将档案文化内涵及价值挖掘出来，变“死档案”为“活信息”。

一是发挥宣传推介作用。可以把成熟的旅游资源、环境建设、旅游项目建设等拍摄成照片，制作CD片、宣传图册、展板等直观的宣传资料，通过新闻媒体、旅游推介会、网络宣传等形式展现古典园林优美的风景和悠久的历史价值、文化价值，提高园林知名度。

赵园

二是制作文化长廊。可利用收集到的不同版本的园林门票、不同时期的园林照片以及园林相关史料制作文化长廊，展示古典园林景观和样貌的变迁，揭示古典园林的发展历程。

三是发挥爱国主义教育基地作用。档案是重要的文化教育资源，有着很强的说服力和感染力。我们应该充分利用丰富的馆藏资源，把枯燥的档案文化资料变成有趣的故事，通过开展活动、举办展览、网络推广等多种形式发挥档案传承文明、资政育人的宣教功能，形成档案宣传教育的特色。

5.加快档案管理现代化信息化建设

古典园林档案要创新管理，就要加快档案现代化信息化建设，建立古典园林的数字化档案。

一是纸质档案数字化。在保管好纸质档案的同时，加快实现纸质档案的数字化，实现对档案原件的有效保护，提高检索和利用效率。

二是在线收集和利用。在档案室与各部门之间搭建一个统一的网络信息平台，完善各类数据库建设，实现电子文件的形成、收集、整理、归档、查询、审批、借阅、统计等档案管理的全自动化。根据信息公开条列，将可以公开的档案目录上传到网站，供利用者自主查询，提高档案信息利用的深度和广度，实现档案资源社会共享。

三是虚拟现实展示。借鉴陕西数字博物馆的成功经验，利用古典园林的独特资源，尝试进行虚拟现实展项建设，即用三维成像技术建设虚拟古典园林展厅，让游客享受一种足不出户便如同亲临现场的全新体验。

参考文献

［1］陈会改.基层国土所档案管理存在问题与思考［J］.档案与建设，2013 （08）.

［2］张羽.现代企业制度下的档案管理模式探索［J］.档案与建设，2014（06）.